醫(yī)院檔案管理中的安全問題

李 建

（黑龍江省海員總醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150020）

1 當前醫(yī)院檔案管理中的安全問題

1）檔案庫硬件缺乏，存安全隱患。檔案室或檔案管理中心是醫(yī)院集中管理各類檔案資料的部門，也是各類檔案資料的儲存庫。電子化辦公的普及，使得很多醫(yī)院不需要保存過多的紙質(zhì)類檔案，但很多辦公文書、人事檔案、合同文件仍舊會以紙張的形式出現(xiàn)。因此，醫(yī)院檔案室仍舊需要建立適宜與保存紙張文件的資料庫。紙張類文件的保存需要嚴格控制空氣的濕度和紫外線的強度，還需要開展定期防蟲等工作。但很多醫(yī)院并未為檔案室配置濕度控制設(shè)備，也沒有照明設(shè)施的紫外強度控制。除開紙質(zhì)文件，現(xiàn)代醫(yī)院檔案室多保存有磁盤、光盤、硬盤等。對這類電子存儲器，需要特別注重防塵、防潮以及防止碰撞。但很多醫(yī)院檔案室疏于管理，防塵工作很難到位。電子類存儲器的更新?lián)Q代快，需要定期轉(zhuǎn)移到新的存儲設(shè)備中，以防止無法被新的軟件識別，而很多醫(yī)院認為電子設(shè)備存儲時間長，疏于更新?lián)Q代，導(dǎo)致電子存儲器內(nèi)的電子文檔無法識別和讀取。

2）管理意識薄弱。在知識化和技能化時代，很多醫(yī)院始終將醫(yī)療技術(shù)放在首位，強調(diào)醫(yī)院的經(jīng)濟性、社會性價值。實際上，過于關(guān)注醫(yī)院的醫(yī)療建設(shè)和科研水平，只能為醫(yī)院的起步奠定基礎(chǔ)，要想獲得長遠持久的發(fā)展，需要考慮內(nèi)部人力資源、信息資源、患者服務(wù)等因素。目前，醫(yī)院過于關(guān)注醫(yī)療技術(shù)，導(dǎo)致涉及醫(yī)院整體建設(shè)利益的檔案管理工作被冷落，醫(yī)院缺乏創(chuàng)新管理意識，導(dǎo)致檔案管理宣傳工作缺失，工作人員不注重信息數(shù)據(jù)的真實性和有效性，甚至出現(xiàn)了亂書寫、亂記錄等問題，導(dǎo)致后期醫(yī)院病歷調(diào)取和管理等出現(xiàn)了問題，進而影響了醫(yī)院工作的順利開展。

3）網(wǎng)絡(luò)安全管理松懈。電子化辦公可以實現(xiàn)信息資料的快速傳遞和傳輸，節(jié)省了實物資料在不同部門、不同空間內(nèi)轉(zhuǎn)移的時間和經(jīng)濟成本。借助于網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)療診斷人員工作者可以遠程獲取醫(yī)學檢測結(jié)果，從而及時為患者做出診斷。患者也可以足不出戶便獲得自身健康信息、病痛的診斷結(jié)果、治療方案等。然而，網(wǎng)絡(luò)的開放性也使得電子檔案容易被遠程控制，從而造成檔案的泄漏。電子文檔可以被人為地修改而不留下修改的痕跡，這方便了網(wǎng)絡(luò)違法分子作案。很多醫(yī)院局域網(wǎng)建設(shè)不完善，缺乏好的網(wǎng)絡(luò)防火墻軟件。部分醫(yī)院宿舍區(qū)、辦公區(qū)等混雜在一起，存在院區(qū)人員私自搭網(wǎng)等現(xiàn)象，這都為網(wǎng)絡(luò)安全留下隱患。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的對策

1）健全管理制度。在對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療信息、臨床醫(yī)學信息進行管理前，需要制定相應(yīng)的醫(yī)院檔案管理制度，完成對醫(yī)院檔案信息的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案管理制度，首先明確檔案管理部門的職責和任務(wù)分配，職能科室主要負責對收集醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療信調(diào)用息、臨床醫(yī)學等檔案的收集工作，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案科室。檔案科室則負責對于醫(yī)院檔案歸類、編號、統(tǒng)計與存檔，方便檔案信息的調(diào)用。資料調(diào)用室通過調(diào)用檔案，發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的錯誤。由此保證各個檔案管理環(huán)節(jié)的順利開展，完善醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2）醫(yī)院各部門之間需要協(xié)調(diào)與配合。我國許多醫(yī)院對于檔案部門與其他部門都是分開管理的形式，這種體系存著一定的弊端。例如信息科的主要職責是對病人的檔案資料進行統(tǒng)一的管理與利用，同時對于檔案工作的開展進行檢查與監(jiān)督，而綜合檔案室的工作內(nèi)容主要是對日常工作的開展進行統(tǒng)籌，在這樣的情況下，兩者之間很難協(xié)調(diào)一致進行工作與管理，因此會出現(xiàn)重復(fù)管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作效率很難得到提升，這在很大程度上造成了人力與物力的浪費，對于檔案管理工作的綜合水平?jīng)]有提升，這個問題需要高度重視并及時解決，否則醫(yī)院檔案管理效率的提升速度勢必受到阻礙。

