檔案館信息化建設(shè)存在的問題和對(duì)策

馬淑芳

（河北省軍隊(duì)離退休干部第二休養(yǎng)所，河北 石家莊 050000）

1 檔案館信息化建設(shè)

檔案館信息化建設(shè)主要是通過信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的綜合運(yùn)用來更新檔案的管理和利用，符合時(shí)代發(fā)展的需求，滿足社會(huì)發(fā)展的要求，有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案館信息化建設(shè)的重要內(nèi)涵可以從以下幾個(gè)方面加以闡述。一是隨著檔案館信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，檔案信息真正成為知識(shí)和信息管理中表現(xiàn)信息資源的重要組成部分，為我國經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化的發(fā)展提供更快、更便捷的服務(wù)。二是可以不斷提高和優(yōu)化檔案管理效率，從人本的角度改善檔案管理的工作環(huán)境，進(jìn)一步完善檔案管理的體系建設(shè)。三是檔案信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案管理由實(shí)物管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，極大地推動(dòng)了我國檔案信息管理的進(jìn)程。四是進(jìn)一步發(fā)展檔案的社會(huì)功能，改善行政管理，為黨、國家和地方提供需要長期保存的檔案和史料，以便更加高效地維護(hù)社會(huì)記憶和歷史真實(shí)。同時(shí)，檔案館的信息化建設(shè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合黨和國家發(fā)展利益的需要，是知識(shí)和信息管理信息化建設(shè)的重要載體和結(jié)構(gòu)，為國家各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供更好的知識(shí)信息服務(wù)，為促進(jìn)發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。

2 檔案館信息化建設(shè)中的常見問題

近年來，在國家的大力推動(dòng)和支持下，我國在各個(gè)領(lǐng)域的信息化建設(shè)取得了較好的成績，但總的來說，包括檔案信息化建設(shè)在內(nèi)的許多方面還處于信息化建設(shè)的探索階段，還存在一些問題，極大地限制了檔案信息化建設(shè)。

2.1 缺乏科學(xué)的規(guī)劃指導(dǎo)

目前，我國各級(jí)檔案信息化建設(shè)在探索中不斷推進(jìn)，但國家對(duì)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性、長期性和具體性規(guī)劃指導(dǎo)意見暫時(shí)缺乏。由于層級(jí)、地區(qū)、管理等多種因素造成的信息化建設(shè)的種種差異，使得檔案館為今后國家知識(shí)信息規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)埋下了隱患。另一個(gè)問題是檔案館嚴(yán)格按照上級(jí)部門對(duì)信息化建設(shè)的要求來執(zhí)行，但由于相關(guān)要求不系統(tǒng)，檔案管理執(zhí)行僵化，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)脫離實(shí)際，影響信息化建設(shè)的進(jìn)度和效果，影響檔案館的建設(shè)。

2.2 建設(shè)資金缺口較大

這一問題是制約當(dāng)前檔案館信息化建設(shè)的主要問題之一。一是由于檔案館是一個(gè)非營利性的政府機(jī)構(gòu)，其主要資金來源由國家和地方政府提供。二是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，檔案館的軟件和硬件建設(shè)必須獲得足夠的資金投入，才能滿足基本需要。三是檔案館信息化建設(shè)時(shí)間較長，不僅關(guān)系到館內(nèi)設(shè)施的更新?lián)Q代，也關(guān)系到階段性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。比如在信息技術(shù)的應(yīng)用和外部網(wǎng)絡(luò)支持方面，只有通過集成和定制將資金、人力、設(shè)備等各類因素的作用充分發(fā)揮出來，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)。因此，對(duì)于上述因素，許多地方對(duì)檔案館的投入相對(duì)保守，存在較大缺口。

2.3 區(qū)域差異明顯

從總體上看，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，比如長三角、珠三角等地區(qū)的城市支持功能相對(duì)完善，影響檔案信息化建設(shè)的因素相對(duì)較少。同時(shí)，政府的財(cái)政貢獻(xiàn)比較大。而在我國中西部等一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，由于經(jīng)濟(jì)、城市支持不到位等客觀因素，檔案信息化建設(shè)緩慢。

