加強檔案數(shù)字化建設(shè)工作的探討

李新華

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150056）

檔案是社會發(fā)展過程中不可或缺的重要資源，目前檔案加快了數(shù)字化發(fā)展的步伐，這不僅減少了檔案庫存空間的占用，同時檔案服務成本下降。在檔案數(shù)字化過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在網(wǎng)絡環(huán)境下以電子文件的形式呈現(xiàn)出來，并在電子設(shè)備進行存儲，這為檔案管理和利用帶來了更多的便捷性。

1 檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化是計算機技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中應用而產(chǎn)生的一種新的檔案信息形態(tài)，其通過運用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，使檔案保存、傳輸和開發(fā)利用更具便捷性。并應用計算機系統(tǒng)來統(tǒng)一對檔案進行管理，有利于推進檔案信息的有效共享。另外，通過應用先進技術(shù)手段來對檔案信息加以整合，可以使分散、零散的檔案信息集中在一起，進一步提高檔案信息資源的豐富性，并通過打造更具靈活和多樣的檔案服務方式，有利于促進檔案服務質(zhì)量和水平的提升。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和原則

2.1 內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要以紙質(zhì)檔案和正在形成的電子類文件作為主要對象，即針對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，兩者保持一致性。在目前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，在做好檔案信息轉(zhuǎn)化過程中，還需要對檔案目錄和檔案信息全文實現(xiàn)數(shù)字化處理，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案著錄標準。檔案全文數(shù)字化具體采用掃描錄入的方式或是OCR識別來進行檔案資料的有效處理，并以全文檢索數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為輔助。

2.2 原則

2.2.1 標準化原則

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要以標準化原則為基礎(chǔ)，各單位要結(jié)合自身的實際情況，構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化建設(shè)標準和制度，以此來規(guī)范檔案部門的具體工作。同時還要確保電子文件數(shù)據(jù)的精準性，同時文件格式和備份也需要與相關(guān)要求相符，這樣才能促進檔案數(shù)字化建設(shè)效率的提高，更好地發(fā)揮出數(shù)字檔案的重要價值。

2.2.2 系統(tǒng)化原則

檔案數(shù)字化建設(shè)時要遵循系統(tǒng)化原則，即需要建立檔案管理系統(tǒng)，并針對檔案管理流程進行分析，開展檔案調(diào)研工作，借助于檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，為電子文件的運轉(zhuǎn)提供一個良好的服務平臺。

2.2.3 互聯(lián)互通原則

為了實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程時，檔案管理系統(tǒng)要具備廣泛的接口，形成信息交互系統(tǒng)。而且通過統(tǒng)一檔案格式，并打破檔案管理系統(tǒng)的物理隔離，不斷豐富連通接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效對接和信息的互聯(lián)互通，促進檔案服務質(zhì)量和水平的提升。

2.2.4 指導監(jiān)督原則

檔案數(shù)字化推進過程中要強化監(jiān)督，通過監(jiān)督來促進檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序推進。即在實際工作中，針對數(shù)字化建設(shè)進行有效監(jiān)督，使各項工作有序推進，并督促檔案管理人員能夠提供更加規(guī)范的檔案服務，不斷豐富檔案服務職能，為檔案數(shù)字化建設(shè)工作指明發(fā)展方向，全面提高檔案信息化水平。

3 加強檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

3.1 樹立正確的檔案數(shù)字化建設(shè)意識

在當前信息化時代背景下，需要強化檔案管理人員的數(shù)字化建設(shè)意識，并要重視信息技術(shù)和先進設(shè)備的引入。但檔案數(shù)字化建設(shè)涉及內(nèi)容十分廣泛，而且這項工作具有長期性特點，因此在實際工作中，要求保障主體、介質(zhì)和客體之間的緊密聯(lián)系，使檔案數(shù)字化建設(shè)能夠落到實處。因此要求單位自上而下都要認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，樹立正確的檔案數(shù)字化建設(shè)意識，檔案管理人員要重視自身信息化技術(shù)水平的提升，以此來促進檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序推進。

3.2 建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度

檔案數(shù)字化建設(shè)需要針對國家相關(guān)的法律法規(guī)進行認真研究，結(jié)合單位自身的具體情況，構(gòu)建完善的制度體系。同時還要做好制度的落實，使單位內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)工作有章可循。并以制度為基礎(chǔ)，合理設(shè)置檔案管理崗位，做好崗位責任落實工作，通過明確職責和分工，從而有序地推進檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

3.3 做好檔案鑒定工作

在當前信息化時代下，檔案數(shù)量十分龐大，而且檔案中含有大量的重復和冗余的信息，檔案管理人員需要花費大量的時間和精力從龐大的信息中篩選出有用的信息，并完成信息的數(shù)字化處理工作，實現(xiàn)檔案的有效利用。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中還需要對建設(shè)成本和使用收益給予重視，并通過合理管理檔案資料，針對不同種類檔案之間的劃分關(guān)系進行有效區(qū)分，有針對性地篩選檔案信息，實現(xiàn)對有價值信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并根據(jù)重要程度進行細分，確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量。

3.4 建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化建設(shè)能夠使檔案利用者實時獲取到所需要的檔案信息，并通過打造檔案服務平臺，更好地滿足社會發(fā)展過程中對檔案的利用需求。目前我國檔案數(shù)字化建設(shè)仍處于起步階段，實際工作中還存在較多問題。因此在實際工作中，需要建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，全面提高檔案信息管理系統(tǒng)的標準化和規(guī)范水平。同時還要重視檔案信息系統(tǒng)整體功能的發(fā)揮，這就需要重視先進技術(shù)手段和設(shè)備的應用，及時對系統(tǒng)進行更新和升級，為檔案信息的統(tǒng)一管理、隨時調(diào)閱和共享打下堅實的基礎(chǔ)。

3.5 注重檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

當前檔案信息管理系統(tǒng)還不完善，沒有完全實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理，這就迫切需要加快推進數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以便于實現(xiàn)信息的隨時調(diào)閱，為用戶信息查詢和利用提供更多的便利性。由于數(shù)據(jù)庫的運行需要計算機技術(shù)和人工操作的協(xié)同配合，而且直接面向用戶應用，因此需要在實際工作中不斷推進檔案信息數(shù)據(jù)庫的完善，及時對數(shù)據(jù)庫的檔案信息進行更新和補充，并借助于網(wǎng)絡來打造分布式的數(shù)據(jù)庫群，更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的實際效能，為檔案信息價值的發(fā)揮打下堅實的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

隨著檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展，檔案信息發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工作，我國檔案數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中問題頻發(fā)。因此要求檔案管理人員要不斷強化檔案數(shù)字化意識，并重視自身綜合素質(zhì)的提升。同時還要積極構(gòu)建完善的制度體系，重視先進技術(shù)手段的運用，積極建立檔案信息管理系統(tǒng)， 充分地發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的重要作用，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。