淺談如何加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展

潘翠芬

（東莞市第七人民醫(yī)院，廣東 東莞 523000）

檔案信息化，顧名思義，將檔案的收集，整理，管理，歸檔，保存由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)換的過(guò)程。伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化時(shí)代悄然到來(lái)。在信息化時(shí)代的今天，各行各業(yè)在信息化技術(shù)深入中不斷創(chuàng)新發(fā)展。醫(yī)院作為“以病人為中心，以質(zhì)量為核心”的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在與時(shí)間賽跑中，同樣積極將信息化技術(shù)融入日常運(yùn)營(yíng)管理中以優(yōu)化服務(wù)模式。那么，在日常運(yùn)營(yíng)中，醫(yī)院如何將信息化融入到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量、充分發(fā)揮檔案的作用，從而助力于提升醫(yī)院的管理及服務(wù)水平。

1 實(shí)現(xiàn)檔案信息化存在的問(wèn)題

1.1 檔案存儲(chǔ)及管理模式傳統(tǒng)

新時(shí)代下，中國(guó)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)開(kāi)始迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+及信息化技術(shù)逐漸融入到各行各業(yè)，無(wú)紙化辦公一詞躍然紙上。無(wú)紙化辦公，字如其意，辦公不再需要紙張，從辦公用具到辦公文件，全部在計(jì)算機(jī)上開(kāi)展。這一想法符合可持續(xù)發(fā)展理念，被人們所推崇。但是在實(shí)際生活中無(wú)紙化辦公并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。甚至在很多領(lǐng)域紙質(zhì)辦公及紙質(zhì)辦公用品仍扮演著主角的身份，包括當(dāng)今我國(guó)醫(yī)療系統(tǒng)。信息化技術(shù)雖然已經(jīng)融入醫(yī)院日常辦公中，但紙質(zhì)文件仍然很多，例如，病歷，就診記錄以及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)相關(guān)文件等等。與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案管理同樣在日常檔案管理中，紙質(zhì)檔案管理份額較重。紙質(zhì)檔案管理不同于電子版信息檔案管理，紙質(zhì)版文件全部由人工整理，人工管理不同于機(jī)器，機(jī)器可以在電量充足的情況下不知疲憊的工作，且很少出錯(cuò)。人工不同，人工難免因?yàn)樽呱?、疲憊等其他情況增加工作管理錯(cuò)誤[1]。并且人工專注力時(shí)間本身有限，即使我們工作能力很強(qiáng)也避免不了出現(xiàn)誤差。此外，在信息化技術(shù)導(dǎo)向的今天，醫(yī)院系統(tǒng)與時(shí)俱進(jìn)中，將紙質(zhì)辦公和信息化辦公的同步管理，也增加了工作量。為保證檔案整理保存不出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員就必須仔細(xì)審核和檢查，以保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性、對(duì)應(yīng)性。而且檔案管理不止一人，檔案在歸檔前后期被多人經(jīng)辦整理，這也間接增加了查找難度。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)模式以及管理模式不但不能滿足檔案管理的準(zhǔn)確性，同時(shí)極大降低了辦公效率。

1.2 網(wǎng)絡(luò)辦公技能薄弱

雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電腦辦公已經(jīng)成為主流。但人們還是忽視了一點(diǎn)：需要人工操作電腦。在傳統(tǒng)的工作體制下，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)要求沒(méi)有統(tǒng)一?，F(xiàn)今信息化技術(shù)已經(jīng)全方面普及，但各大單位仍然沒(méi)有足夠重視信息化時(shí)代下電腦的操作能力，我們?cè)谵k公中主要依托的仍然是傳統(tǒng)工作模式。所以對(duì)于信息時(shí)代的到來(lái)，很多工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)根本不達(dá)標(biāo)。一些資歷較深的專家級(jí)人才，計(jì)算機(jī)辦公能力明顯不如年輕醫(yī)護(hù)人員。在醫(yī)院日常辦公中，治病救人是關(guān)鍵，最厲害的技術(shù)集中體現(xiàn)在醫(yī)學(xué)技術(shù)上，而計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力在日常辦公中，默默被忽視。同時(shí)，在醫(yī)院系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的生疏同樣會(huì)給人們一種錯(cuò)覺(jué)，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)也沒(méi)有那么實(shí)用。這使得醫(yī)院實(shí)際辦公中，醫(yī)護(hù)人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的學(xué)習(xí)主動(dòng)性不強(qiáng)。此外，依賴于信息化技術(shù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公也沒(méi)有受到強(qiáng)制要求，所以盡管我們的工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)不成熟也沒(méi)有得到足夠的培訓(xùn)，導(dǎo)致了我們的信息化技術(shù)雖然快捷，但是在實(shí)際的辦公中仍然沒(méi)有被全面應(yīng)用，從而進(jìn)一步阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展。

