現(xiàn)代企業(yè)檔案管理精益化模式構(gòu)建探究

黃曉林

（四川省瀘州市興瀘股權(quán)投資基金管理有限公司，四川 瀘州 646000）

1 引言

從企業(yè)的實(shí)際現(xiàn)狀出發(fā)，使檔案管理工作更符合企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境，是企業(yè)檔案部門及工作人員關(guān)注和研究的重要問題。對于現(xiàn)代化企業(yè)來說，檔案管理已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的管理范圍和管理目標(biāo)，積極轉(zhuǎn)變檔案管理的思路和觀念，以更具有時(shí)代特征的技術(shù)手段，引入精益化的管理理念，推動(dòng)企業(yè)檔案管理效率提升，發(fā)揮出檔案資源的潛能是新時(shí)期企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。

2 企業(yè)檔案管理的重要性

任何一個(gè)企業(yè)的發(fā)展都離不開檔案管理工作。檔案不僅是企業(yè)發(fā)展歷程的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)未來發(fā)展的重要參考。如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到數(shù)智經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息對企業(yè)的未來發(fā)展有著不可估量的作用。一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)如果未能將檔案資源作為重要的資源看待，那么就喪失了重要的生產(chǎn)力資源，對企業(yè)的快速發(fā)展將帶來損失。只有重視企業(yè)檔案管理，探索和創(chuàng)新檔案管理的方式、方法和策略，才能將檔案資源的效能充分發(fā)揮，為企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，為企業(yè)更好地面對市場環(huán)境奠定強(qiáng)有力的支持。

3 檔案管理中的主要問題

首先，檔案歸檔不完善，部分歷史檔案存在缺失或破損的情況。在電子化檔案管理模式下，傳統(tǒng)檔案電子化工作存在阻力，尤其是對歷史檔案的系統(tǒng)整理和開發(fā)利用帶來不利影響。

其次，檔案的管理流程需要進(jìn)一步完善。在信息化檔案管理模式下，傳統(tǒng)檔案管理流程中的不合時(shí)宜的地方需要盡快完善或修正。在精細(xì)化管理的理念下，檔案管理流程必須從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手。傳統(tǒng)檔案管理各環(huán)節(jié)之間存在屏障或阻力，影響了檔案管理效率。檔案管理信息不透明，以及出現(xiàn)檔案信息缺失遺漏的情況。針對這些現(xiàn)象，需要從檔案管理流程入手，縮減不必要的環(huán)節(jié)，健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)檔案管理準(zhǔn)確度和實(shí)效性提升。

其三，檔案管理不夠精細(xì)。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)擴(kuò)大，項(xiàng)目類型也越來越多。面對不同的業(yè)務(wù)及不同類型的項(xiàng)目，采取更加精益化和個(gè)性化的檔案管理方式是非常必要的。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理采取單一的管理方法，對項(xiàng)目檔案個(gè)性化管理的需求還不能滿足。這也預(yù)示著企業(yè)檔案管理在基本格式和要求的基礎(chǔ)上，需要結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)和項(xiàng)目的個(gè)性化需求來進(jìn)行更加精細(xì)化的檔案管理。

4 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理精益化模式構(gòu)建策略

首先，樹立檔案精益化管理意識(shí)。沒有精益化的意識(shí)，企業(yè)的檔案管理實(shí)踐也就缺乏創(chuàng)新探索的動(dòng)力，精益管理的目標(biāo)也就難以實(shí)現(xiàn)。為此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理精益化的目標(biāo)，必須讓思想意識(shí)走在前頭。一方面，檔案管理部門要主動(dòng)應(yīng)用精益化的思想來思考工作上的問題。結(jié)合檔案管理中的實(shí)際問題，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)精益管理的理論知識(shí)。積極參加各類精益管理的交流培訓(xùn)活動(dòng)。通過武裝頭腦，了解和學(xué)習(xí)各種精益化的知識(shí)，使精益化管理理念內(nèi)化于心，外化于行。另一方面，對企業(yè)的各個(gè)部門及員工加強(qiáng)檔案精益化管理思想意識(shí)的宣傳教育。企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，而是與企業(yè)的每個(gè)部門及員工相關(guān)。只有企業(yè)全體員工樹立了正確的檔案意識(shí)，理解和領(lǐng)會(huì)了檔案管理精益化的精神理念，才能形成檔案管理工作合力，提高資料歸檔的質(zhì)量和效率，才能確保檔案管理精益化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在檔案宣傳工作中，為了更好的吸引企業(yè)員工的注意力，采取宣傳欄、辦公信息平臺(tái)、微信公眾號、QQ群、新媒體等多種渠道方式，使企業(yè)員工能夠快速了解和學(xué)習(xí)到企業(yè)檔案管理的新理念和新要求，在全體員工中樹立檔案精益化管理意識(shí)。

