檔案工作信息化辦公應(yīng)用對(duì)策

朱明龍

（揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225002）

從目前我國(guó)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，信息化辦公技術(shù)在各行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。而我國(guó)檔案工作涉及的工作內(nèi)容較為繁瑣。如能借助現(xiàn)代化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、OA系統(tǒng)等進(jìn)行自動(dòng)化地管理，能夠有效提升檔案工作效率[1]。因此我國(guó)檔案工作進(jìn)行信息化辦公轉(zhuǎn)型既順應(yīng)目前信息化時(shí)代的需求，也有助于解決檔案工作中的突出問(wèn)題，推動(dòng)檔案工作向信息化、智能化轉(zhuǎn)型。

1 我國(guó)目前檔案辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀

目前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)是數(shù)字化建設(shè)，各行業(yè)為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，均逐步開始本行業(yè)的信息化建設(shè)。檔案工作作為國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分，也應(yīng)當(dāng)積極地投身到數(shù)字化建設(shè)中去，提高新時(shí)代背景下檔案管理、檔案信息服務(wù)等工作的質(zhì)量和效率。而就我國(guó)信息化技術(shù)在檔案工作中運(yùn)用的現(xiàn)狀來(lái)看，還存在一些問(wèn)題：

1）檔案工作辦公自動(dòng)化水平亟待提高。2020年新修訂的《檔案法》將“檔案信息化建設(shè)”列為專門的一章，并將其作為下一階段我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容，可見檔案信息化建設(shè)工作的重要性。而基于當(dāng)前的實(shí)踐現(xiàn)狀來(lái)看，其信息化水平仍然有較大的發(fā)展空間。首先是因?yàn)閱挝徊块T對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，部分領(lǐng)導(dǎo)常常會(huì)忽視它的作用，對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)和精力投入不夠，致使其缺乏精良的、先進(jìn)的信息化設(shè)備[2]；其次，由于目前專業(yè)檔案工作人員的缺乏，相當(dāng)一部分檔案管理部門的辦公水平一直處于較低的管理水平。即使有部分檔案工作部門引進(jìn)檔案辦公自動(dòng)化設(shè)備，但由于專業(yè)人才匱乏，也造成有將無(wú)兵使的尷尬局面，檔案工作辦公自動(dòng)化水平提升緩慢。

2）、檔案工作人員綜合素質(zhì)亟待提高。檔案工作人員是檔案工作的實(shí)行者和推動(dòng)者，在檔案工作的開展中發(fā)揮了巨大作用。但在一段時(shí)期以來(lái)，檔案工作的專業(yè)性并未得到充分的重視，而這也就造成了檔案工作人員專業(yè)程度不高，對(duì)于檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理崗位責(zé)任劃分不夠明確，沒有指定到具體的部門和人員[3]；此外，由于檔案工作并非單位部門核心工作，部分單位容易忽視對(duì)檔案工作人員的理論培訓(xùn)和實(shí)踐指導(dǎo)，使得其檔案工作管理體系落后，檔案工作者的綜合素養(yǎng)如歸檔意識(shí)、保管意識(shí)亟待提高。

2 檔案工作運(yùn)用信息化辦公的優(yōu)勢(shì)

由于傳統(tǒng)檔案工作模式的弊端，目前檔案工作中所存在的問(wèn)題已不再適合采取傳統(tǒng)的模式進(jìn)行解決。目前，隨著信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，已經(jīng)明顯顯現(xiàn)其在解決傳統(tǒng)檔案工作弊端上所具備的優(yōu)勢(shì)：

1）提高檔案工作效率。隨著信息全球化的推進(jìn)，各種數(shù)據(jù)呈爆炸式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案工作模式已無(wú)法滿足數(shù)據(jù)大爆炸時(shí)代的檔案信息利用需求，傳統(tǒng)檔案工作也暴露出工作效率低、流程繁復(fù)且易受到人為因素影響的弊端。而信息化辦公技術(shù)能有助于提高檔案工作的效率和質(zhì)量。因此，檔案工作可以通過(guò)建立以機(jī)器人為單位的自動(dòng)化集成系統(tǒng)來(lái)對(duì)所收集的檔案進(jìn)行分類歸檔，來(lái)減少人工歸檔的工作量和失誤率，檔案工作人員也能通過(guò)信息技術(shù)來(lái)對(duì)文檔進(jìn)行高層次的處理，以適應(yīng)目前社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的利用需求。