2 加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展路徑

2.1 提高檔案信息化理念

觀念是行為指南，在醫(yī)院加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中，首先應(yīng)提高檔案信息化理念，提高醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案信息化的重視程度，才能確保檔案信息化的推進(jìn)，做到真正意義上的檔案信息化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。在21世紀(jì)，時(shí)代快速發(fā)展的今天，醫(yī)護(hù)系統(tǒng)也應(yīng)高度重視信息化，重視檔案信息化，重視信息化檔案管理，以提高醫(yī)院辦公效率[2]。從檔案本身來(lái)說(shuō)，檔案是原始文件，雖然不能時(shí)刻被利用，但原始文件卻具備著極其重要的作用。它是憑證，是真實(shí)記錄，是醫(yī)院運(yùn)行的歷史記載，是患者就醫(yī)記錄。就患者就醫(yī)記錄而言，實(shí)現(xiàn)信息化檔案意義非凡。在每一所醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中，都時(shí)刻面對(duì)著危重患者，面臨著生死時(shí)速的考驗(yàn)，時(shí)間就是生命在醫(yī)院救死扶傷中體現(xiàn)得淋漓盡致。在與時(shí)間賽跑中，面對(duì)眾多檔案，我們不能仍然停留在原始的翻找中，將生命置于掌控之外。

2.2 改善醫(yī)護(hù)人員信息化辦公素養(yǎng)

改善醫(yī)護(hù)人員信息化辦公素養(yǎng)我們可以兩個(gè)角度進(jìn)行調(diào)整。其一，從醫(yī)院在職工作人員角度考慮，我們可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)。培訓(xùn)中我們可以根據(jù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握程度進(jìn)行分層培訓(xùn)。將已經(jīng)熟練掌握辦公軟件的工作人員分成一組，將初步掌握計(jì)算機(jī)的工作人員分到一組?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到千家萬(wàn)戶，絕大多數(shù)工作人員都對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的掌握，所以我們分成兩組即可，不用擔(dān)心有完全不會(huì)電腦操作的[3]。同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員，我們可以安排他作為內(nèi)部講師對(duì)我們工作人員的計(jì)算機(jī)技能進(jìn)行培訓(xùn)。計(jì)算機(jī)講師我們也可以從外部聘請(qǐng)，聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)我們的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在時(shí)間安排上我們可以每周拿出一個(gè)小時(shí)的時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，或者集中培訓(xùn)。

其二，針對(duì)醫(yī)院的新鮮血液，為保證信息化時(shí)代下，加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，以提高工作效率和工作質(zhì)量，我們?cè)谛氯苏衅干贤瑯右⒁馊瞬潘刭|(zhì)。在招聘中，我們要對(duì)應(yīng)聘人員的辦公軟件使用的熟練程度上進(jìn)行要求。根據(jù)醫(yī)院具體情況，我們也可以招聘計(jì)算機(jī)能力較強(qiáng)的應(yīng)聘者，或者在專業(yè)限制之外要求計(jì)算機(jī)能力，這樣在信息化時(shí)代下，醫(yī)院才能加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 完善檔案信息化考核機(jī)制

