推進疾控檔案數(shù)字化 加快智能檔案室建設

李 鋒

（山東單縣疾病預防控制中心，山東 菏澤 274300）

對于疾控中心而言，其主要工作就是做好疾病的防控，并為政府及廣大群眾提供全面、真實、可靠的依據(jù)，檔案管理作為疾控中心管理工作的重要組成部分，能夠真實客觀反映出疾控防控、衛(wèi)生活動檢測檢驗等情況[1]。從實際情況來看，當前疾控中心檔案種類繁多、數(shù)量龐大，涉及傳染病資料、免疫接種資料、疾病 檢測報告、人事檔案等，為進一步提高檔案管理效率，發(fā)揮疾控檔案價值，更好地服務于社會，就必須要推進數(shù)字化管理，加快智能檔案室建設，只有這樣才能確保疾控檔案的科學性、全面性與可靠性，從而保障疾控中心各項工作的有序開展。

1 新時期疾控中心檔案數(shù)字化建設的必要性

1.1 推動檔案管理工作效率與質量雙提升

開展檔案數(shù)字化管理，可借助計算機和現(xiàn)代信息技術，開展疾控檔案收集、整理、存儲、調閱等操作，推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展，提高疾控檔案工作質量，確保各類檔案資源均能得到妥善保管，真正實現(xiàn)利用最大化，并為資源共享互通奠定良好基礎，從而推動疾控中心各項工作穩(wěn)步發(fā)展。

1.2 為領導決策與管理提供真實可靠的參考依據(jù)

疾控中心工作關乎公共衛(wèi)生安全，要想保障領導決策的科學性，就需要在出現(xiàn)問題時能夠快速對相關資料進行分析，結合實際情況制定完善、科學的方案。而檔案數(shù)字化則具有得天獨厚的優(yōu)勢，可以幫助領導者第一時間獲取信息，了解到相關事件的規(guī)律，從而為后續(xù)決策提供解決方案。

1.3 提高檔案資源的利用效率

疾控中心加強檔案數(shù)字化管理后，能夠使得檔案資源的借閱、遷徙等流程更加便捷，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高檔案工作效率，切實發(fā)揮出檔案資源的價值。同時，數(shù)字化管理還可以直接記錄借閱人權限、借閱時限、次數(shù)等情況，省去人工登記、審批等操作流程，提高檔案資源的利用效率，確保疾控中心檔案管理工作更加規(guī)范高效[2]。

1.4 是時代發(fā)展趨勢的必然結果

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，檔案管理模式發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)的紙質檔案所存在的不足逐漸暴露出來，難以跟上時代變革步伐。而疾控中心在發(fā)展進程中所產生的檔案只增不減，對檔案存儲空間提出了更高要求，如若不及時改進，必然會加劇檔案管理壓力。而數(shù)字化管理不僅可減少紙質檔案存量，更加綠色環(huán)保，同時還能節(jié)約管理成本，提高工作效率，這也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是順應時代變革的具體表現(xiàn)。

2 發(fā)展疾控檔案數(shù)字化的幾點建議

2.1 加強人員培訓，強化思想意識

疾控中心工作性質決定了檔案管理的專業(yè)性，要求工作人員必須同時具備檔案管理和疾控相關知識，才能更好地服務于疾控中心各項工作的開展。因此，必須要加強對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，包括公共衛(wèi)生知識、檔案管理、計算機技術等。疾控中心在推進檔案數(shù)字化建設時，還需要考慮引進計算機應用、檔案信息化等專業(yè)的高層次復合型人才，將專業(yè)優(yōu)勢最大化發(fā)揮出來。同時，還應加強對疾控中心其他部門工作人員進行檔案培訓，強化其檔案意識，共同推動檔案管理高效開展，為智慧檔案室建設及數(shù)字化管理工作奠定良好基礎[3]。疾控中心工作重點是疾病防控，積極為廣大群眾創(chuàng)設健康的生活環(huán)境，維護社會和諧穩(wěn)定，保障人民生命安全。正是基于疾控工作的這一特殊性，要求必須要不斷強化歸檔意識，從思想根源上意識到檔案數(shù)字化建設的重要性，轉變檔案管理模式，提高疾控檔案利用價值，更好地服務于公共衛(wèi)生安全。因此，檔案工作人員必須要轉變管理思想，大力推進檔案資源互通共享，使疾控檔案能夠在不同領域發(fā)揮價值。

