現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

賀文悅

（淮河能源集團(tuán)，安徽 淮南 232001）

檔案主要記錄企業(yè)機(jī)構(gòu)的過去到現(xiàn)在的各項信息，企業(yè)機(jī)構(gòu)各個組織到個人所涉及的文字內(nèi)容或者是圖片數(shù)字信息、聲像等不同形式的歷史信息記錄。保存對企業(yè)和社會有價值各項檔案的記錄，并且是具備參考價值的，企業(yè)建設(shè)的開展的每一項政策和活動都不可缺少檔案，無可代替。檔案管理工作便整理歸檔歷史檔案，收集整理現(xiàn)行文件，對各項信息檔案進(jìn)行分類管理，將其保管完整，如有需要參考檔案信息的項目，需要將指定文件在此開發(fā)利用。

1 完善檔案管理工作的重要意義

隨著我國的經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對于涵蓋了重要信息的檔案，需要不斷嘗試新的檔案管理方案，檔案管理工作反映出企業(yè)機(jī)構(gòu)或者某個單位的整體發(fā)展?fàn)顩r[1]。完善企業(yè)檔案管理，將企業(yè)的所有方面的信息材料進(jìn)行合理的收集整理歸納，在企業(yè)進(jìn)行查詢或者核對資料信息時，檔案管理工作可以及時向所需部門提供有效數(shù)據(jù)，方便再次利用信息。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）缺乏檔案管理意識。企業(yè)中相關(guān)管理部門不夠重視檔案管理工作，沒有進(jìn)行嚴(yán)格的管理，現(xiàn)如今造成檔案利用率降低的后果。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理沒有明確認(rèn)識，在他們眼里，檔案管理工作單純就是保存記錄各部門的有效信息，并保證信息不外泄可調(diào)查就行了，管理意識不強(qiáng)，管理水平不高，對檔案管理的忽視造成了管理工作滿足不了新時代的要求。

2）檔案管理制度不健全。目前，企業(yè)方案管理工作中存在著較多的不足，檔案管理中普遍存在的缺陷主要表現(xiàn)在檔案的檔號、案卷標(biāo)題及目錄還有組卷管理，在這些環(huán)節(jié)中會經(jīng)常出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。例如，將收集到的檔案沒有進(jìn)行規(guī)范的編號，卷內(nèi)目錄的缺失，不將其進(jìn)行合理的分類，組卷混亂現(xiàn)象嚴(yán)重?？偨Y(jié)存在這種情況的原因在于，企業(yè)沒有制定出一套完整且適用的檔案管理制度，將檔案管理制度流于形式，于是便降低了檔案管理工作的效用，體現(xiàn)不出檔案管理的有效利用價值。

3）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低。檔案管理人員缺乏專業(yè)性知識，不高的業(yè)務(wù)能力將會對檔案管理工作產(chǎn)生不良的一個影響?，F(xiàn)如今，檔案管理工作人員隊伍不論是在理論水平還是文化水平上都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，工作人員自身對檔案管理工作每一項工序不太了解，不清楚自身的職責(zé)和義務(wù)，管理意識淡薄，進(jìn)而降低檔案管理工作的成效。

4）檔案檢索效率不高。信息科技時代發(fā)展迅速，對檔案檢索的速度有個新的要求，現(xiàn)如今部分企業(yè)沒有利用好新型設(shè)備，仍然將傳統(tǒng)的手工檢索作為首要檢索工具，導(dǎo)致檢索效率低[2]，滿足不了社會的需要。部分使用計算機(jī)檢索的單位，檔案管理人員不能將技術(shù)檢索工具使用自如，導(dǎo)致檔案管理進(jìn)度緩慢。相對于計算機(jī)網(wǎng)技術(shù)檢索，傳統(tǒng)手工檢索效率不高且信息量少，但是由于大部分單位的檔案管理室建設(shè)不完善，設(shè)備硬件不齊全，沒有足夠大的運營空間，再加上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所涉及的運營成本消耗大，進(jìn)而不被單位首要選擇。