其次，確定檔案精益化管理目標(biāo)。通過確立檔案精益化管理的目標(biāo)，制定檔案精益化管理的路徑，為企業(yè)檔案管理的具體方案執(zhí)行鎖定方向。檔案精益化管理目標(biāo)不僅包括最終目標(biāo)的設(shè)置，同時(shí)還包括目標(biāo)的分解。通過確定管理目標(biāo)為檔案管理過程及效果的評價(jià)提供依據(jù)。檔案精益化管理的最終目標(biāo)位于精益化管理層次結(jié)構(gòu)的頂端，是整個(gè)檔案管理過程的核心目標(biāo)，指導(dǎo)一切檔案管理活動(dòng)，這也預(yù)示著檔案精益化管理目標(biāo)的確定很關(guān)鍵。企業(yè)檔案管理部門在確定精益化管理目標(biāo)前，應(yīng)對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，通過統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合分析，確定長遠(yuǎn)目標(biāo)和階段性目標(biāo)。長遠(yuǎn)目標(biāo)是使檔案管理在質(zhì)量、效率方面達(dá)到特定目標(biāo)，以及在檔案服務(wù)和檔案資源利用方面達(dá)到特定的水平。階段性目標(biāo)是將長遠(yuǎn)目標(biāo)分成中期目標(biāo)和近期目標(biāo)，然后設(shè)置各階段目標(biāo)完成的期限以及需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或水平。現(xiàn)階段，企業(yè)業(yè)務(wù)越來越多，檔案數(shù)量增量加快，因此檔案精益化管理的目標(biāo)可圍繞解決檔案增量，避免檔案積存進(jìn)行設(shè)置。此外，隨著檔案數(shù)量的快速增長，信息檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用，提升檔案服務(wù)水平也是檔案精益化管理目標(biāo)的重要內(nèi)容。通過確定檔案精益化管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可操作、可測量，將對應(yīng)的檔案管理目標(biāo)分解成各部門、各環(huán)節(jié)、各崗位的具體任務(wù)，并對各階段檔案管理目標(biāo)的落實(shí)情況進(jìn)行考核評價(jià)。

其三，制定檔案精益化管理實(shí)施計(jì)劃。檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)依賴于具體的實(shí)施計(jì)劃以及科學(xué)的監(jiān)督機(jī)制，這是檔案管理精益化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要保障，也是對檔案管理流程進(jìn)行質(zhì)量控制的基本要素。通過制定合理的實(shí)施計(jì)劃，增強(qiáng)檔案管理工作的主動(dòng)性，避免重復(fù)性和盲目性，約束全體員工共同促進(jìn)檔案精益化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。檔案管理部門結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)開展和項(xiàng)目管理的實(shí)際情況，編制檔案年度、季度和月度的歸檔計(jì)劃。分析不同業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的檔案特點(diǎn)，合理制定歸檔的時(shí)間點(diǎn)，歸檔責(zé)任人，并要求各相關(guān)部門遵照執(zhí)行。為了推動(dòng)檔案管理實(shí)施計(jì)劃有序落實(shí)，采用合理的監(jiān)督機(jī)制。檔案管理流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)采用動(dòng)態(tài)跟蹤單方式，借助信息化技術(shù)手段對檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。檔案管理的所有流程及操作均可查、可追溯，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可控化。根據(jù)制定的檔案實(shí)施計(jì)劃，在歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)前提醒相關(guān)人員，確保檔案管理工作在周期內(nèi)完成。定期對各部門檔案進(jìn)行檢查，提升歸檔率以及檔案的完整率和準(zhǔn)確率。對檔案管理實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，及時(shí)改進(jìn)，突出檔案精益化管理實(shí)效性。

其四，完善檔案精益化管理制度。無規(guī)矩不成方圓。管理制度在檔案精益化管理體系中同樣占據(jù)不容忽視的地位。檔案管理部門認(rèn)真梳理檔案管理的流程、明確檔案精益化管理的目標(biāo)、確定檔案管理各個(gè)階段的工作任務(wù)、有序跟蹤檔案管理實(shí)施計(jì)劃的工作進(jìn)度，在上述工作基礎(chǔ)上編制檔案精益化管理制度。制度中對相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確化，對各個(gè)崗位的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行具體劃分。通過明確責(zé)任，合理分工，相互協(xié)調(diào)，上下聯(lián)動(dòng)，促進(jìn)檔案精益化管理工作層層落實(shí)，確保檔案精益化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語

將精益化的理念融入現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理工作中是科學(xué)且行之有效的。實(shí)際的檔案管理工作具有系統(tǒng)性和持續(xù)性，因而需要檔案管理人員不斷深化、不斷改進(jìn)和完善。如此，才能使企業(yè)檔案管理邁上一個(gè)又一個(gè)新臺(tái)階。