人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用策略探析

張國慶

（山東菏澤曹縣普連集鎮(zhèn)人民政府，山東 菏澤 274417）

信息時(shí)代的到來，加快了技術(shù)更新?lián)Q代的速度，大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)引起了政府的重視。作為信息記錄載體的檔案，只有接受更加完整且快速的管理，才能使自身價(jià)值得到應(yīng)有實(shí)現(xiàn)，也就是說，將人工智能融入檔案管理是大勢所趨。由于人工智能問世時(shí)間較短，要想對其優(yōu)勢進(jìn)行凸顯，結(jié)合檔案管理需求，對具體的應(yīng)用策略進(jìn)行探究很有必要。

1 利用人工智能技術(shù)管理檔案的優(yōu)勢

1.1 高效管理檔案

單位開展任意活動，均要提前收集數(shù)據(jù)，引入人工智能，可使數(shù)據(jù)收集和整理效率得到顯著提高。先由專業(yè)人員對程序進(jìn)行編制，提前預(yù)留不同環(huán)節(jié)需要收集的內(nèi)容，等到該環(huán)節(jié)結(jié)束后，自動將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳至系統(tǒng)，由系統(tǒng)負(fù)責(zé)整理，保證在項(xiàng)目完成的同時(shí)，有關(guān)人員便可獲得準(zhǔn)確并且詳實(shí)的檔案[1]。而管理人員的任務(wù)，主要是操作程序及掃描，還有編制目錄與排版。

1.2 降低管理成本

人工智能屬于長期投入，對人工智能技術(shù)進(jìn)行購買后，單位不僅能夠獲得相應(yīng)的設(shè)備及編程，還能夠享受到配套服務(wù)與設(shè)施。原有管理模式需要單位聘請大量專業(yè)人才，其成本有目共睹。本文所討論人工智能，更傾向于一次性投入，單位只需要支付一筆費(fèi)用，便能夠長期對其加以應(yīng)用。另外，人工智能還將工作時(shí)間增加到了24h，從長遠(yuǎn)的視角來看，利用相關(guān)技術(shù)管理檔案，可使單位所投入成本得到大幅降低。

1.3 避免出現(xiàn)人為失誤

基于人工智能管理檔案的優(yōu)勢，還有避免人為失誤，導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。一方面，智能檢索的出現(xiàn)，不僅拓寬了檢索途徑，還壓縮了檢索需要花費(fèi)的時(shí)間成本；另一方面，少數(shù)人員對所需檔案信息的掌握有限，此時(shí)，便可以通過延伸檢索的方式，根據(jù)系統(tǒng)所推送關(guān)聯(lián)詞匯及檔案，對查找方向加以明確，隨后輸入關(guān)鍵詞便可獲得所需檔案，錯誤率自然能夠得到降低。

2 利用人工智能技術(shù)管理檔案的方法

2.1 平臺共享

檔案使用流程，通常是查找、借閱并歸還，常規(guī)管理模式需要管理人員以紙質(zhì)文件為依托，在經(jīng)過逐級審批后，方可對檔案加以使用。如果檔案涉及機(jī)密內(nèi)容，審批流程將更加繁瑣，這也是檔案利用率始終無法達(dá)到理想狀態(tài)的原因。要想使該問題得到解決，關(guān)鍵是以人工智能為依托，利用共享技術(shù)精簡審批流程，借助現(xiàn)有OA軟件或計(jì)算機(jī)平臺，確保審批工作能夠得到高效開展。另外，對于能夠公開的檔案，管理人員可以選擇利用共享技術(shù)，在局域網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行直接展示，單位職員均可經(jīng)由個(gè)人賬戶，通過登錄局域網(wǎng)絡(luò)的方式，查看檔案內(nèi)容及相關(guān)信息。例如，對新入職的職員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，需要盡快讓職員能了解單位發(fā)展歷程與文化，此時(shí)，培訓(xùn)人員就可以帶領(lǐng)職員對局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行登錄，查找并查看用來記載單位歷史的檔案[2]?？偠灾?，精簡審批手續(xù)的做法，不僅使管理人員負(fù)擔(dān)得到減輕，還對管理流程的高效進(jìn)行了凸顯。

2.2 智能識別

智能識別是人工智能的核心技術(shù)，作為投入使用時(shí)間最長的技術(shù)，智能識別現(xiàn)已在多個(gè)領(lǐng)域得到了推廣，此外，經(jīng)過反復(fù)優(yōu)化，該技術(shù)出現(xiàn)問題的概率大大降低?，F(xiàn)階段，智能識別主要被用來對特定內(nèi)容進(jìn)行搜索，有關(guān)人員只需提供文字、圖片或是語音，便可獲得所需信息，這與檔案管理所提出需求不謀而合。