3 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理完善策略

1）建立健全檔案管理制度。企業(yè)需要正視檔案管理中存在的缺陷，并作出應(yīng)對方案，將現(xiàn)代化管理理念融入機(jī)內(nèi)，以企業(yè)實際情況為核心建立科學(xué)性、合理性的檔案管理制度。在制定檔案管理規(guī)章制度過程中，要考慮到制度的內(nèi)容是否能被工作人員清晰的了解，使管理制度具有可操作性，制度內(nèi)容要簡明使用，更有效的發(fā)揮出制度的制約性及規(guī)范作用。要想讓檔案管理人員遵循新管理制度并信服，就要堅持制度約束的雙向性。新制度的建立將會對接下來的工作產(chǎn)生一定的約束性，工作人員內(nèi)心或許會產(chǎn)生不滿和反抗，這就要求管理制度既約束職工又約束領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)作為表率，下面的工作人員就會受領(lǐng)導(dǎo)影響接受新的規(guī)章制度。各部門領(lǐng)導(dǎo)要堅持制度嚴(yán)格實施。充分遵守制度設(shè)立的原則和要求，一定要做到賞罰分明，讓每位工作人員投入足夠的重視，提高責(zé)任意識。

2）強(qiáng)化監(jiān)督職能和力度。檔案管理工作人員的自覺性不高，需要加強(qiáng)監(jiān)督管理。各單位領(lǐng)導(dǎo)一定要對工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的會規(guī)范檔案管理行為，不斷提升管理人員的檔案管理意識和檔案法律意識，明確工作人員的職責(zé)與義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)對法律知識的學(xué)習(xí)，提高檔案管理觀念，對工作人員的工作行為作出法律性指導(dǎo)，做到有法必依，違反必究。注重工作人員工作態(tài)度，結(jié)合企業(yè)發(fā)展和運營情況，逐步完善監(jiān)督制度，為檔案管理質(zhì)量提供堅實的保障。

3）提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)與工作質(zhì)量有直接的關(guān)系，因此，各企業(yè)要重視對工作人員綜合能力的培養(yǎng)。要加強(qiáng)管理人員思想觀念的培養(yǎng)，使管理人員明確檔案管理與企業(yè)之間的聯(lián)系，意識到自身崗位的職責(zé)與影響力，向涉及的工作人員分析檔案管理工作的重要性，培養(yǎng)管理人員的現(xiàn)代管理意識。因此，對管理人員技術(shù)的培養(yǎng)勢在必行，除此之外，企業(yè)檔案管理有必要融合信息技術(shù)，才能夠更快的誰又能給市場變化和時代的發(fā)展，也能夠最大限度的提高工作效率。

4）完善檔案管理體系，重視材料的收集和歸檔。檔案管理體系中需要加入檔案內(nèi)容的規(guī)范制度。針對每一項的工作程序進(jìn)行嚴(yán)格的制度規(guī)定，例如立卷制度、移交制度等。完善檔案管理制度，增加每道工序的嚴(yán)密性，實行檔案工作責(zé)任制度，使每個管理人員帶有責(zé)任壓力，讓檔案工作有章可循，保證檔案管理的安全性，發(fā)揮檔案管理的有效價值。檔案管理人員要重視對檔案的收集及回檔工作，在平時收集資料信息的過程中，要確定所收集信息準(zhǔn)確無誤，并及時進(jìn)行編排回檔，工作態(tài)度要認(rèn)真仔細(xì)，避免遺漏掉某個資料信息。各專職檔案人員要發(fā)揮自身的職能，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理人員的工作。檔案管理人員要學(xué)會積累歸檔的經(jīng)驗，不斷彌補(bǔ)不足，提高工作的規(guī)范性。

5）加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)。將檔案管理工作信息化，需要不斷更新引進(jìn)新型設(shè)備，需要檔案管理準(zhǔn)備出較大的工作空間，并添購檔案管理設(shè)施，做好一切的保護(hù)措施，做好防火、防潮、防霉等措施。既能保證檔案材料的安全，又能保證計算機(jī)設(shè)備的性能，檔案管理室的內(nèi)部環(huán)境將直接影響檔案管理的工作質(zhì)量，科學(xué)的管理檔案，加強(qiáng)管理硬件建設(shè)，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

4 結(jié)論

檔案管理工作記錄的整個企業(yè)過去到現(xiàn)在的工作資料信息，相當(dāng)于企業(yè)的資料庫，可以為單位提供有效的參考數(shù)據(jù)，滿足企業(yè)需要，是企業(yè)衡量運營狀況的標(biāo)準(zhǔn)。工作人員要重視檔案管理，提高工作責(zé)任意識。跟隨新時代發(fā)展要求更新管理技術(shù)，完善檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。