信息時(shí)代背景下醫(yī)院綜合檔案管理探究

余倩霏

（海南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，海南 海口 570311）

醫(yī)院綜合檔案類(lèi)型繁多，數(shù)量龐大，包括各種圖片、文件、影像、證書(shū)文件、工作記錄等，是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的信息載體，也是醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療、科研、人事、基建等工作的重要依據(jù)[1]。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)生了很多新變化，需要積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，進(jìn)一步提高綜合檔案的管理效率，充分發(fā)揮出這些檔案資源的價(jià)值。

1 信息時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 缺乏先進(jìn)的檔案管理觀念

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作正從傳統(tǒng)的“串聯(lián)式”向“并聯(lián)式”發(fā)展。醫(yī)院綜合檔案不僅種類(lèi)繁多，數(shù)量龐大，而且涉及的內(nèi)容也有很多。從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，國(guó)內(nèi)不少醫(yī)院檔案管理理念仍比較滯后，從而使得綜合檔案管理工作面臨不少問(wèn)題。比如，檔案人員認(rèn)為檔案管理就是對(duì)檔案的收集、記錄與保管，忽視了對(duì)檔案價(jià)值、檔案服務(wù)的挖掘利用[2]。醫(yī)院對(duì)檔案管理的投入不足，檔案信息化管理所需的硬件設(shè)施不足，制約了檔案信息化管理的發(fā)展。

1.2 檔案管理范圍并未明確

伴隨國(guó)內(nèi)醫(yī)療質(zhì)量的提升，人們的健康意識(shí)日益增強(qiáng)，對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量更為關(guān)注。醫(yī)院檔案資源種類(lèi)繁多，包括基礎(chǔ)檔案、行政檔案等。在日常管理中并未對(duì)檔案作詳細(xì)的劃分，也未對(duì)管理部門(mén)與相應(yīng)職責(zé)作出明確的劃分，導(dǎo)致檔案管理效率低下。部分重要檔案信息未納入管理部門(mén)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資源不完整。

1.3 電子檔案的安全性有待提高

目前，電子檔案成為醫(yī)院檔案存儲(chǔ)的重要形式，不僅保存便捷，而且有效節(jié)省了存儲(chǔ)空間，也提升了管理效率。電子檔案所存在的不足主要體現(xiàn)在安全性方面。電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，容易遭到病毒、黑客的攻擊，或者人為失誤導(dǎo)致檔案信息丟失或受損。為此，醫(yī)院必須重視電子檔案存儲(chǔ)的安全性，確保電子檔案信息的安全無(wú)誤。

1.4 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

信息時(shí)代檔案管理仍離不開(kāi)人的作用，專(zhuān)業(yè)高素養(yǎng)的檔案人才是提高綜合檔案管理質(zhì)量的前提。然而當(dāng)前一些醫(yī)院由于對(duì)檔案管理不夠重視，這方面投入人力、物力較少，對(duì)檔案人才的培養(yǎng)也不夠重視。通常安排其他崗位人員負(fù)責(zé)檔案工作，只進(jìn)行簡(jiǎn)單的崗前培訓(xùn)就上崗從業(yè)，還有的是先上崗后培訓(xùn)。因此，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)明顯不足，跟不上電子檔案管理發(fā)展的要求。此外，由于檔案管理得不到重視，工作待遇不高，導(dǎo)致優(yōu)秀人才流失嚴(yán)重，難以留住人才。

2 信息時(shí)代提高醫(yī)院綜合檔案管理水平的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加快軟硬件設(shè)施的建設(shè)

針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理意識(shí)淡薄的現(xiàn)狀，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這一問(wèn)題，首先要轉(zhuǎn)變自身的觀念，充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院綜合檔案管理對(duì)醫(yī)院自身發(fā)展的重要意義，將這項(xiàng)工作擺在重要的工作位置上。根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際不斷改進(jìn)檔案管理制度，加大監(jiān)管力度，保證各項(xiàng)要求能夠執(zhí)行到位[3]。定期檢查就發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)督促有關(guān)部門(mén)整改，盡量減小對(duì)綜合檔案管理工作的影響。同時(shí)，加大資金投入，加快完善網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，盡快淘汰落后的設(shè)施，購(gòu)置一批先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備。加快醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，打造醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，整合醫(yī)院不同科室信息，設(shè)立病歷檔案、人事檔案、文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等不同子管理模塊，確保綜合檔案的完整性。同時(shí)，選用先進(jìn)的檔案管理軟件，做好定期升級(jí)與優(yōu)化，從而提升檔案管理水平。

