發(fā)電企業(yè)數(shù)據(jù)的檔案化管理研究

邵甜甜

（國家電力投資集團有限公司山東分公司，山東 濟南 250001）

1 發(fā)電企業(yè)數(shù)據(jù)概念及范疇

根據(jù)不同的維度，企業(yè)數(shù)據(jù)大致分為主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)場景數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等。

1）主數(shù)據(jù)包括組織、人員、合同、供應(yīng)商、設(shè)備等靜態(tài)的企業(yè)重復(fù)使用的有價值的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2）業(yè)務(wù)場景數(shù)據(jù)包括生產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中關(guān)于企業(yè)主營業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)場景所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

3）交易數(shù)據(jù)包括售電等動態(tài)交易數(shù)據(jù)。

4）分析數(shù)據(jù)包括趨勢、預(yù)測、計劃等數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

5）元數(shù)據(jù)包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。

2 檔案化管理含義

企業(yè)數(shù)據(jù)的檔案化管理是指用檔案管理的宗旨、理念、特點以及方法去引導(dǎo)、管理企業(yè)數(shù)據(jù)，從而將企業(yè)零散混亂的、沒有組織和管理的數(shù)據(jù)變?yōu)榻y(tǒng)一規(guī)范的、綜合治理的、井井有條的數(shù)據(jù)，最終滿足企業(yè)數(shù)據(jù)利用，這是一個持續(xù)、不斷循環(huán)的過程。

3 發(fā)電企業(yè)數(shù)據(jù)的檔案化管理總體目標(biāo)

3.1 保障企業(yè)數(shù)據(jù)來源可靠

來源可靠是使數(shù)據(jù)具有“原始記錄性”、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。例如，很多大型企業(yè)不同部門對于同一類型數(shù)據(jù)的統(tǒng)計是不同的（人員數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等），要想數(shù)據(jù)具有價值，必須確保數(shù)據(jù)的來源是唯一、可靠的，人員的數(shù)據(jù)信息應(yīng)源于人資或人資系統(tǒng)，經(jīng)營的數(shù)據(jù)應(yīng)源于財務(wù)或財務(wù)共享系統(tǒng)等。保障企業(yè)數(shù)據(jù)來源可靠是企業(yè)數(shù)據(jù)檔案化管理的首要目標(biāo)。

3.2 提升企業(yè)數(shù)據(jù)質(zhì)量

提升企業(yè)數(shù)據(jù)質(zhì)量是沿用“確保檔案內(nèi)容完整、有效、規(guī)范”的思路，傳統(tǒng)檔案管理中，確保檔案簽章手續(xù)完備、提升檔案完整規(guī)范性等均是保證檔案質(zhì)量的有效手段。在數(shù)據(jù)環(huán)境中，同樣，我們要想保證數(shù)據(jù)可用能用好用，必須確保數(shù)據(jù)是完整的、有效的、規(guī)范的，即數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3 大力確保數(shù)據(jù)安全

數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全和傳統(tǒng)的檔案安全并不是一個等級，必須從數(shù)據(jù)生產(chǎn)安全、數(shù)據(jù)存儲安全、數(shù)據(jù)交換安全、數(shù)據(jù)訪問安全等多維度大力確保數(shù)據(jù)安全。

3.4 致力于大數(shù)據(jù)挖掘與決策

企業(yè)數(shù)據(jù)檔案化管理的終極目標(biāo)便是“利用”，將企業(yè)數(shù)據(jù)按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及一系列技術(shù)管理手段進行收集（收集）、清洗（鑒定）、監(jiān)測（鑒定）、保存（保管）、初步使用（第一價值）、分析（編研）、挖掘（編研）、視圖（編研產(chǎn)品）、決策（利用）與傳統(tǒng)檔案管理核心環(huán)節(jié)不謀而合。

4 發(fā)電企業(yè)數(shù)據(jù)的檔案化管理現(xiàn)狀分析

企業(yè)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生更加多元化，但檔案管理模式相對單一，目前仍是集中在傳統(tǒng)的企業(yè)文書、會計、工程項目等紙質(zhì)檔案，及以PDF文件為主的電子文件管理上，對于企業(yè)更多表現(xiàn)形式的各類數(shù)據(jù)的管理較為薄弱，主要表現(xiàn)在：

