關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

陳 燁

（北京市大興區(qū)社區(qū)學(xué)院，北京 102600）

檔案信息化建設(shè)可以提高檔案信息搜索的速度，而且可以自主對企業(yè)的發(fā)展信息進(jìn)行有效的分析，為企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使得企業(yè)決策人在企業(yè)發(fā)展中可以根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)制定科學(xué)的發(fā)展藍(lán)圖，對企業(yè)的建設(shè)有著積極的影響。相關(guān)人員在企業(yè)建設(shè)中應(yīng)明確檔案信息化建設(shè)的作用，根據(jù)其作用采取針對性的措施進(jìn)行信息化檔案建設(shè)，進(jìn)而提高檔案建設(shè)工作的水平，促進(jìn)學(xué)生的快速發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)的作用

在我國社會建設(shè)中，科學(xué)技術(shù)正在不斷進(jìn)入我們的生活及工作中，因此，企業(yè)在信息化建設(shè)工作中正在不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，以求可以與企業(yè)相協(xié)調(diào)發(fā)展。在傳統(tǒng)的信息檔案管理工作中，管理人員習(xí)慣使用紙質(zhì)版資料進(jìn)行信息管理工作，但是這種方式會較為容易將部分文件丟失，并且放置時(shí)間較長后會出現(xiàn)材料發(fā)霉、破損等情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，但是信息化檔案建設(shè)工作相對于紙質(zhì)版檔案而言，其安全性更高，可以進(jìn)行多次備份，減少數(shù)據(jù)徹底丟失的概率，以此達(dá)到保護(hù)企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)的目的。由于我國信息技術(shù)的發(fā)展，社會建設(shè)工作正在向著智能化、科技化的發(fā)展，而在檔案管理工作中加強(qiáng)信息化建設(shè)，以此順應(yīng)我國社會的發(fā)展方向[1]。另外，相對于紙質(zhì)版信息管理工作，信息化檔案建設(shè)可以通過大數(shù)據(jù)對信息技術(shù)分析，理清各種數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，并通過對各種數(shù)據(jù)的分析，得出一定的結(jié)論，保證決策人員在進(jìn)行信息利用時(shí)，可以提高信息的利用效率。信息化檔案建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)文件的快速傳輸，并且可以使用硬件等傳輸時(shí)間，減少外界因素對文件使用的影響，進(jìn)而提高信息的利用率。因此，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)加強(qiáng)對檔案的信息化建設(shè)，保證在信息化技術(shù)的加持下加大對以往發(fā)展信息的使用，為企業(yè)的發(fā)展提供一定的競爭優(yōu)勢。

2 檔案信息化建設(shè)管理的措施

在明確檔案信息化建設(shè)工作的作用后，企業(yè)應(yīng)對自身工作進(jìn)行全面化的分析，以此為基礎(chǔ)加強(qiáng)對信息技術(shù)的利用，保證信息技術(shù)可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，使得檔案管理工作可以有效的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

1）提高對檔案信息化建設(shè)的重視。在企業(yè)發(fā)展中部分管理人員并未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不能根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)加強(qiáng)對檔案管理工作的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理工作無法加快企業(yè)的發(fā)展速度[2]。針對這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)在思想上提高對檔案信息化建設(shè)，保證在資金及人才培養(yǎng)方面可以得到充足的資金，在提高企業(yè)高層對檔案信息化建設(shè)的重視后，相關(guān)人員要加強(qiáng)對信息化檔案建設(shè)工作的宣傳，為管理人員明確檔案信息化建設(shè)工作的作用，以此激發(fā)檔案管理人員可以快速的提高自身的能力，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

