以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作研究

任 杰

（山東省濱州市招生考試服務(wù)中心，山東 濱州 256602）

當(dāng)下大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)融入到各行各業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營當(dāng)中，這項(xiàng)技術(shù)的推廣與普及不僅僅給人們帶來了更多的便利，同時(shí)也顛覆了很多行業(yè)的傳統(tǒng)經(jīng)營理念，為行業(yè)帶來更為激烈的競爭。就檔案管理而言，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，但同時(shí)也給檔案管理體系以及人員提出了新的挑戰(zhàn)與要求。

1 大數(shù)據(jù)與檔案管理概述

1.1 大數(shù)據(jù)概念

所謂大數(shù)據(jù)，顧名思義就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理與分析。大數(shù)據(jù)這一概念并非新鮮事物，早在20世紀(jì)就已經(jīng)出現(xiàn)并在一些領(lǐng)域當(dāng)中得到應(yīng)用，但是由于社會(huì)環(huán)境以及信息技術(shù)相對(duì)落后，因此導(dǎo)致大數(shù)據(jù)概念僅限于各行業(yè)內(nèi)，而且不同行業(yè)與不同領(lǐng)域?qū)Υ髷?shù)據(jù)的定義也有很大的不同，并沒有形成統(tǒng)一的概念。進(jìn)入到21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及相關(guān)概念逐漸清晰，并走入大眾視野，成為助力各行業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)有效技術(shù)工具。一般來講，大數(shù)據(jù)主要有三種類型：結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是通過表結(jié)構(gòu)來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，而不能進(jìn)行表結(jié)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)就叫做非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，介于二者之間的就是所謂的半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

1.2 檔案管理概述

對(duì)于事業(yè)單位管理體系而言，檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位，檔案管理的效率與質(zhì)量對(duì)于單位整體發(fā)展來講，更是具有非常重要的影響[1]。但是就我國當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理情況而言，傳統(tǒng)管理辦法與管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)市場的發(fā)展需求，但仍然占據(jù)著主流地位，反過來制約了事業(yè)單位的改革與發(fā)展。

就當(dāng)下社會(huì)主流意識(shí)形態(tài)而言，創(chuàng)新是絕對(duì)的核心，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開創(chuàng)新。尤其是在信息化、數(shù)字化時(shí)代之下，各行業(yè)都必須做到與時(shí)俱進(jìn)，積極融合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理也同樣如此。身處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作也要不斷融合新的技術(shù)手段，不斷完善自身管理體系、更新管理理念與辦法，完善自身，跟上時(shí)代的步伐，助力事業(yè)發(fā)展。所以如何利用數(shù)字化促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，已經(jīng)成為當(dāng)下行業(yè)亟待研究與解決的重要問題。

2 檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理系統(tǒng)化程度低，工作效率差

伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視程度逐步提高，但從事業(yè)單位的檔案管理實(shí)際情況來看，不僅管理模式十分混亂而且管理辦法十分老舊、管理人員年齡偏大且專業(yè)水平較低，一系列問題導(dǎo)致檔案管理效率很低，沒有形成體系。從根本上來講，出現(xiàn)這些問題的原因，主要是事業(yè)單位對(duì)于檔案管理沒有制定明確的規(guī)章制度，對(duì)其重視程度不夠，在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中，一旦出現(xiàn)問題，從體系的角度來講很難有針對(duì)性的找到并解決問題。這樣的情況導(dǎo)致了檔案管理十分混亂，檔案丟失、信息泄露等情況的發(fā)生更是給單位帶來非常大的影響，長此以往還有可能對(duì)單位的改革與發(fā)展造成經(jīng)濟(jì)方面的損失[2]。

另外，檔案管理工作很容易受到權(quán)限、資金方面的因素影響，進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)化程度低很大原因是由于檔案管理工作的規(guī)劃相對(duì)落后，而且從全國角度來看檔案管理工作并沒有統(tǒng)一的方案與標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理的方式方法有很大的不確定性，這需要政府以及事業(yè)單位共同進(jìn)行完善。

