淺析中小學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用

欒曉靜

（青島市市南區(qū)琴島學(xué)校，山東 青島 266002）

1 中小學(xué)檔案信息化管理的意義

1.1 降低檔案管理成本

在傳統(tǒng)的中小學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，過于依賴人力與物力，導(dǎo)致最終的利用效率不高。將傳統(tǒng)紙質(zhì)的中小學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理，不僅能夠降低中小學(xué)檔案的儲(chǔ)存空間，還能夠節(jié)約人力資源。另外，真正提高檔案查詢與利用效率，保證原始檔案的精確度，還能夠?qū)υ紮n案進(jìn)行保護(hù)。

1.2 提高檔案管理效率

自從入學(xué)起，學(xué)校就會(huì)為中小學(xué)生建立學(xué)籍檔案，將中小學(xué)生的個(gè)人、學(xué)籍變動(dòng)、求學(xué)全過程的信息記錄其中，部分教師會(huì)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)開展教學(xué)活動(dòng)與管理工作。因中小學(xué)教學(xué)檔案以及新檔案數(shù)量較多，合理應(yīng)用信息化技術(shù)，由以往的紙質(zhì)檔案向信息化方向過渡，對(duì)檔案管理、利用環(huán)境進(jìn)行改善，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

1.3 保證日常教學(xué)水平

在中小學(xué)日常教學(xué)與管理工作當(dāng)中，檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，滿足教學(xué)、教改順利開展的需求，將日常教學(xué)管理的內(nèi)容真實(shí)反映出來(lái)。順利開展中小學(xué)信息化管理工作，真正提高檔案管理工作質(zhì)量以及利用效率，為日常教學(xué)與管理工作提供服務(wù)，提升教學(xué)水平。例如，可為教師建立個(gè)人成長(zhǎng)電子檔案，調(diào)動(dòng)教師工作的積極性，認(rèn)真投入到每項(xiàng)工作當(dāng)中。

2 現(xiàn)階段中小學(xué)檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理手段落后

受潛意識(shí)的影響，目前我國(guó)中小學(xué)在開展檔案管理工作的過程中，主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行基本的收集與整理，并沒有對(duì)其中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，難以對(duì)其進(jìn)行全面分析與編研，開展檔案管理工作的過程中，無(wú)法提供信息資源服務(wù)這一功能。另外，部分學(xué)校所選擇的方式相對(duì)傳統(tǒng)，多數(shù)情況下是開展人工保管的方式，沒有結(jié)合實(shí)際情況應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量無(wú)法得到提升，長(zhǎng)時(shí)間處于消極被動(dòng)的狀態(tài)，對(duì)于發(fā)揮檔案自身價(jià)值產(chǎn)生不利影響。

2.2 檔案管理意識(shí)淡薄

對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)分析，因部分學(xué)校的教學(xué)任務(wù)較重，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部各部門無(wú)法及時(shí)提交各類檔案資料，進(jìn)而出現(xiàn)檔案資料收集不全的情況，若情況嚴(yán)重甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案資料流失的現(xiàn)象。另外，因部分已經(jīng)上交的檔案資料質(zhì)量有限，受相關(guān)因素的影響，均會(huì)影響檔案管理工作的順利開展。學(xué)校在開展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的過程中，部分人員并沒有給予檔案管理工作高度重視，自身歸檔意識(shí)不高，影響檔案管理工作的順利開展，無(wú)法充分利用檔案信息資源，使得檔案資料利用率不高。

3 中小學(xué)檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

3.1 完善檔案信息化體系

中小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，給予檔案管理這項(xiàng)工作高度重視，并從不同角度開展相關(guān)工作，保證檔案管理信息化建設(shè)的正常運(yùn)行，取得最佳的檔案管理信息化建設(shè)效果。因此，管理人員需充分考慮學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分析，對(duì)檔案管理信息化體系進(jìn)行完善，制定符合學(xué)校發(fā)展的各種標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分析。另外，根據(jù)信息化建設(shè)的需求，管理人員應(yīng)引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備，并配置專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。提高檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，將各類信息進(jìn)行合理分類與有效歸檔，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性，真正提升檔案管理水平。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化監(jiān)管

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，若相關(guān)工作人員依舊采取傳統(tǒng)的方式開展各項(xiàng)工作，則難以保證檔案管理工作的規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化監(jiān)管，對(duì)于今后的發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。管理人員應(yīng)提高檔案意識(shí)，用發(fā)展的眼光看待各項(xiàng)工作，明確這項(xiàng)工作的開展對(duì)于學(xué)校發(fā)展產(chǎn)生的作用。另外，管理人員還應(yīng)明確檔案信息化管理的特征，根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，以及自身實(shí)際發(fā)展趨勢(shì)，有針對(duì)性的對(duì)管理方案進(jìn)行完善。最后，提高檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，合理運(yùn)用各種信息技術(shù)促進(jìn)資源的合理配置，推動(dòng)檔案管理向著科學(xué)化與規(guī)范化方向過渡。學(xué)校應(yīng)加大力度做好檔案信息的開發(fā)工作，順利開展這項(xiàng)工作。

3.3 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)

為滿足檔案管理信息化建設(shè)的具體要求，需要人力資源、物力資源、財(cái)力資源等各方面的共同作用，順利開展相關(guān)工作。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，選擇合適的工作人員開展相關(guān)工作。選擇相關(guān)工作人員的過程中，應(yīng)保證其具備較好的計(jì)算技能、較高的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)等，做好檔案信息化管理這項(xiàng)工作，隨著時(shí)間的推移，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的順利開展。另外，學(xué)校應(yīng)定期開展相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)工作，構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的儲(chǔ)存與更新，將信息技術(shù)的作用與優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)檔案管理工作向著規(guī)范化方向過渡，保證檔案管理信息化建設(shè)的效果。

3.4 促使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

縱觀現(xiàn)階段實(shí)際發(fā)展情況，中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，存在應(yīng)用軟件繁多雜亂的情況，受相關(guān)因素的影響會(huì)直接降低檔案管理系統(tǒng)水平的提升。因此，中小學(xué)在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)明確檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化情況，構(gòu)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理工作落到實(shí)處。提高檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范屬于一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，必須權(quán)衡標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化這兩者之間的關(guān)聯(lián)，促進(jìn)兩者共同發(fā)展。中小學(xué)在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)樹立現(xiàn)代化管理理念，在思想層面上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)，屬于一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，需要各方面相互努力，保證檔案資料的真實(shí)性與標(biāo)準(zhǔn)性，促進(jìn)各項(xiàng)資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的順利運(yùn)行。在這一過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員，應(yīng)給予檔案管理工作信息化建設(shè)高度重視，對(duì)信息化建設(shè)過程中所應(yīng)用的硬件設(shè)備進(jìn)行完善，結(jié)合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)以及自身實(shí)際需求，積極引進(jìn)新理念與新技術(shù)，推動(dòng)中小學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。