3）完善檔案管理技術(shù)。目前，醫(yī)院要先在醫(yī)療資源競爭中站穩(wěn)腳跟，推動地方醫(yī)療建設(shè)進步，應(yīng)當利用檔案管理技術(shù)來提升檔案資料管理質(zhì)量。建議醫(yī)院改變以往的紙質(zhì)檔案管理方式，構(gòu)建一個電子數(shù)據(jù)庫，收集大量的醫(yī)療信息資源，形成一個嚴謹?shù)尼t(yī)療信息體系。首先，要保證信息資源的真實性，電子信息數(shù)據(jù)構(gòu)建應(yīng)當真實可信，切不可為了業(yè)績捏造數(shù)據(jù)。其次，要聯(lián)系新醫(yī)改的建設(shè)制度，利用更多高新技術(shù)優(yōu)化電子檔案內(nèi)容。例如，形成對應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)多平臺數(shù)據(jù)共享，方便醫(yī)護人員及時了解病人的疾病信息，進而采取最科學的醫(yī)療干預(yù)。目前，高新技術(shù)下的射頻技術(shù)可以完成電子檔案的信息化分類和數(shù)據(jù)分析處理，可實現(xiàn)短時間內(nèi)檔案同步變更和儲存，有助于檔案信息的取讀和使用。對比分析傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子信息記錄方式更加精準和高效。還能進行語音、人臉、指紋識別，為醫(yī)院提供大量資源。最后，醫(yī)院要構(gòu)建數(shù)據(jù)加密和安全保護系統(tǒng)，預(yù)防病人隱私泄露，保證醫(yī)院的信息資源安全性。

4）加大檔案庫硬件投入，降低安全隱患。檔案是一筆重要的財富，患者可利用檔案更加了解疾病的治療過程或處理保險事宜等，醫(yī)務(wù)工作者可以通過檔案完成科研等工作。各醫(yī)院對檔案的保管都設(shè)定了檔案室等集中管理處，在一定年限內(nèi)，這些檔案將固定保存于院內(nèi)。為避免實物的或電子檔案在保存期內(nèi)老化、失效、遭遇蟲害等，應(yīng)加大檔案庫的硬件投入，將檔案庫的室溫度應(yīng)控制在15-25℃，濕度在40-65%范圍內(nèi)，同時使用防磁柜來存放電子存儲器，以屏蔽磁場影響。作為存儲電子信息的載體，應(yīng)避免軟硬件的更新?lián)Q代而使數(shù)據(jù)失效，需要定期開展數(shù)據(jù)拷貝轉(zhuǎn)存；此外，檔案庫房內(nèi)的除塵、防蟲、消防安全檢查等工作也要定期開展，以確保檔案庫的整潔和舒適的環(huán)境。

5）加強網(wǎng)絡(luò)安全管理和防火墻建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)黑客無處不在，醫(yī)院很多重要信息都可能成為這些黑客的竊取對象。因此，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理和防火墻建設(shè)非常必要。加強醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)，將醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)嚴格區(qū)分開；同時，對于醫(yī)院辦公區(qū)與宿舍區(qū)以及別的部門混在一起的院區(qū)環(huán)境，應(yīng)嚴格局域網(wǎng)管理，禁止非醫(yī)院辦公網(wǎng)絡(luò)介入局域網(wǎng)；同時提醒醫(yī)院重要辦公人員不得在家使用未受保護的網(wǎng)絡(luò)辦公。醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)部則應(yīng)定期為服務(wù)器殺毒，更新病毒庫，同時安裝專業(yè)防火墻軟件，并要求供應(yīng)商提供網(wǎng)絡(luò)安全咨詢服務(wù)。

3 結(jié)語

目前醫(yī)院檔案管理仍處在發(fā)展階段，人們對于人才的需求日漸增加，而水平、要求也會隨之提升，這對于醫(yī)院檔案管理的工作人員而言，不僅僅是機遇也是挑戰(zhàn)。在新時期之中，需要工作人員保持并提升自身的綜合素質(zhì)，醫(yī)院需加入也對投資資金加大投入，加強信息技術(shù)的應(yīng)用。醫(yī)院只有建立起可操作、前瞻性的管理模式，對管理細節(jié)進行優(yōu)化，降低管理成本，才可 有效的滿足醫(yī)院對該人才的需求。