2.2 檔案管理設(shè)備老舊，難以實(shí)現(xiàn)信息化

大數(shù)據(jù)時(shí)代的最顯著特征就是移動(dòng)智能設(shè)備在日常工作生活當(dāng)中的應(yīng)用十分普遍，在當(dāng)下人人一部智能手機(jī)的時(shí)代，年輕群體更習(xí)慣在線上處理各類問題，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展打破了人與人、人與物之間時(shí)間、空間的限制，使得溝通更加有效與及時(shí)。但是在我國大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，依然沿用紙質(zhì)的記錄與管理方式，信息化設(shè)備配備較少，這不但容易導(dǎo)致檔案收集、整理出現(xiàn)錯(cuò)漏，同時(shí)也容易造成檔案信息丟失、難以查找等問題。另外，檔案管理對(duì)于環(huán)境要求十分嚴(yán)格，尤其是對(duì)于實(shí)體檔案信息的保存，如果保存不當(dāng)很容易造成信息的損毀，而且這種損毀是不可逆的，對(duì)于事業(yè)單位而言是很大的損失[3]。但當(dāng)下事業(yè)單位的問題是，將很多珍貴的檔案資料經(jīng)常存放在不合適的環(huán)境當(dāng)中，陳舊的設(shè)備、不合適的環(huán)境都容易造成檔案信息損壞，這樣的工作方式很難適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展以及參與市場競爭的需求，給檔案管理以及實(shí)際發(fā)展帶來很大困難。

2.3 檔案管理缺乏專業(yè)人才，數(shù)字化意識(shí)弱

除了上述兩點(diǎn)之外，在我國事業(yè)單位當(dāng)中，由于對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，因此很多單位并沒有引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理招聘隨意性較大，部分事業(yè)單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由其他部門人員兼職。這樣的情況之下想要做到檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型就十分困難，而且相比于事業(yè)單位的其他部門而言，檔案管理部門的晉升空間以及薪酬福利相對(duì)較差，年輕人在社會(huì)壓力之下，往往不愿意從事檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊(duì)年齡一般偏大，且知識(shí)結(jié)構(gòu)與技術(shù)水平很難做到與時(shí)俱進(jìn)，更難以完成檔案管理與數(shù)字時(shí)代接軌的重任。

2.4 網(wǎng)絡(luò)安全難以保障，檔案管理風(fēng)險(xiǎn)較大

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展給人們的生活與工作帶來很大的便利，但與此同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問題也成為當(dāng)下較為突出的問題之一。近些年來網(wǎng)絡(luò)安全事件頻發(fā)，信息泄露的情況幾乎在各行各業(yè)當(dāng)中每天都在上演，無論是對(duì)于個(gè)人還是對(duì)于單位而言，網(wǎng)絡(luò)安全問題威脅著自身名譽(yù)與財(cái)產(chǎn)安全。事業(yè)單位檔案管理在數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中同樣面臨這樣的問題，數(shù)據(jù)化使得檔案管理更為系統(tǒng)、有條理、更全面、更多樣，且管理效率與管理質(zhì)量顯著提高。但是不能忽略的是，檔案管理同樣面臨著網(wǎng)絡(luò)安全問題的困擾，一旦相關(guān)信息被泄露或者檔案管理系統(tǒng)被攻擊，那么很容易造成核心機(jī)密泄露，對(duì)于事業(yè)單位的經(jīng)營與發(fā)展造成嚴(yán)重的影響[4]。所以事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要聘請(qǐng)專業(yè)人員做好重重防護(hù)，在加強(qiáng)防火墻防護(hù)的同時(shí)，對(duì)于核心機(jī)密文件做好加密，以避免信息泄露的情況發(fā)生。