2.4 國內(nèi)信息化專業(yè)短缺

對(duì)我國檔案管理人員的結(jié)構(gòu)分析發(fā)現(xiàn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)都處于不合理的狀況。比如，年齡超過40歲的工作人員占比高達(dá)80%以上，另外，檔案管理和信息化兩個(gè)專業(yè)出身的工作人員較少，占比還不到20%。此外，由于受到薪資、社會(huì)地位等多種因素的影響，難以吸引到更多具有專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)操技能的優(yōu)秀人才。

3 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 制定科學(xué)合理的建設(shè)規(guī)劃

第一，政府部門要根據(jù)國家長遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和知識(shí)信息管理戰(zhàn)略規(guī)劃，提煉我國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想，準(zhǔn)確闡述我國檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)、實(shí)施步驟、重要作用和實(shí)踐途徑。第二，檔案館信息化建設(shè)的著力點(diǎn)在檔案館，各地各單位檔案館可以根據(jù)國家指導(dǎo)思想和當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行有效的分析，制定保障措施，保證檔案館信息化建設(shè)的實(shí)施進(jìn)程。檔案館的信息化建設(shè)既要符合國家的有關(guān)要求，又要結(jié)合地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀和檔案管理的特點(diǎn)。第三，在檔案館信息化建設(shè)實(shí)踐中，要避免紙上談兵，要積極到國內(nèi)外先進(jìn)的檔案館學(xué)習(xí)取經(jīng)，取長補(bǔ)短，促進(jìn)發(fā)展。第四，為了降低信息化進(jìn)程的相關(guān)成本，地方政府可以將檔案館的信息化建設(shè)納入地方電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，提高檔案信息化建設(shè)的扶持力度。

3.2 多舉措增加資金投入

第一，通過參與地方電子政務(wù)方案和其他方案，可以獲得更多的專項(xiàng)資助資金，促進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。第二，各級(jí)有關(guān)部門應(yīng)更加深刻地認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作要給予足夠的重視，加大財(cái)政投入。第三，提高檔案信息化水平。檔案部門在信息化建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)中應(yīng)注重工作效率的提升，降低建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)成本，減輕政府負(fù)擔(dān)。

3.3 因地制宜推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)

檔案館是黨和國家檔案文獻(xiàn)的管理機(jī)關(guān)，具有較強(qiáng)的服務(wù)職能。在檔案館的信息化建設(shè)中，要遵循國家和上級(jí)對(duì)建設(shè)的具體要求。同時(shí)，最大限度地滿足檔案館的實(shí)際服務(wù)需求，切實(shí)提高檔案的信息化管理水平和效率，為國家、社會(huì)、地方的發(fā)展作出貢獻(xiàn)，逐步消除檔案信息化建設(shè)中的區(qū)域性差異。

3.4 健全專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制

第一，要逐步切實(shí)改善檔案館工作環(huán)境，優(yōu)化工作條件，逐步提高相關(guān)崗位的工資待遇，提高檔案管理部門對(duì)專業(yè)人才的吸引力。第二，持續(xù)規(guī)范檔案館不同崗位的準(zhǔn)入條件，確保檔案館工作人員中具有專業(yè)背景的人才要占有足夠的比例，逐步優(yōu)化在崗職工的人才結(jié)構(gòu)，逐步實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、低齡化、高技能化，使檔案管理人才結(jié)構(gòu)更加完善。第三，政府部門要通過各種宣傳渠道，積極主動(dòng)地宣傳檔案管理及相關(guān)崗位的重要性，進(jìn)一步提高其社會(huì)地位，進(jìn)一步提高崗位的社會(huì)競爭力。第四，針對(duì)信息化建設(shè)的特點(diǎn)，檔案館應(yīng)加大相關(guān)教育培訓(xùn)的力度，使在職人員的工作水平能跟上檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐。

4 結(jié)語

檔案館在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中的作用日趨重要，檔案館的信息化程度直接影響著信息資源的開發(fā)利用。當(dāng)前，我國檔案館在信息化建設(shè)中取得了一定的成績，但也面臨著一些問題。因此需要從制定科學(xué)合理的規(guī)劃、加大資金投入、健全專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制等多個(gè)方面，逐步加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程，為我國的信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。