2）建立多功能閱覽室。在檔案信息化建設(shè)工作中，要加強(qiáng)多功能閱覽室的建設(shè)，確保完善其功能，保證相關(guān)人員可以在多功能閱覽室進(jìn)行相關(guān)資料的閱覽，為普通員工進(jìn)行資料查閱提供一定的途徑，保證其可以在多功能閱覽室中提取相關(guān)資料，并進(jìn)行閱讀，減少外界環(huán)境對工作人員的打擾[4]。并且在信息化技術(shù)下建立多功能閱覽室，要明確不僅僅要滿足使用人員的閱讀需要，更要滿足智能搜索的功能，確保使用人員可以通過信息化技術(shù)下的檢索功能快速的在閱覽室中找到自身想要獲取的內(nèi)容，避免在搜索階段浪費(fèi)時(shí)間，進(jìn)而提高信息化檔案的便捷性，確保檔案管理工作能夠在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極的作用。

3）建立相關(guān)管理制度。企業(yè)在提高對檔案信息化建設(shè)工作的重視后，管理人員就應(yīng)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況及對檔案管理工作的需求，建立完善的管理制度，避免管理人員根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理工作的現(xiàn)象，進(jìn)而提高檔案信息化建設(shè)工作的水平。首先，要根據(jù)管理制度進(jìn)行信息的錄入、存儲及分析工作，以此提高信息的管理質(zhì)量。其次，要對資料的借閱工作進(jìn)行管理，對不同等級的員工進(jìn)行權(quán)限限制，以此保證企業(yè)私密信息的安全性，擴(kuò)大企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢。

4）加強(qiáng)電子文件的管理。電子檔案管理是十分重要的，因此，相關(guān)人員應(yīng)提高對該項(xiàng)工作的重視，加強(qiáng)電子文件管理建設(shè)，進(jìn)而提高檔案管理工作的水平。在進(jìn)行電子文件管理工作中，歸檔工作是極為重要的，因此，管理人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔工作，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次，管理人員在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)對外界傳輸?shù)男畔⑦M(jìn)行分析與整理，及時(shí)進(jìn)行歸檔工作，減少信息的丟失，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量。另外，由于網(wǎng)絡(luò)具備一定的開放性，檔案中信息安全性較低，針對這種現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行備份工作，并提高對備份文件的管理與保存，減少文件丟失的概率。

5）建立網(wǎng)絡(luò)檔案。建立檔案網(wǎng)站是檔案管理工作中重要的一部分，想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，就要不斷的提高網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)工作的質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)注意建立內(nèi)部的網(wǎng)站或者公眾服務(wù)，使得檔案管理工作可以依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，并在服務(wù)平臺中對檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行有效的宣傳，進(jìn)而提高企業(yè)內(nèi)部員工對檔案信息化的接受程度。另外，在檔案信息化建設(shè)工作中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)信息化建設(shè)工作的要求，積極的購進(jìn)相關(guān)硬件設(shè)備，提高對維護(hù)工作的重視，防止機(jī)器癱瘓對信息儲存工作的影響。并且要及時(shí)進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代工作，以此支持相關(guān)技術(shù)的使用。

6）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理工作中，人員是提高檔案建設(shè)工作質(zhì)量的影響因素，因此，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作中要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員工作水平。首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)性培訓(xùn)，保證其在培訓(xùn)的工作中逐漸提高管理人員對專業(yè)知識的掌握水平，確保其可以依靠專業(yè)知識加強(qiáng)對信息的處理。其次，要在培訓(xùn)工作中加強(qiáng)對員工信息技術(shù)掌握能力的培養(yǎng)，保證管理人員可以掌握相關(guān)的軟件使用重點(diǎn)，使其通過信息技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理水平。最后，在培養(yǎng)工作中，企業(yè)要提高管理人員的責(zé)任心，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3 結(jié)論

信息化檔案建設(shè)工作可以進(jìn)行信息儲存、分析、借閱等工作，保證企業(yè)在發(fā)展過程中檔案可以得到充分的利用，確保管理人員可以以以往信息為依據(jù)科學(xué)實(shí)施相關(guān)措施，進(jìn)而提高企業(yè)發(fā)展的科學(xué)性。在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)注意建設(shè)多功能閱覽室、建立健全相關(guān)制度，進(jìn)而有效的提高電子文件管理工作的水平。另外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，保證其在提高檔案管理工作專業(yè)知識的基礎(chǔ)上提高檔案管理人員的信息化水平，進(jìn)而提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。