2.2 加強基礎設施建設，提高檔案管理安全防范

完善齊全的基礎設施是保障疾控檔案數(shù)字化管理有效開展的重要因素，對此，疾控中心應加強基礎設施建設，增加人力、物力和財力的投入，優(yōu)化資源配置，明確智慧檔案室建設對計算機等硬件設備的配置要求，結合實際情況，合理配備計算機系統(tǒng)，適當增加計算機內存配置，確保計算機順暢運行。同時，疾控中心檔案室還應配備數(shù)字化管理所需的各種現(xiàn)代辦公設備，如掃描儀、打印機、移動硬盤、打印機等[4]，并加大對檔案管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)，為智慧檔案室建設做好鋪墊。最后，還要做好檔案數(shù)字化安全監(jiān)管工作，具體可以從以下幾方面入手：一是確保檔案管理電腦專機專用，避免與外網(wǎng)連接；二是定期做好系統(tǒng)掃描，確保使用安全性；三是定期檢查光盤、U盤等存儲設備，安裝殺毒軟件，并及時對設備中的信息進行備份，以免因人為操作失誤導致檔案資源丟失；四是借助現(xiàn)代科技構建完善的檔案數(shù)字化建設安全防護體系，包含防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，同時借力漏洞掃描技術、簽署技術等現(xiàn)代化手段，提高疾控檔案數(shù)字化管理的安全性。

2.3 完善數(shù)字化管理體系，加快智能檔案室建設

疾控中心檔案數(shù)字化發(fā)展已成趨勢，在此背景下就必須要建立與之相匹配的管理制度，以保障數(shù)字化建設順利開展。對此，疾控中心應結合工作實際，立足《檔案法》《保密法》等相關法律法規(guī)，在遵循國家檔案局相關規(guī)定的基礎上，逐步完善現(xiàn)有的檔案管理制度，明確電子檔案歸檔、存儲及期限等，具體可以從兩方面著手：一是推進檔案目錄數(shù)字化建設。即做好檔案編目，對檔案進行合理分類，然后將目錄信息錄入到計算機系統(tǒng)中，以推動檔案目錄資源共享，提高檔案目錄數(shù)字化管理成效。二是強化檔案內容數(shù)字化建設。通過OCR、去污處理、圖像處理等手段，將疾控檔案室中錄像、圖像、文字等檔案資源通過加工、處理、掃描轉化為多媒體格式，以數(shù)字形式存儲于網(wǎng)絡服務器中，這樣檔案使用者直接通過計算機就可以對檔案進行檢索，查詢相關檔案信息，極大地提高了檔案利用率[5]。同時，還應制定健全的檔案安全管理制度，明確檔案借閱、審批權限，從源頭提高檔案的安全性。

3 結語

總而言之，推進疾控檔案數(shù)字化、加快智慧檔案室建設是新時代賦予檔案管理工作的新使命，在加強檔案數(shù)字化建設時，必須要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，推動疾控檔案管理工作邁向新征程。與此同時，還要重視數(shù)字化建設質量，提高檔案管理工作效率，為檔案數(shù)字化建設保駕護航。這不僅能推動疾控中心健康可持續(xù)發(fā)展，還能保障公共衛(wèi)生安全，為廣大群眾提供更加優(yōu)質的醫(yī)療衛(wèi)生服務，維護社會和諧穩(wěn)定，推動數(shù)字化建設在各個領域中的不斷深入，為實現(xiàn)中華民族偉大復興貢獻力量。