優(yōu)化高校檔案信息化建設(shè)的策略探討

郭 蓉

（三明學(xué)院，福建 三明 365004）

檔案信息化是將信息化理念和技術(shù)手段融入到高校檔案管理工作的各個(gè)流程環(huán)節(jié)之中，通過(guò)技術(shù)賦能檔案管理，釋放檔案管理的深層次價(jià)值。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，檔案信息化除了體現(xiàn)為以技術(shù)手段替代人工操作以外，還體現(xiàn)為管理模式上由實(shí)體保管向數(shù)字化形成的轉(zhuǎn)變，這使得原來(lái)分散的檔案信息資源在信息技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了集中性的存儲(chǔ)、管理和使用。顯然，檔案信息化建設(shè)沖擊了傳統(tǒng)檔案管理的理念和模式，對(duì)檔案管理的技術(shù)化提出了更高的要求，而這造成高校在信息化建設(shè)方向和方法方面存在一定的缺陷，需要針對(duì)性地分析和解決。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案作為高校發(fā)展中的信息資源產(chǎn)物，其反映的是高?？蒲小⒔虒W(xué)和黨政工作的開展歷史和教育教學(xué)改革的實(shí)際過(guò)程和成效。顯然，檔案信息是高校發(fā)展的寶貴資產(chǎn)，其內(nèi)涵比較豐富，經(jīng)濟(jì)價(jià)值、歷史價(jià)值以及文化價(jià)值也比較明顯。

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括檔案內(nèi)容的信息化和檔案利用的信息化兩方面的內(nèi)容。其中，檔案內(nèi)容的信息化是指將高?，F(xiàn)存的紙質(zhì)性的檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案信息在檔案信息系統(tǒng)中的錄入、存儲(chǔ)；檔案利用的信息化是指通過(guò)檔案信息系統(tǒng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行價(jià)值分析和價(jià)值利用，借助檔案中的有價(jià)值信息來(lái)提升高校管理的效率和效果，釋放高校人才培養(yǎng)的優(yōu)勢(shì)功能。

從關(guān)系上來(lái)看，檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容信息化和利用信息化之間存在密切的關(guān)聯(lián)性，其中內(nèi)容信息化是利用信息化的前提和基礎(chǔ)，利用信息化則是內(nèi)容信息化工作價(jià)值的一種體現(xiàn)方式。

2 高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理理念滯后

長(zhǎng)期以來(lái)，相關(guān)人員對(duì)高校檔案管理工作的認(rèn)知普遍保持在較陳舊的層面，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)比較輕松的工作，工作的技術(shù)含量低，環(huán)境寬松，操作簡(jiǎn)單。在這種理念的影響下，高校檔案管理主體對(duì)檔案信息化建設(shè)的新要求、新標(biāo)準(zhǔn)缺乏深刻的理解，在實(shí)際的信息化建設(shè)中過(guò)多地沿用以往的工作思維和工作方式，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)實(shí)際工作開展效果欠佳，影響了檔案管理效果。

2.2 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

長(zhǎng)期以來(lái)，由于對(duì)檔案管理工作開展缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施部分存在明顯的缺陷和不足，影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度和效果。同時(shí)，為了控制信息化建設(shè)的成本，高校相關(guān)采購(gòu)部門和人員會(huì)選擇采購(gòu)一些技術(shù)性能相對(duì)比較低的設(shè)備，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行存在較大的不穩(wěn)定性，影響了檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果。

2.3 檔案信息化建設(shè)規(guī)范性偏低

目前，雖然高校安排有專門的部門和人員負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，并從高校整體范圍內(nèi)的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)進(jìn)行了細(xì)致的劃分。但是，在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)中，高校往往忽視檔案信息化建設(shè)行為的規(guī)范性要求和監(jiān)督，導(dǎo)致部分參與信息化建設(shè)的主體存在隨意操作、盲目操作的情況，增加了檔案信息化建設(shè)中的操作性風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，高校內(nèi)部缺乏統(tǒng)一性的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，相關(guān)人員尤其是非檔案信息化管理人員，對(duì)如何通過(guò)技術(shù)手段上傳、識(shí)別、利用數(shù)字化檔案信息缺乏熟練的掌握，導(dǎo)致信息化建設(shè)中存在較多的風(fēng)險(xiǎn)和不確定性。