4.1 對于數(shù)據(jù)管理認(rèn)識有偏頗

1）意識薄弱。關(guān)于企業(yè)數(shù)據(jù)，目前各企業(yè)主要由信息部門牽頭管理，其基本處于實現(xiàn)“數(shù)據(jù)安全的存儲”即可，但對數(shù)據(jù)進行“檔案化”管理，目前多數(shù)人對此認(rèn)識不足，沒有意識到數(shù)據(jù)需要按照檔案管理的要求和形式進行管理。

2）缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)支撐。由于對檔案化管理的認(rèn)知不足，因此，現(xiàn)有檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)更多地關(guān)注傳統(tǒng)檔案的管理，未能將企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)納入檔案管理范圍，

4.2 檔案管理信息化水平有待提高

1）目前，企業(yè)檔案人員大多不具備信息化數(shù)字化管理能力，對現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)掌握相對匱乏，管理難度大。反之，信息化管理人員對于檔案管理的要求知之甚少，亟需要雙方的默契配合。

2）企業(yè)檔案管理信息化程度有待提升，目前不足以匹配企業(yè)全部數(shù)據(jù)的檔案化管理。

4.3 部門間的配合度較差

1）當(dāng)前，企業(yè)競爭壓力大，各部門任務(wù)繁重，傳統(tǒng)的歸檔工作完成不理想，對數(shù)據(jù)的收集、歸檔配合度更低。

2）部分企業(yè)數(shù)據(jù)存在“只收不管”的問題，僅在服務(wù)器上設(shè)置獨立的存儲位置，供三維模版、設(shè)計軟件、數(shù)據(jù)庫的存放，檔案人員甚至無法讀取，檔案部門即使提出相關(guān)檔案管理要求，其并不理解。

國內(nèi)企業(yè)數(shù)據(jù)的檔案化管理目前尚不成熟，可參考的經(jīng)驗和做法較少，需進一步明確管理目標(biāo)、管理職責(zé)、管理方法，完善管理體系和資源配置。

5 實施對策

5.1 用檔案管理的理念和思路管理企業(yè)數(shù)據(jù)

1）現(xiàn)狀自查：摸清企業(yè)數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀。企業(yè)數(shù)據(jù)模式是分散管理還是集中管理；企業(yè)數(shù)據(jù)管理是混亂的還是井井有條的，摸清現(xiàn)狀是做好數(shù)據(jù)的檔案化管理的基礎(chǔ)。

2）精心策劃：啟動企業(yè)數(shù)據(jù)檔案化管理項目。企業(yè)數(shù)據(jù)檔案化管理必須有精心的策劃，有序的組織，是整個企業(yè)的行為，并不是一個部門的事物。盡量由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)調(diào)各個相關(guān)部門共同策劃執(zhí)行。

3）數(shù)據(jù)管理體系：塑造數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)電企業(yè)檔案管理的依據(jù)是檔案歸檔收集范圍和保管期限表，同樣的，發(fā)電企業(yè)數(shù)據(jù)的檔案化管理首先也要弄清楚企業(yè)到底有哪些有價值的數(shù)據(jù)可以檔案化管理，建立標(biāo)準(zhǔn)體系，塑造數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

4）存量數(shù)據(jù)改造：解決已有數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。已經(jīng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要通過技術(shù)等手段，將已有的存在問題的數(shù)據(jù)進行規(guī)范化。

5）數(shù)據(jù)交換架構(gòu)：打通數(shù)據(jù)孤島，將數(shù)據(jù)變得可用。

6）行為管控：優(yōu)化增量數(shù)據(jù)質(zhì)量。約束行為，新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將按照規(guī)范化流程流動和管理。

7）治理能力：數(shù)據(jù)治理、分析、決策與視圖等，使數(shù)據(jù)變得好用、更有價值。

5.2 用傳統(tǒng)檔案管理結(jié)果保存企業(yè)數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)檔案管理最終呈現(xiàn)出的是一份份規(guī)范可用的檔案文件，同樣，可通過報表管理、數(shù)據(jù)交換（可用于數(shù)據(jù)庫歸檔）、統(tǒng)一平臺等方法將企業(yè)數(shù)據(jù)的管理結(jié)果導(dǎo)向性保存。

未來的檔案管理一定存在多態(tài)并存的局面，以檔案管理的精髓和思路去管理，是不斷積累發(fā)電企業(yè)有效數(shù)據(jù)資產(chǎn)的必經(jīng)途徑。