2.2 對(duì)綜合檔案管理工作范圍要合理規(guī)劃

建議醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，將檔案管理工作交由其全權(quán)負(fù)責(zé)，并制定專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度，將檔案管理職責(zé)細(xì)化落實(shí)到人頭。這樣能及時(shí)掌握檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)將檔案信息錄入管理系統(tǒng)，保證了檔案利用率的最大化。根據(jù)檔案來(lái)源、內(nèi)容、用途等相關(guān)因素，制定檔案分類(lèi)與等級(jí)明細(xì)表。在開(kāi)展綜合類(lèi)檔案歸納整理工作的時(shí)候，各科室在上交自己的有關(guān)資料時(shí)，應(yīng)先對(duì)這些資料進(jìn)行大致的分類(lèi)整理，可有效避免相關(guān)人員將這些資料混淆不清，造成檔案丟失的問(wèn)題。整理好的檔案資料再交給檔案人員進(jìn)行下一步細(xì)分，輸入網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用表格進(jìn)行明細(xì)分類(lèi)，方便今后的查找與使用。檔案管理員應(yīng)定期查閱檔案資料，避免檔案資料因?yàn)槿藶槭д`而丟失，并且及時(shí)更新檔案信息。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的安全性管理

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代極大方便了公眾的日常生活，但也潛在著不小的安全風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院綜合檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)了電子化管理，一旦電子檔案丟失、受損將給醫(yī)院造成嚴(yán)重的損失。為此，在運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展醫(yī)院綜合檔案管理時(shí)要特別重視安全問(wèn)題。首先，要構(gòu)建防火墻，選擇好的殺毒軟件，定期修補(bǔ)漏洞。其次，對(duì)檔案資料進(jìn)行加密管理，設(shè)置不同的權(quán)限，避免無(wú)關(guān)人員查閱資料，最大限度避免檔案信息被泄露。再次，做好檔案資料的備份，對(duì)于比較重要的檔案資料可采用紙質(zhì)文檔與電子文檔雙保管的方式，確保檔案資料的完整性與安全性[4]。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的安全培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的檔案安全意識(shí)，了解檔案安全風(fēng)險(xiǎn)常見(jiàn)形式與防范對(duì)策，掌握先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)，提高檔案安全管理水平。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理與教育

檔案信息化管理要求從業(yè)者除了要掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，也要熟悉相關(guān)醫(yī)學(xué)知識(shí)，并且要能熟練使用計(jì)算機(jī)及管理軟件。這樣才能滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的要求。為此，醫(yī)院應(yīng)制定長(zhǎng)期與短期的檔案人員培訓(xùn)方案，定期組織檔案工作者開(kāi)展學(xué)習(xí)活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作技能，轉(zhuǎn)變其工作理念，增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，進(jìn)而促使醫(yī)院檔案管理水平得到提升。同時(shí)，出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，包括改善薪資待遇，提供繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，以充分激發(fā)檔案工作者的學(xué)習(xí)積極性與工作熱情。另外，醫(yī)院要從高校、社會(huì)上招聘一些檔案專(zhuān)業(yè)人才、信息技術(shù)人才，逐步優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)[5]。醫(yī)院要注重培養(yǎng)檔案人員的服務(wù)意識(shí)，引導(dǎo)他們積極了解醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，明白檔案工作的重要意義，增強(qiáng)服務(wù)的自覺(jué)性與主動(dòng)性，能在日常工作中嚴(yán)格按規(guī)定辦事，用心為大家提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代使檔案管理模式發(fā)生了顯著改變，從傳統(tǒng)的人工管理操作變?yōu)樾畔⒒芾恚瑯O大方便了檔案管理者與檔案使用者。然而在醫(yī)院綜合檔案管理工作中仍存在著不少問(wèn)題，需要我們深入剖析原因，探討解決對(duì)策，逐步提高醫(yī)院綜合檔案管理水平，充分發(fā)揮綜合檔案價(jià)值，為醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展提供相應(yīng)的支持。