大數(shù)據(jù)背景下科研事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

杜 丹

（黑龍江省齊齊哈爾地質(zhì)勘查總院，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

科研事業(yè)單位檔案是對單位發(fā)展?fàn)顩r和組織活動的準(zhǔn)確記錄，是單位發(fā)展的重要見證，能夠有效的體現(xiàn)出科研單位的管理能力和業(yè)務(wù)水平，具有非常重要的作用。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，科研事業(yè)單位為了能夠更好的與時代發(fā)展需求相適應(yīng)，加快了檔案管理工作改革的步伐。特別是辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案加快了數(shù)字化的發(fā)展，這對檔案管理工作效率和質(zhì)量提出了更高的要求。因此科研事業(yè)單位檔案管理工作中需要重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，從而有效的促進(jìn)科研事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1 科研檔案的特有價值

1.1 憑證價值

科研檔案是檔案中較為重要的組成內(nèi)容，其是對科研項目全過程的真實記錄，作為科研工作中形成的資料，具有較強(qiáng)的原始性和真實性，科研檔案的價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過科技資料，具有一定的法律效力和憑證價值。特別是在知識產(chǎn)權(quán)糾紛中科研檔案能夠發(fā)揮重要的憑證作用。

1.2 知識儲備價值

科技是當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要驅(qū)動力，但科技的發(fā)展需要以前人科技成果為基礎(chǔ)?？蒲袡n案是對科研成果形成過程的真實記錄，能夠為科技的發(fā)展和創(chuàng)新提供重要的依據(jù)。而且科研檔案還是產(chǎn)品制造的重要的依據(jù)，也是新產(chǎn)品開發(fā)的基礎(chǔ)和前提。科研檔案中所儲備的知識和信息，是科研人員進(jìn)行科學(xué)研究過程中重要的參考依據(jù)。

1.3 社會記憶價值

科研檔案還具有較強(qiáng)的社會記憶價值，其通過對我國科研史的有效宣傳，推動科研精神的傳承。而且依托于智庫還能夠促進(jìn)科研技術(shù)和信息的有效共享?？蒲袡n案在一定程度上能夠反映出某一時期國家科技和工業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。由于是對科研過程的真實記錄，通過科研檔案還能夠了解科研人員研究過程中思路變化，檔案中所蘊(yùn)含的科研精神具有激勵和指引作用。

2 大數(shù)據(jù)背景下科研事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 樹立檔案管理新觀念

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，各種先進(jìn)技術(shù)手段在各行各業(yè)中普及應(yīng)用，有效的保證了各行業(yè)的快速發(fā)展?？蒲惺聵I(yè)單位檔案管理工作也需要緊跟時代發(fā)展步伐，與時俱時。單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員需要重視自身檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，積極推進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新，全面提升檔案管理信息化水平，以高質(zhì)量的檔案信息資源來促進(jìn)科研事業(yè)單位各項工作的有序發(fā)展。

2.2 制定完善的檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，科研事業(yè)單位需要積極推動檔案管理模式的創(chuàng)新，因此需要建立健全制度體系，為檔案工作的開展提供重要的制度保障。在實際工作中，需要結(jié)合科研事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性，使其 能夠更好的滿足科研事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展需要。而且為了能夠提高檔案管理工作整體水平，還需要建立獎懲機(jī)制和考核機(jī)制，并在檔案管理工作各個環(huán)節(jié)做好工作機(jī)制的落實，以此來調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。

2.3 檔案數(shù)據(jù)的采集和處理

科研事業(yè)單位在檔案管理工作中，需要重視檔案信息的采集和處理工作。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需要通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的高效采集，針對現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行整合，并通過對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行建檔、分類，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，打造多維多源的大數(shù)據(jù)管理平臺，并建立科研領(lǐng)域大數(shù)據(jù)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的深入挖掘和利用，從而更好的發(fā)揮出檔案信息的知識服務(wù)效能。

2.4 提升檔案信息化水平

目前檔案工作中先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這對于檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升起到重要的支撐。為了能夠進(jìn)一步提升科研事業(yè)單位檔案的利用率，需要努力提升檔案信息化水平，這就需要重視檔案信息化建設(shè)。通過合理運(yùn)用信息技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一和集中管理。并借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，打造檔案信息管理平臺，為檔案信息的管理、保存、開發(fā)利用提供更多的便利性。而且在檔案信息化建設(shè)過程中，科研事業(yè)單位還需要加大投入力度，積極對軟硬件設(shè)施進(jìn)行完善和更新，保證其先進(jìn)性，能夠滿足檔案信息化建設(shè)的需求。另外，在檔案信息化管理工作中，還需要重視對檔案信息化管理平臺的保護(hù)，積極采取有效的安全防范措施，保證檔案信息的安全，進(jìn)一步提升科研事業(yè)單位檔案的信息化和智能化管理水平。

2.5 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

目前科研事業(yè)單位檔案信息化管理水平有了大幅度的提升，檔案管理工作效率和質(zhì)量有了大幅度的提升。作為科研事業(yè)單位檔案管理人員，需要進(jìn)一步強(qiáng)化對檔案信息化的認(rèn)識，并在實際工作中能夠基于自身需求積極推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，實現(xiàn)檔案信息的歸集管理，并針以檔案數(shù)據(jù)加中的信息及時進(jìn)行更新，為檔案信息的查閱、利用和共享創(chuàng)造良好的條件。特別是通過建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，在檔案信息利用過程中，利用者通過自身的權(quán)限即可以直接在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案信息檢索。不僅檔案利用工作流程得到精簡，而且實現(xiàn)了檔案信息的最大化利用。

2.6 加強(qiáng)檔案信息安全和保密管理

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息安全面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。這就需要科研事業(yè)單位在檔案管理工作中需要加強(qiáng)對安全和保密管理工作的重視。特別是對于科研單位而言，一些科研檔案信息涉及一些戰(zhàn)略性資源文件，關(guān)系到國家的安全和利益，對于這些檔案信息需要做好安全和保密管理工作。在實際管理工作中，單位檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間宜設(shè)立物理隔離措施，強(qiáng)化對網(wǎng)絡(luò)訪問的管理。同時還要配備專業(yè)的防病毒軟件和數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件，保證檔案信息的安全性。另外，對于檔案管理人員，還需要加強(qiáng)對其培訓(xùn)和教育，提升檔案管理人員的保密意識，使其在檔案管理工作中具有較好的安全意識，進(jìn)一步保證檔案信息數(shù)據(jù)庫的高效、穩(wěn)定和安全運(yùn)行。

3 結(jié)束語

科研事業(yè)單位檔案管理作為單位最為基礎(chǔ)性的管理工作，為了提高檔案管理工作的水平，要求科研單位從上到下都需要強(qiáng)化對檔案管理工作的重視。特別是對于科研檔案信息，其為科研成果的真實記錄，能夠為科研工作提供重要的參考。因此科研事業(yè)單位需要積極采取有效的措施來提高檔案管理水平，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用，為科研工作的有序推進(jìn)打下堅實的基礎(chǔ)。