2.4 檔案管理人員專業(yè)水平偏低

目前，高校在檔案管理人員的招聘方面過(guò)多地遵循傳統(tǒng)的招聘模式，對(duì)招聘人才的檔案管理思想和行為方式缺乏必要的關(guān)注和考核，導(dǎo)致引進(jìn)的人才雖然在專業(yè)上符合檔案信息化建設(shè)的要求，但在實(shí)際的能力等方面與檔案信息化建設(shè)的要求存在較大的差距，影響檔案信息化建設(shè)工作的有效推進(jìn)。同時(shí)，隨著對(duì)檔案信息資源開發(fā)力度的加大，高校將過(guò)多的關(guān)注點(diǎn)放在了現(xiàn)有檔案資源的信息化管理方面，對(duì)檔案管理人員的信息化水平缺乏動(dòng)態(tài)、持續(xù)的培養(yǎng)、考核，導(dǎo)致檔案管理人員的信息化知識(shí)、能力缺乏不斷優(yōu)化提升，限制了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果提升。

3 高校信息化建設(shè)問(wèn)題的解決策略

3.1 更新檔案管理理念

檔案管理是高校管理中的重要內(nèi)容。因此，高校要面向師生等廣泛人群開展檔案信息化建設(shè)意見搜集工作，以此掌握檔案信息化建設(shè)的新思路、新方法，消除檔案信息化建設(shè)中存在的理念偏差問(wèn)題，將分散的檔案信息化管理認(rèn)識(shí)真正統(tǒng)一起來(lái)。同時(shí)，高校要加強(qiáng)檔案信息化知識(shí)和技能培訓(xùn)，為檔案管理人員進(jìn)行信息化知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)提升提供更加科學(xué)的路徑支持，使檔案管理理念能夠隨著檔案信息化實(shí)踐的推進(jìn)而逐步提高。當(dāng)然，在加強(qiáng)培訓(xùn)的同時(shí)，高校要注重檔案管理人員工作崗位創(chuàng)新成果的搜集、利用，通過(guò)定期組織檔案人員開展檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，讓那些工作中收獲豐富建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員能夠主動(dòng)分享自己關(guān)于檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題看法和建議，及時(shí)更新檔案管理理念。

3.2 強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是高校順利、穩(wěn)定開展檔案信息化建設(shè)工作的重要保障。高校要以信息化建設(shè)需求為導(dǎo)向，從硬件和軟件兩個(gè)方面著手加以不斷強(qiáng)化。

在硬件建設(shè)方面，高校要結(jié)合本校信息化建設(shè)和檔案管理的實(shí)際情況，開發(fā)先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)及設(shè)備的實(shí)用程度、耐用性以及操作便捷性等進(jìn)行持續(xù)性的優(yōu)化。例如，高校要根據(jù)各職能部門在檔案信息化建設(shè)方面的需要，對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，并選擇優(yōu)質(zhì)的信息系統(tǒng)，滿足高校檔案信息管理的需要。同時(shí)，高校要加強(qiáng)與校外一些有實(shí)力的信息系統(tǒng)開發(fā)商進(jìn)行合作，利用對(duì)方的技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)提升檔案信息系統(tǒng)的硬件優(yōu)勢(shì)，根據(jù)學(xué)校檔案管理的實(shí)際需要量身定制和自身情況相符的系統(tǒng)，并由合作商負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)使用過(guò)程中的缺陷進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)和創(chuàng)新。

在軟件方面，高校要加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化開發(fā)人員的培養(yǎng)，借助內(nèi)部檔案管理需求與檔案軟件開發(fā)的信息對(duì)接優(yōu)勢(shì)來(lái)提升軟件開發(fā)的實(shí)力和效果。同時(shí)，高校要注重對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)，適當(dāng)聘請(qǐng)一些校外專業(yè)軟件開發(fā)人員參與到學(xué)校檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)工作中，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決信息化建設(shè)中的具體問(wèn)題。

