提高機關(guān)檔案收集效能 推進檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展
——以包頭市檔案業(yè)務(wù)工作為例

張 鶴

（包頭市檔案館，內(nèi)蒙古 包頭 014010）

1 引言

檔案收集工作是整個檔案管理活動的開端，也是影響檔案管理質(zhì)量和水平的重要因素。但通過對檔案收集工作的現(xiàn)狀來看，整體的效果并不理想。一方面由于市場經(jīng)濟的推進和事業(yè)單位改革的沖擊，各項新制度還未得到完全的落實和運用，導(dǎo)致檔案收集工作在制度上缺乏科學(xué)的引導(dǎo)、規(guī)范和保障，收集工作的模式、手段和形式也呈現(xiàn)出明顯的單一性；另一方面由于人們長期以來受到傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案收集工作的認識并不深刻和全面，極易出現(xiàn)檔案收集的不規(guī)范性，比如檔案因收集不全面而導(dǎo)致的缺失等實屬常見， 嚴重的影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。鑒于此，包頭市檔案館在開展相關(guān)檔案業(yè)務(wù)時，要想徹底改變現(xiàn)狀,必須要通過思想的轉(zhuǎn)變、制度的完善、工作模式的創(chuàng)新以及隊伍的建設(shè)等途徑來解決這些問題，從而提升檔案收集工作效能，為檔案管理的科學(xué)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 機關(guān)檔案收集工作的主要內(nèi)容

1）文書檔案。是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。該類檔案一是指上級機關(guān)單位的文件材料。包括了針對本單位的指導(dǎo)性文件或與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)、需要參照辦理的文件材料、上級機關(guān)單位轉(zhuǎn)發(fā)的材料、本單位代擬的草稿和印本等。二是指本機關(guān)單位的文件材料。具體包括本機關(guān)單位各級黨組織機構(gòu)召開的行政辦公紀要、會議記錄、機關(guān)單位干部及員工的編制資料、信訪文件以及物資采購計劃、審批、招投標(biāo)等其他管理類文件，還有部分反映業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。

2）科技檔案。指的是開展的各項科研、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

3）專業(yè)檔案。指的是指反映專門領(lǐng)域活動的檔案。

4）會計檔案。通常指的是財務(wù)管理過程中產(chǎn)生的各種檔案資料。包括單位各項經(jīng)濟活動往來、成本等，這些資料可以是紙質(zhì)的文字、票據(jù)，也可以是便于傳輸和存儲的電子版的數(shù)據(jù)、表格等，它們集中、全面而客觀的反映了單位的經(jīng)濟狀況，是單位持續(xù)經(jīng)營和發(fā)展所需要的重要依據(jù)。

5）錄音錄像檔案。是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的錄音錄像文件。比如國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行法定職責(zé)過程中利用不同記錄形式或載體得到的以聲音或影像為主的信息記錄。

6）數(shù)碼照片檔案。該類檔案多指的是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。

3 機關(guān)檔案收集工作存在的問題

1）缺乏正確的工作觀念。對上級下發(fā)的各項文件都十分重視，但對于本單位形成的文件資料并不重視。比如會議記錄、職工調(diào)動文件、離退休文件、物資采購等這些資料文件每年都會有幾個部門注重收集，導(dǎo)致檔案資料缺失。

2）缺乏完善的工作制度。在具體的工作中沒有針對工作內(nèi)容、流程、環(huán)節(jié)等制定具體、詳細的規(guī)定。最常見的就是收集工作不規(guī)范。比如在收集職工錄用、停職留薪、離退休等文書檔案資料時往往收集不全，缺項嚴重；對于物資采購、合同等這些文件也未及時歸檔；圖片、照片、實物類的檔案往往被當(dāng)成不重要文件材料而不收集整理；會計檔案也存在不編號歸檔的現(xiàn)象。另外，沒有明確各個崗位、各個職工的責(zé)任，沒有針對具體的工作情況制定合理考核機制，這就讓職工產(chǎn)生了“工作多少、質(zhì)量好壞與我無關(guān)”的想法，從而削減了工作熱情，降低了工作效率與質(zhì)量。