完善檔案信息化考核機(jī)制是加快檔案信息化步伐，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的根本。為真正實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)結(jié)合檔案儲(chǔ)存及管理提高我們的工作效率，我們可以規(guī)避以往信息化技術(shù)應(yīng)用的不足，完善檔案信息化考核機(jī)制。在信息化技術(shù)引進(jìn)過(guò)渡中，對(duì)于醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行信息化檔案錄入考核。除此之外，在現(xiàn)今醫(yī)院辦公中，避免不了，仍存在紙質(zhì)版原始檔案文件[4]。針對(duì)紙質(zhì)版文件與電子文件共存現(xiàn)狀，我們可以根據(jù)每個(gè)人的能力和擅長(zhǎng)內(nèi)容取長(zhǎng)補(bǔ)短。

在醫(yī)院辦公中，加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展是時(shí)代所必需，但是信息化技術(shù)同樣存在不足，信息化技術(shù)依賴于互聯(lián)網(wǎng)。黑客、木馬、病毒是信息化技術(shù)今天我們可以經(jīng)常聽(tīng)到的詞語(yǔ)，在整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)甚至在整個(gè)國(guó)家，黑客的計(jì)算機(jī)技術(shù)都是過(guò)硬的，他們可以利用自己超強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)改變其他計(jì)算機(jī)程序。醫(yī)院信息化檔案是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，是醫(yī)患人員的基本信息，是機(jī)密。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化中，避免數(shù)據(jù)的丟失和泄露，我們就要在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)設(shè)置計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)部門(mén)，保證信息安全，這也是信息化時(shí)代下，加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中，醫(yī)院系統(tǒng)必須解決的問(wèn)題。

2.4 檔案管理中積極融入信息化技術(shù)

在加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中，從檔案信息錄入方面著手，要求醫(yī)護(hù)人員實(shí)現(xiàn)檔案信息化是醫(yī)院檔案信息化的第一步。在實(shí)際醫(yī)院運(yùn)行中，醫(yī)院檔案最終還是要統(tǒng)一到醫(yī)院檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理，包括信息化檔案及紙質(zhì)版原始文件。那么，實(shí)現(xiàn)檔案信息化就要在檔案管理中積極融入信息化技術(shù)。在現(xiàn)今醫(yī)院日常檔案管理辦公中，若想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，首先就要將紙質(zhì)化文件轉(zhuǎn)換成電子信息文件，我們可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)軟件，在不需要人為錄入的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子信息文件轉(zhuǎn)換。其次，醫(yī)院信息較多，涉及部門(mén)較多[5]。為便捷患者就醫(yī)，實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)一共享同樣需要專業(yè)化的信息技術(shù)平臺(tái)。專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺(tái)能夠減少患者辦事中來(lái)回跑，浪費(fèi)時(shí)間的情況。但專業(yè)化數(shù)據(jù)平臺(tái)引進(jìn)的同時(shí)，我們?cè)谌粘５膽?yīng)用中也應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，以避免數(shù)據(jù)丟失。其三，紙質(zhì)文件向電子信息化文件轉(zhuǎn)換以及專業(yè)化數(shù)據(jù)的平臺(tái)的應(yīng)用都離不開(kāi)更專業(yè)的信息化技術(shù)，這就需要我們?cè)趹?yīng)用新軟件平臺(tái)時(shí)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。我們可以在引進(jìn)專業(yè)化平臺(tái)和技術(shù)軟件時(shí)請(qǐng)合作方對(duì)我們的醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)安排自己的技術(shù)部門(mén)，專門(mén)負(fù)責(zé)信息技術(shù)相關(guān)工作，包括軟件、平臺(tái)的使用、維護(hù)、升級(jí)、優(yōu)化等?？傊诩涌鞕n案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中，就必須保證我們的工作人員真正地能夠熟練掌握信息化辦公，讓信息化技術(shù)名副其實(shí)的存在，以提高辦公效率。當(dāng)信息化應(yīng)用于醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理之中，檔案的信息化發(fā)展也會(huì)隨著融合其中，得到更好的進(jìn)步與發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，淺談如何加快檔案信息化步伐實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展是一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)意義的課題，值得我們醫(yī)院系統(tǒng)高度重視。以在醫(yī)院日后運(yùn)營(yíng)中，積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。