3.3 細(xì)化檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)性推進(jìn)的工作內(nèi)容，需要根據(jù)形勢(shì)和要求的變化進(jìn)行適時(shí)的調(diào)整、優(yōu)化，使建設(shè)目標(biāo)與建設(shè)需要高度契合。面對(duì)當(dāng)前高校發(fā)展中對(duì)檔案信息化建設(shè)工作提出的新要求，高校除了要注重技術(shù)方面的更新迭代以外，還要注重檔案管理行為方面的規(guī)范性提升，以保證檔案信息化建設(shè)的持續(xù)性、穩(wěn)定性和規(guī)范性。針對(duì)當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中存在的不規(guī)范性問(wèn)題偏多的情況，高校要結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，完善相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)實(shí)踐提供明確的要求指引。在標(biāo)準(zhǔn)完善方面，一方面，高校相關(guān)職能部門尤其是檔案管理部門要在充分掌握檔案信息化建設(shè)要求的基礎(chǔ)上，借鑒一些先進(jìn)單位的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，豐富檔案信息化建設(shè)的思路，拓寬建設(shè)的參照性標(biāo)準(zhǔn)，高瞻遠(yuǎn)矚地開展檔案信息化建設(shè)工作；另一方面，高校要根據(jù)內(nèi)部各職能部門的運(yùn)行情況，對(duì)部門及部門間的檔案信息化建設(shè)責(zé)任進(jìn)行明確，使各部門能夠統(tǒng)一性的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)開展自身的檔案信息化建設(shè)工作。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，高校要強(qiáng)化各職能部門的數(shù)字化管理工作開展，對(duì)檔案信息化建設(shè)中的數(shù)字資源開發(fā)與使用進(jìn)行統(tǒng)一性的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的高效化開發(fā)與利用。

3.4 提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

擁有一批高素質(zhì)的檔案信息化人才是確保檔案信息化建設(shè)工作持續(xù)、穩(wěn)定推進(jìn)的前提和基礎(chǔ)。針對(duì)當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中存在的管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低的實(shí)際情況，高校要圍繞檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，不斷引進(jìn)和提升管理人員的信息化管理水平。

首先，提升檔案管理人員的專業(yè)性門檻。高校在招聘檔案管理人員時(shí)，除了從檔案管理角度對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)和實(shí)踐經(jīng)歷進(jìn)行考察以外，還要對(duì)其信息化理念和技能進(jìn)行必要的關(guān)注與考核，確保最終錄取的檔案管理人員在知識(shí)、理念和技能等方面切實(shí)符合檔案信息化建設(shè)的要求。例如，高?？梢栽谡衅腑h(huán)節(jié)加入計(jì)算機(jī)操作技能考察，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察應(yīng)聘人員的計(jì)算機(jī)操作能力來(lái)保證招聘人員的信息化基本素養(yǎng)的合格。

其次，注重對(duì)現(xiàn)有信息化人才的引導(dǎo)和培養(yǎng)。實(shí)踐表明，通過(guò)外部招聘獲得的檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)可能無(wú)法完全勝任檔案信息化建設(shè)的要求。因此，高校要注重對(duì)高?，F(xiàn)有的計(jì)算機(jī)類人才的培養(yǎng)，使其逐步轉(zhuǎn)型到檔案信息化建設(shè)方法。例如，學(xué)校可以定期組織信息化人才進(jìn)行檔案知識(shí)與管理能力方面的學(xué)習(xí)，使其在開放性的學(xué)習(xí)交流中逐步培養(yǎng)其參與檔案信息化建設(shè)的興趣，促進(jìn)其參與檔案信息化管理的積極性。

第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的持續(xù)性培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的過(guò)程，不同階段的要求有明顯的差別。因此，為確?，F(xiàn)有的檔案管理人員能夠持續(xù)性地適應(yīng)和滿足檔案信息化建設(shè)的要求，高校要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)和能力方面的培訓(xùn)，使其持續(xù)性地掌握信息化建設(shè)的要求，并主動(dòng)結(jié)合工作實(shí)踐進(jìn)行信息化建設(shè)方面的創(chuàng)新探索。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是高校提升自身治理能力的科學(xué)策略，也是提升高校檔案信息資源利用效果的有效方法。針對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的管理理念滯后、基礎(chǔ)設(shè)施不完善、規(guī)范性偏低、人員專業(yè)水平偏低等問(wèn)題，高校要在深刻、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)目標(biāo)定位的基礎(chǔ)上，分析問(wèn)題產(chǎn)生的制度、條件、工作性原因，以尋求相應(yīng)的措施加以優(yōu)化解決，以促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果提升。當(dāng)然，在接下來(lái)的檔案信息化建設(shè)中，高校要密切關(guān)注檔案管理和檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，及時(shí)把握、深度分析和有效解決相關(guān)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的穩(wěn)定、高效開展。