3 以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作的有效策略

3.1 配備專業(yè)人才，提升核心競爭力

要提升我國事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量，建立專業(yè)的人才隊(duì)伍，提升其核心競爭力是首要問題。首先，要想做好檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，那么必須招聘專業(yè)的檔案管理人才和信息技術(shù)人才，高薪吸納專業(yè)水準(zhǔn)較高的人才來充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，搭建檔案管理信息系統(tǒng)。另外事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，將源源不斷的專業(yè)人才輸送到檔案管理部門當(dāng)中，優(yōu)化檔案管理部門的工作，打破與其他部門之間的壁壘，做好檔案管理工作，提升事業(yè)單位的生產(chǎn)力與核心競爭力；其次，對(duì)于事業(yè)單位而言，還要注意提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化其服務(wù)觀念[5]。檔案管理工作關(guān)系到生產(chǎn)發(fā)展的方方面面，在檔案管理當(dāng)中投入一定的人力、物力、財(cái)力能夠加快其信息化的步伐，縮減管理成本，助力事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化；第三，對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)，要定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還要提高檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)，使其能夠熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)信息進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)、查找，避免信息損壞或丟失，助力檔案管理信息化，從而提高檔案管理效率。

3.2 更新相關(guān)設(shè)備，優(yōu)化安全體系

正如上述所言，在信息化時(shí)代之下，傳統(tǒng)檔案管理的模式與辦法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)下事業(yè)單位發(fā)展與市場競爭的需求，因此要改善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，那么就必須更新相關(guān)設(shè)備，做好資源分配，給予檔案管理部門更多的資源支持。比如掃描機(jī)、電腦、高功能攝像機(jī)等等，這些數(shù)字化設(shè)備的配備是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

除此而外，還要做好檔案管理信息安全保障：首先，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全保障，聘請(qǐng)專業(yè)人才搭建防火墻，在信息調(diào)取與傳輸方面盡量采用線上操作，避免外接設(shè)備直接連入，防止木馬攻擊系統(tǒng)。而且相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)系統(tǒng)與設(shè)備進(jìn)行檢查，防止信息泄露與損毀的問題出現(xiàn)；其次，事業(yè)單位需做好檔案管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，在日常檔案管理工作當(dāng)中注意信息的備份與加密，避免重要信息遺失和泄露，造成不可挽回的損失[6]。

3.3 明確制度規(guī)范，設(shè)置獎(jiǎng)懲機(jī)制

制度是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的保障與基礎(chǔ)，因此需要對(duì)檔案數(shù)字化管理與平臺(tái)維護(hù)制定詳細(xì)的流程和規(guī)范，將細(xì)節(jié)工作責(zé)任到人，尤其是遇到緊急突發(fā)狀況的應(yīng)對(duì)策略與申報(bào)流程等等，都需要明確的制度進(jìn)行保障，使得檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型更加規(guī)范和安全，讓檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中能夠有據(jù)可依，提高管理效率。

另外在事業(yè)單位內(nèi)部需要建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，給檔案管理工作提供足夠的上升空間以及薪酬福利制度，以激發(fā)員工工作積極性和創(chuàng)新能力。另外還要建立監(jiān)督小組對(duì)于檔案管理部門的工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于工作當(dāng)中出現(xiàn)的失誤與問題制定相應(yīng)的懲罰機(jī)制，做到獎(jiǎng)罰分明，使得檔案管理部門能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)起來，在事業(yè)單位發(fā)展、競爭甚至是轉(zhuǎn)型的過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用[7]。

4 結(jié)語

綜上所述，就我國事業(yè)單位實(shí)際管理而言，對(duì)于檔案管理工作的重視程度并不到位，導(dǎo)致其信息化與數(shù)字化程度不高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代發(fā)展及需求，而且檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)度，導(dǎo)致檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。事業(yè)單位要以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作，那么就必須有針對(duì)性的采取措施，改善檔案管理工作當(dāng)中存在的問題，從設(shè)備、人員以及相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案管理的綜合水平與水準(zhǔn)，提高事業(yè)單位的活力以及競爭力發(fā)展。