事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢(shì)研究

周 魏

（富蘊(yùn)縣人力資源和社會(huì)保障局，新疆 阿勒泰 836100）

與其他的企業(yè)和機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案管理不同的是，事業(yè)單位所涉及的信息和資料較為復(fù)雜，且量多，這就為其財(cái)務(wù)管理工作增加了難度。而建立事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化，可以創(chuàng)新財(cái)務(wù)工作模式，讓整體管理效果更加科學(xué)、合理。從目前時(shí)代發(fā)展的情況來(lái)看，財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是必然的。其中所涉及的財(cái)務(wù)核算、處理工作都可以利用計(jì)算機(jī)或大數(shù)據(jù)技術(shù)加以?xún)?yōu)化和完善，不僅提升了財(cái)務(wù)檔案管理的效率，還實(shí)現(xiàn)了檔案的共享，讓事業(yè)單位的管理工作更加自動(dòng)化、科學(xué)化。

1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的意義及重要性

1.1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的意義

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的下屬機(jī)構(gòu)，其財(cái)務(wù)檔案管理工作具有一定的特殊性。檔案資料是事業(yè)單位變革的見(jiàn)證，所包含的內(nèi)容很多，對(duì)事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展也具有重要意義。在當(dāng)下信息化的時(shí)代，提倡無(wú)紙化和自動(dòng)化辦公，而傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理工作也要進(jìn)行信息化建設(shè)，從人工的讀取方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀。檔案管理人員可以利用信息化的手段，及時(shí)檢索方便為信息決策和項(xiàng)目服務(wù)做出參考。因此，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，要盡快應(yīng)用信息和數(shù)字化手段，提升管理效率，并助力未來(lái)事業(yè)單位管理工作的順利進(jìn)行。

1.2 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理信息化對(duì)整個(gè)事業(yè)單位管理工作的意義，確保工作中操作的規(guī)范，并提高自身的檔案管理能力。主要的意義表現(xiàn)在：對(duì)財(cái)務(wù)檔案的資源配制進(jìn)行優(yōu)化；降低事業(yè)單位發(fā)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的概率；促進(jìn)事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造出更多的價(jià)值。

2 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1 缺乏財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏對(duì)檔案歸納工作的重視，其日常的工作內(nèi)容較為繁重，很難有精力做好檔案管理工作。同時(shí)，還有財(cái)務(wù)部門(mén)的管理人員存在傳統(tǒng)的管理觀念，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管、查詢(xún)、核算等工作不連貫。造成當(dāng)需要調(diào)取財(cái)務(wù)檔案時(shí)，缺乏方向性，無(wú)形中增加了工作的難度。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理方式落后

目前，很多事業(yè)單位仍然采用分類(lèi)擺放的方式來(lái)管理財(cái)務(wù)檔案，在利用紙質(zhì)便簽來(lái)歸檔，這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案資料很損壞，如果檔案儲(chǔ)存的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，還會(huì)出現(xiàn)被侵蝕的情況。同時(shí)，還存在財(cái)務(wù)部門(mén)并不重視檔案的管理工作，也沒(méi)有為其投入充足的資金，出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理場(chǎng)所過(guò)于陳舊的情況，不僅降低了工作效率，還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或破損的情況。

2.3 建立的信息化設(shè)備落后

雖然有部分事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化的重視程度有所增加，但所應(yīng)到的設(shè)備較為陳舊，影響了管理模式。一般事業(yè)單位都很難購(gòu)買(mǎi)信息化設(shè)備，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度以及真實(shí)性有所降低。即便有事業(yè)單位投入了資金來(lái)購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)檔案管理所需的設(shè)備，但是并沒(méi)有根據(jù)實(shí)際的需求情況來(lái)采購(gòu)，設(shè)備較為落后。一旦設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，在后期維修過(guò)程中還需要大量的資金，更加影響了財(cái)務(wù)檔案的管理工作。還有，事業(yè)單位沒(méi)有建立數(shù)字化的管理模式，存儲(chǔ)方式不恰當(dāng)，未將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理的安全系數(shù)較低，信息很容易被攥改，為財(cái)務(wù)檔案管理信息化增加了難度[1]。

3 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

3.1 提升檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理模式的優(yōu)化，相關(guān)工作人員要提升重視程度。從傳統(tǒng)的觀念中轉(zhuǎn)變出來(lái)，學(xué)習(xí)新的工作技術(shù)，并將其落實(shí)到管理當(dāng)中。事業(yè)單位的管理人員也要有大局觀，增加對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，定期組織培訓(xùn)工作，在員工中傳播規(guī)范的管理意識(shí)。事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)也要增加相互之間的溝通和交流，相互合作，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的流程進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)于在管理工作中，表現(xiàn)突出的個(gè)人要給以獎(jiǎng)勵(lì)，在員工中起到榜樣的作用，以提升整個(gè)事業(yè)單位的管理水平。

3.2 增加對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化技術(shù)的投入

在信息化時(shí)代，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)科技上的轉(zhuǎn)變?？梢岳迷贫藘?chǔ)存等技術(shù)來(lái)管理好財(cái)務(wù)檔案，提高工作效率，并確保財(cái)務(wù)檔案的安全。在建立財(cái)務(wù)檔案庫(kù)的過(guò)程中，要對(duì)檔案提取、補(bǔ)充、更新等工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)智能化操作，利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理?？梢岳脭?shù)字化技術(shù)，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)檔案管理工作流程，提高工作效率。還可以利用自動(dòng)化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檢索、整合、提取信息的自動(dòng)化，加速財(cái)務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化水平。

3.3 加強(qiáng)建設(shè)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案

傳統(tǒng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理文件多是紙質(zhì)類(lèi)型的，這就增加了保存和更改的難度，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的要求也很高。在信息化時(shí)代，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作模式也發(fā)生了改變，要根據(jù)現(xiàn)有的要求，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，利用信息技術(shù)，將原有紙質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)變成電子的方式，讓信息的讀取更加便捷，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。還可以利用云計(jì)算或大數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整合、處理，將信息永久的保存。防止出現(xiàn)丟失的情況，財(cái)務(wù)檔案的完整，更利于事業(yè)單位決策的科學(xué)[2]。

4 結(jié)論

對(duì)于事業(yè)單位而言，財(cái)務(wù)檔案管理工作是十分重要的。尤其是近年來(lái)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的管理模式也要發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒鏅n，提升檔案資源的整合程度。事業(yè)單位可以利用信息技術(shù)，提升財(cái)務(wù)檔案的管理力，保證準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。