論文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

關(guān) 潼

（天津市河北區(qū)科技創(chuàng)新發(fā)展中心，天津 300142）

檔案與文書是同一事物的不同的發(fā)展階段，檔案是經(jīng)過整理轉(zhuǎn)化的文書，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。為了滿足現(xiàn)代社會對信息的需要，必須逐漸打破檔案工作與文秘工作的離散狀態(tài)，實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理的一體化。一體化有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享，最大程度地發(fā)揮出文書與檔案管理的作用，避免因人為原因造成的資源浪費。文書檔案管理以及文秘工作的一體化是未來的發(fā)展趨勢與改革方向[1]。

1 檔案管理與文秘工作的關(guān)系

文秘工作與檔案管理之間存在著差異，兩者之間有著不同的內(nèi)容與特點。文秘工作是按照機關(guān)工作的活動規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，然后根據(jù)他們的連鎖反應(yīng)對其中價值進行反映。兩者之間是魚和水的關(guān)系，檔案管理工作伴隨著文書工作的出現(xiàn)而出現(xiàn)，隨著文書以及文件處理工作的開展而發(fā)展，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿；從檔案管理的客觀規(guī)律上可以發(fā)現(xiàn)檔案與文書是同一事物的不同的發(fā)展階段，兩者之間相互促進相互發(fā)展，而又相互制約。

2 文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

在實際的工作中，文秘工作具有其特殊性，這就使得文秘部門必須不斷加強檔案管理工作。其原因主要可以從以下幾個方面進行闡述：首先，檔案管理是文秘工作不可分割的一部分，文秘工作在實際工作中深刻的體現(xiàn)著檔案管理工作的重要性，文秘工作涉及文件材料的上呈下傳，還需要交給領(lǐng)導(dǎo)批閱，對整個工作單位的工作效率有著直接的影響；能夠更貫徹的落實上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神，提高執(zhí)行效率；能夠促進相關(guān)的設(shè)計人員的進步與發(fā)展，不斷提高設(shè)計人員的技術(shù)水平，提高經(jīng)濟效益，促進社會的進步與發(fā)展，可以說，文秘工作發(fā)揮著不可或缺的作用[2]。所以以基礎(chǔ)的檔案管理為起點，不斷的優(yōu)化運作方法，不斷的推動文秘工作的健康穩(wěn)定發(fā)展。其次，為了不斷提高檔案管理工作的效率，就必須不斷的推動著文秘工作向著全面化以及科學(xué)化的方向發(fā)展。文秘工作的科學(xué)性以及全面性與活動的物質(zhì)基礎(chǔ)與信息來源有著重大的關(guān)系。文秘工作的準確、科學(xué)以及全面的開展離不開檔案資料的準確性增強、科學(xué)性以及全面性等等。所以為了促進文秘工作的進步與發(fā)展必須建立完整的檔案管理體系，使得文秘工作不斷適應(yīng)社會的不斷進步與發(fā)展。

3 做好檔案管理工作對文書處理的影響

1）檔案的利用推動了文書處理的再生工作。檔案管理具有較強的專業(yè)性，是解決問題的重要的參考依據(jù)，具有發(fā)展生產(chǎn)、提供信息、總結(jié)經(jīng)驗、積累知識以及指導(dǎo)參考等特點。而在實際的工作當中文書處理部門利用檔案準備講稿、落實政策、制定規(guī)章制度、起草文書、處理糾紛、給領(lǐng)導(dǎo)當參謀等工作都是相互依賴相互制約的。所以做好檔案管理工作有利于充分的發(fā)掘文書處理工作的作用，還可以提供直接有效的信息，促進企業(yè)的進步與發(fā)展，促進改革發(fā)展工作的不斷推進[3]。

2）在文件立卷歸檔過程中能發(fā)現(xiàn)文書工作質(zhì)量的高低。立卷歸檔是檔案管理工作與文書處理工作銜接的橋梁，也是文書向檔案轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，所以說做好檔案管理工作就是給檔案工作本身的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，通過對文件的格式、名稱以及文件在閱讀中有無丟失等現(xiàn)象進行檢查，促進文書工作與檔案管理工作的進步與發(fā)展。

3）通過檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能促進文書處理工作的完善。建立健全的歸檔制度能夠有效的保證文件收集齊全完整，防止文件丟失以及泄露等情況發(fā)生。經(jīng)過調(diào)查研究表明，在文件歸檔過程中為了提高文件歸檔的質(zhì)量，必須對歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。不利于文件之間的內(nèi)部聯(lián)系以及文件價值的鑒定。所以相關(guān)的工作人員要對每份文件進行嚴格的審查，不能有文必檔。要找出文件的作者、名稱、問題、文件形成規(guī)律、時間以及發(fā)文機關(guān)地區(qū)等六大特征[4]。這對檔案的質(zhì)量有著直接的影響，要逐漸做到將文書與檔案管理這兩項不同專業(yè)的工作進行有機的結(jié)合，建立完整的歸檔制度，使之更加科學(xué)化、規(guī)范化，促進檔案管理工作的進步與發(fā)展，更充分的發(fā)揮出檔案管理工作的價值。

4 如何實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

1）強化“文檔一體化”意識。文書處理與檔案管理具有相對獨立性，有著不同的任務(wù)，文書是檔案的前身，檔案室文書的歸宿。所以兩者之間的工作流程有著密切的聯(lián)系。所以，我們要不斷強化思維建設(shè)，樹立“文書處理與檔案管理工作一體化”的指導(dǎo)思想，在具體的工作中，把好文書處理規(guī)范化的入關(guān)口，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，秉著認真負責(zé)的態(tài)度處理好每一份文件。

2）做好文件的整理工作。根據(jù)政府機關(guān)以及事業(yè)單位的公文處理程序，做好文件的閱讀登記工作，將文件的責(zé)任者、標題、文號等內(nèi)容進行標記。把一個年度以內(nèi)的檔案看做一卷，按照保管期限在文件左上角編號，然后移交到綜合檔案室進行保管，件號要包括文件所屬年度、全宗號以及順序號等等，按照順序號錄入計算機保證文件內(nèi)容與計算機的內(nèi)容保持一致，然后將文件發(fā)出，供相關(guān)部門閱讀。每隔一段時間就要見文件進行回收重新整理[5]。按文件號裝入卷盒。在不改變原有的文件號的基礎(chǔ)上對文件進行分類，然后按類將屬于目錄條的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物。

3）利用計算機進行網(wǎng)上查詢和檢索。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，人們對信息的需求越來越大，檔案信息只有在網(wǎng)上才能將其價值進行充分發(fā)揮[6]。當今社會，越來越多的政府機關(guān)以及事業(yè)單位的計算機開始并入局域網(wǎng)如果實現(xiàn)文檔的一體化，則會使得文件信息的查詢更加方便快捷。在計算機對文件進行整理時，文件正文已經(jīng)錄入計算機，相關(guān)部門的工作人員可以直接在計算機上進行文件的查詢，如果需要文件原件，頁也可以按照文件編號從卷盒中調(diào)出。

5 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，文秘工作與檔案管理工作的一體化逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的必然趨勢。隨著社會的不斷進步與發(fā)展，不斷在管理工作當中普及新的技術(shù)和理念。文秘檔案是綜合檔案的一部分，它的管理方式也隨著社會的不斷發(fā)展而發(fā)生變化，文秘工作以及文書檔案管理能夠推動政府機關(guān)以及事業(yè)單位的自動化辦公。