2）促進(jìn)資源共享。在傳統(tǒng)檔案工作模式中，由于受到地域、行政以及工作模式等因素的約束，檔案資源無(wú)法有效地進(jìn)行資源共享，這也導(dǎo)致檔案無(wú)法被充分地進(jìn)行開發(fā)和利用，造成了檔案資源的無(wú)效堆積和資源浪費(fèi)的情況。而通過(guò)運(yùn)用搭建共享數(shù)據(jù)信息平臺(tái)將各級(jí)檔案館進(jìn)行內(nèi)部連結(jié)，可以有效促進(jìn)檔案信息資源的流通，也有助于檔案資源的科學(xué)整合和規(guī)劃。此外，通過(guò)內(nèi)部數(shù)據(jù)資源共享可以輕易從龐雜的文件中挖掘可利用資料，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳播[4]。

3）解決實(shí)體檔案存儲(chǔ)空間有限的問(wèn)題。在傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中，檔案信息主要以紙張為載體，而保管傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需的檔案庫(kù)房需要花費(fèi)檔案部門大量的人力、物力和財(cái)力，且由于檔案存儲(chǔ)空間考慮不周全而發(fā)生檔案倒架問(wèn)題屢見不鮮，給檔案工作人員帶來(lái)了極大的困擾。為此，檔案工作人員可以通過(guò)使用電子信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，再通過(guò)數(shù)據(jù)流的形式存儲(chǔ)到電腦網(wǎng)盤、硬盤中來(lái)減少對(duì)檔案庫(kù)房的需求。這樣既有利于提高檔案資源管理效率，同時(shí)也有利于提高檔案工作的利用效率。

3 檔案信息化辦公應(yīng)用對(duì)策

信息化辦公技術(shù)具備的廣義性、實(shí)時(shí)性優(yōu)勢(shì)，從構(gòu)建現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)、提高檔案人員綜合素質(zhì)、健全檔案資源信息共享機(jī)制等方面入手，將其運(yùn)用在檔案工作中，能夠有效解決上述問(wèn)題。

1）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的重要方式。檔案部門應(yīng)加大對(duì)檔案辦公軟件的投資，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)。通過(guò)先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案工作的建檔、歸檔、檔案借閱、檔案開發(fā)等優(yōu)化工作流程，減輕檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案工作效率，促進(jìn)各級(jí)檔案館檔案信息資源的共享。同時(shí)，利用現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案信息 資源的進(jìn)行資源整合、數(shù)據(jù)挖掘和綜合利用，進(jìn)一步研究和實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)涵和外延[5]。

2）培訓(xùn)專業(yè)性檔案工作人員，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。在傳統(tǒng)的檔案工作中對(duì)于檔案工作人員的要求普遍偏低，而在科技高速發(fā)展的今天對(duì)于各行業(yè)的工作人員都提出了更加具體和高水平的要求，檔案工作部門也應(yīng)該跟隨時(shí)代要求，對(duì)于檔案工作人員提出新的要求。首先，對(duì)于現(xiàn)有的檔案工作人員，檔案工作部門應(yīng)該加大人員培訓(xùn)的投資，對(duì)于檔案工作行業(yè)的前沿動(dòng)態(tài)和最新要求要積極學(xué)習(xí)，有目的、有意識(shí)、有針對(duì)性的增強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)，組建專業(yè)先進(jìn)的檔案工作團(tuán)隊(duì)；此外，在今后的人員引進(jìn)招聘中，檔案工作部門應(yīng)該加大對(duì)檔案學(xué)專業(yè)人才的吸收，培養(yǎng)具有檔案專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)和實(shí)踐能力的高水平檔案工作人員。

3）健全檔案資源信息共享機(jī)制。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為檔案工作信息化辦公提供了新的機(jī)遇，信息化的檔案工作模式將在今后的檔案工作中得到更廣泛地運(yùn)用。利用信息化辦公系統(tǒng)能有效健全檔案資源信息共享機(jī)制，促進(jìn)檔案資源的流動(dòng)應(yīng)用。一方面，檔案部門應(yīng)該樹立科學(xué)的檔案工作觀念，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程，利用數(shù)據(jù)共享技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，進(jìn)而形成檔案工作的信息共享機(jī)制；另一方面，要充分調(diào)動(dòng)群眾參與度，通過(guò)各類開放活動(dòng)，提高社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，鼓勵(lì)用戶通過(guò)利用檔案信息資源來(lái)解決自己遇到的實(shí)際問(wèn)題，促進(jìn)群眾積極參與到建立健全檔案資源信息共享管理機(jī)制的過(guò)程中。

我國(guó)檔案工作一直緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，針對(duì)目前檔案工作模式中存在的問(wèn)題，信息化辦公技術(shù)為檔案工作事業(yè)提供了嶄新思路。通過(guò)運(yùn)用信息化辦公技術(shù)能有效實(shí)現(xiàn)檔案工作外部環(huán)境和內(nèi)部因素的雙向聯(lián)動(dòng)，以此促進(jìn)檔案工作信息化、智能化轉(zhuǎn)型。