例如，通過智能識別的方式，對檔案進(jìn)行查閱。如果有關(guān)人員所掌握信息為文字，通常只需要在搜索框輸入檔案關(guān)鍵詞、文號或標(biāo)題，再單擊搜索按鈕，就能夠獲得與檔案相關(guān)的內(nèi)容。如果有關(guān)人員所掌握信息為語音，則可以利用相關(guān)技術(shù)，將語音轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的問題，由系統(tǒng)進(jìn)行自動搜索并得出結(jié)論。對圖片進(jìn)行識別的技術(shù)，在項(xiàng)目檔案還有歷史檔案上較為常見，例如，由于某單位興辦項(xiàng)目的時(shí)間距今已久，有關(guān)人員已無法準(zhǔn)確提供檔案關(guān)鍵詞或其他信息，但能夠在網(wǎng)站上搜索出相關(guān)圖片，此時(shí)，便可以選擇上傳圖片，通過智能識別的方式，獲得與圖片相關(guān)檔案的信息及內(nèi)容。

2.3 智能檢索

作為高新技術(shù)的代表，人工智能被研發(fā)的初衷，主要是解放生產(chǎn)力并對工作效率進(jìn)行提高，利用相關(guān)技術(shù)管理檔案，同樣可使其優(yōu)勢得到應(yīng)有發(fā)揮。事實(shí)證明，將智能檢索融入檔案管理，一方面能夠降低相關(guān)人員查找所需檔案的難度，另一方面可以減少管理人員的工作量和工作難度，在解放生產(chǎn)力的基礎(chǔ)上，確保管理質(zhì)效均可得到顯著提高。例如，按照價(jià)值及重要程度對電子檔案進(jìn)行排布，在對檔案進(jìn)行查找時(shí)，有關(guān)人員自然也可以根據(jù)上述排布標(biāo)準(zhǔn)，利用較短時(shí)間得出結(jié)論。此外，智能檢索的優(yōu)勢，還體現(xiàn)在以下方面：基于人工智能統(tǒng)一有關(guān)人員查找關(guān)鍵詞和最終結(jié)果，通過計(jì)算的方式，確定其查找預(yù)期與需求，推薦關(guān)聯(lián)檔案或是關(guān)鍵詞，節(jié)約有關(guān)人員查找檔案需要花費(fèi)的時(shí)間。這里要明確一點(diǎn)，要想達(dá)成上述目標(biāo)，依靠檢索系統(tǒng)的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要有技術(shù)人員以共享平臺為基礎(chǔ)，對共享管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，確保政府下屬職能部門所涉及檔案，均能夠獲得科學(xué)且高效的歸類[3]。

2.4 其他應(yīng)用策略

眾所周知，對檔案管理而言，安全問題需要尤為重視，如果管理人員無法為檔案提供安全的存儲環(huán)境，極易導(dǎo)致檔案陷入被竊取的險(xiǎn)境，由此可見，要想使檔案得到有效管理以及運(yùn)用，前提便是確保其具備理想的安全性。

由人工智能衍生出的指紋識別技術(shù)，可使安全隱患得到有效杜絕，例如，在對機(jī)密檔案進(jìn)行查閱時(shí)，先要識別查閱者的指紋，要想使指紋識別變得更加快捷，關(guān)鍵是由管理人員提前設(shè)置檔案權(quán)限并輸入指紋，確保只有具有相應(yīng)權(quán)限的人，才能夠?qū)n案進(jìn)行查閱。政府日常工作所形成人事檔案及文書檔案，由于涉及人事調(diào)整等內(nèi)容，因此，均屬于機(jī)密檔案，針對上述檔案所開展管理工作，便可提前錄入領(lǐng)導(dǎo)和管理人員指紋，將其標(biāo)注為“可查閱人”，如果有其他人想要查看上述檔案，系統(tǒng)將自動向領(lǐng)導(dǎo)、管理人員發(fā)送警告信息，隨著預(yù)警機(jī)制形成，檔案被泄露的問題將得到有效解決。

3 結(jié)論

作為流程較為繁瑣的工作，在很長一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理所依托主體均為管理人員，人為失誤導(dǎo)致管理質(zhì)效被影響的情況時(shí)有發(fā)生。隨著社會的發(fā)展，可被用來輔助有關(guān)人員對檔案進(jìn)行管理的技術(shù)逐漸增多，其中，最具代表性的便是人工智能，事實(shí)證明，利用人工智能管理檔案，既能夠使管理質(zhì)效得到提高，還對管理流程有優(yōu)化效果，其現(xiàn)實(shí)意義有目共睹。