4 提升機關(guān)檔案收集效能的路徑

1）轉(zhuǎn)變思想。首先要加強重視，正確認識，并給予相應(yīng)的支持。單位可以成立部門，專職負責(zé)檔案收集工作，并且有單位要廣泛宣傳檔案收集工作的積極影響和意義，讓每個員工尤其是該部門的員工能運用現(xiàn)代管理思維和方法來認識、開展該項工作；要建立嚴格的工作制度，將責(zé)任進行具化和落實，同時宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，并從外部進行調(diào)整，學(xué)習(xí)和借鑒其他相關(guān)經(jīng)驗，內(nèi)外結(jié)合，實現(xiàn)檔案收集工作與機關(guān)單位發(fā)展同步管理，確保提供完整、準確、系統(tǒng)的文件資料信息來源。

2）完善機制。完善的規(guī)章制度既可以引導(dǎo)和規(guī)范干部職工行為，也有助于調(diào)動干部職工的工作積極性和主動性，起到激勵的作用。首先，要建立檔案收集歸檔制度，通過明確各部門、各個工作人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準和流程以及工作期限等來規(guī)范和約束收集人員的行為，確保檔案收集及時性、全面性。其次，單位要結(jié)合實際情況、結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)及干部職工的工作能力制定出科學(xué)的考核激勵機制。比如將歸檔的最終結(jié)果與年度評優(yōu)掛鉤，并從干部職工的崗位、職責(zé)范圍、歸檔的最終時間、歸檔的質(zhì)量等方面入手，予以綜合性、客觀性的考核，以此來督促干部職工認真做好每項工作，除此之外，要根據(jù)這些考核的內(nèi)容及產(chǎn)生的結(jié)果實施量化的分等級考核，考核達標(biāo)，給予獎勵；反之予以懲罰等，尤其是對于那些違反《中華人民共和國檔案法》《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》標(biāo)準及內(nèi)容的行為要予以嚴格的處理。有獎有罰，公正公平。最后，要制定嚴格控制機制，通過有效的控制手段來規(guī)避各種不規(guī)范行為的發(fā)展，確保檔案資料的完整性與系統(tǒng)性。比如運用預(yù)約收集手段，結(jié)合自己工作的經(jīng)驗及實際的工作需求來判斷可能會產(chǎn)生哪些資料，然后主動將收集檔案資料的內(nèi)容、形式、要求及時間點等都公布出來；另外要運用現(xiàn)場收集來審核檔案資料的完整與否。比如對各類會議記錄要從形式、完整性進行歸檔驗收處理，對于不合格的資料要告知相關(guān)部門，并責(zé)令其按期改正、收集完整。

3）強化隊伍建設(shè)。合格的隊伍是保障檔案收集工作的重要保障。鑒于當(dāng)前檔案管理隊伍的現(xiàn)狀，機關(guān)單位要重點加強對檔案工作人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力方面的教育培訓(xùn)。比如機關(guān)要定期組織各項有關(guān)檔案管理的專項會議、學(xué)習(xí)交流活動等，讓機關(guān)檔案人員接觸到新的知識和技能，同時也能通過分享、交流工作經(jīng)驗來提升自己的綜合能力；要加大對檔案收集工作的宣傳力度，讓所有干部職工明白該工作的重要性，從而在思想上徹底改變；任用機關(guān)檔案工作人員，應(yīng)為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等知識背景，不具備相關(guān)知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，從源頭保障隊伍的質(zhì)量。

5 結(jié)語

檔案收集工作在整個檔案管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。機關(guān)單位要充分認識到該工作的重要性，全面分析工作中出現(xiàn)的各種問題，并通過思想的轉(zhuǎn)變、制度的完善以及隊伍的強化來保障該工作的質(zhì)量、推動工作的進一步發(fā)展，從而確保檔案資料的社會、經(jīng)濟價值得到充分的發(fā)揮。