淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策

張宗芬

（東營市墾利區(qū)檔案館，山東 東營 257500）

在信息時(shí)代下數(shù)據(jù)交流日益緊密，企業(yè)在生產(chǎn)與管理中產(chǎn)生大量的資料，需要企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息管理，做好檔案管理工作，企業(yè)管理人員才能夠準(zhǔn)確把握企業(yè)生產(chǎn)情況，做出正確的企業(yè)管理決策，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理工作主要以人力為主，負(fù)責(zé)收集企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息，并建立檔案，確保檔案的安全性，提供檔案查閱服務(wù)。但傳統(tǒng)檔案工作有著明顯的局限性，隨著企業(yè)經(jīng)營時(shí)間延長，檔案資料愈來愈多，給予了檔案管理人員非常大的工作負(fù)擔(dān)，檔案應(yīng)用效果也不佳。故此，企業(yè)在開展檔案管理過程中應(yīng)該采用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作方式，發(fā)揮檔案的價(jià)值。

1 概念

檔案管理工作，是指檔案信息整理與檔案實(shí)體整理工作，并為檔案利用者提供各項(xiàng)服務(wù)。檔案管理工作是企業(yè)、事業(yè)工作單位重要運(yùn)行、發(fā)展的重要內(nèi)容。信息時(shí)代下檔案管理是指信息化檔案管理，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，能夠保障檔案管理有效性，提升檔案管理效果。檔案管理工作環(huán)節(jié)為：收集→整理→價(jià)值鑒定→保存→編目→檢索→統(tǒng)計(jì)→編輯→編纂→利用等多個(gè)部分，將信息技術(shù)應(yīng)用于其中，可以發(fā)揮檔案價(jià)值，服務(wù)于檔案利用者。在信息時(shí)代下檔案管理工作主要分為實(shí)體管理與信息開發(fā)兩個(gè)部分，分管實(shí)體檔案與信息化檔案。因此在信息時(shí)代下開展檔案管理工作，要充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重點(diǎn)變化，完善檔案管理工作方式，真正發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值。

2 問題

2.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

目前，不少企業(yè)對(duì)于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和方式，導(dǎo)致各類資料無法在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用。另外，由于相關(guān)管理制度的缺失，導(dǎo)致資料無法及時(shí)地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使企業(yè)遭受一定損失。企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)度不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致資料利用率下降。

2.2 體系問題

信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統(tǒng)軟件、電子計(jì)算機(jī)就完成信息化建設(shè)工作，還包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全管等工作內(nèi)容，需要多個(gè)部門配合。傳統(tǒng)檔案信息化管理工作水平始終不高，企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，企業(yè)在開展檔案信息化管理工作停滯不前，企業(yè)雖然投入了一定的資金用于硬件建設(shè)，但沒有加強(qiáng)軟件工作投入，忽視檔案管理工作價(jià)值。企業(yè)在開展檔案管理時(shí)要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，才能夠促使企業(yè)檔案管理工作從低階到高階發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作信息化改革。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作認(rèn)知有限，在決策時(shí)沒有主動(dòng)要求檔案管理部門提出意見，讓其共同參與企業(yè)管理工作之中。

2.3 重視程度不足

不少企業(yè)中缺乏專門的檔案管理部門，即使設(shè)置有專門的檔案管理部門，其中的檔案管理人員大多采用其他部門人員兼任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，導(dǎo)致在實(shí)際檔案管理中，管理工作缺乏有序性、規(guī)范性。

3 對(duì)策

3.1 保障檔案數(shù)據(jù)安全

企業(yè)檔案管理工作信息化過程中，一定要保障其安全性、可靠性。具體方法如下：1）將企業(yè)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行安全等級(jí)分級(jí)，對(duì)于絕密檔案應(yīng)該特殊保管、多份備案；2）日常中做好檔案管理數(shù)據(jù)庫安全維護(hù)工作，定期升級(jí)管理系統(tǒng)；3）聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)提供檔案管理數(shù)據(jù)庫安全服務(wù)，確定是否有人進(jìn)行非法入侵；4）定期更換口令、命令，劃分檔案管理系統(tǒng)管理權(quán)限；5）檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，約束個(gè)人行為；6）定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法制教育，提升其法律意識(shí)；7）對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保檔案管理系統(tǒng)癱瘓時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。

3.2 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)加快信息化建設(shè)速度，使管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低，工作效率提高。在信息 化背景下，檔案管理的數(shù)字化、信息化是檔案工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，資料增加速度越來越快，需要對(duì)檔案管理模式和方式進(jìn)行創(chuàng)新?？赏ㄟ^紙質(zhì)文件掃描等方式，進(jìn)一步形成電子文件，首先，需要確保檔案管理的辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。其次，在檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效融合，進(jìn)一步促進(jìn)信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，相關(guān)使用者能夠隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)對(duì)所需資料的查詢、瀏覽、訪問以及下載，使檔案檢索利用率有效提高，檔案管理服務(wù)水平和質(zhì)量提升。最后，各部門應(yīng)積極配合，企業(yè)加大資金投入力度，對(duì)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備和管理軟件進(jìn)行配置，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)， 使資料信息的利用價(jià)值得以充分發(fā)揮。

3.3 提升檔案管理工作人員管理素質(zhì)

企業(yè)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)提高對(duì)于有效保證檔案管理服務(wù)水平有著重要的影響。信息化時(shí)代下，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，檔案管理人員也應(yīng)該，配合改革工作開展。具體方法如下：1）由企業(yè)檔案管理信息化改革主要負(fù)責(zé)人牽頭，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要包括信息化檔案管理內(nèi)容、信息化檔案管理流程、檔案管理軟件使用辦法、信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理等多項(xiàng)培訓(xùn)內(nèi)容；2）招聘復(fù)合型檔案管理人才，提升檔案管理人員整體素質(zhì)。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行全面化、信息化、現(xiàn)代化檔案管理。加強(qiáng)檔案資源管理的規(guī)范化管理，結(jié)合實(shí)際情況開展信息化檔案管理工作改革，滿足企業(yè)發(fā)展需求，不斷強(qiáng)化檔案資源安全保障體系，從而滿足企業(yè)發(fā)展需求。