勞動保障監(jiān)察案卷檔案的管理探討

王 軒

（湖北省石首市勞動保障監(jiān)察大隊，湖北 石首 434400）

勞動保障監(jiān)察案卷檔案能夠給體現(xiàn)出案件的實際情況，同時包含一些真實的歷史記錄，如證物、聲像、圖表以及文字等等，這些記錄具備的價值是比較高的，深刻的總結(jié)了整個勞動保障監(jiān)察執(zhí)法工作的詳細流程，體現(xiàn)出轄區(qū)內(nèi)的企業(yè)的實際用工情況，以及勞動保障監(jiān)察工作的具體的業(yè)務(wù)技術(shù)水平。為了使得勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理工作能夠順利的開展下去，現(xiàn)在對基層勞動保障監(jiān)察機構(gòu)在歸檔、整理和收集案卷檔案中存在的問題進行深入的研究。

1 存在的問題

1.1 制作案卷中執(zhí)法文書中面臨的難題如下

1）執(zhí)法文書的制作內(nèi)容描述的過于簡單，缺乏準(zhǔn)確性，具體體現(xiàn)在引用的法律法規(guī)缺乏準(zhǔn)確性，且不夠全面；執(zhí)法人員在描述案件時口語化和方言現(xiàn)象比較嚴(yán)重，讓人十分費解，且闡述的事實缺乏邏輯性，不能清楚的描述事實情況；涂改現(xiàn)象比較常見，進而使得檔案缺乏可靠性和信服度，使得其具備的參考價值有所降低。

2）填寫勞動保障監(jiān)察文書的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的空白選項現(xiàn)象。例如，行政機關(guān)名稱、負責(zé)人以及各類文書的簽發(fā)日期等等沒有進行完整的填寫，進而嚴(yán)重影響到文書的準(zhǔn)確性，同時使得后期的檔案整理面臨很大的困難。

3）卷宗內(nèi)的執(zhí)法文書不完整。例如，缺少結(jié)案報告、送達回執(zhí)以及無投訴登記表等等，比如在辦理欠薪案件時，在辦案的過程當(dāng)中，勞資雙方經(jīng)過協(xié)商達成和解，案件也就就此了結(jié)了，所以，在執(zhí)法人員看來，事情已經(jīng)得到解決，所以就沒有對案件做出過多思考，也就沒有詳細的規(guī)整案件文書，有的甚至都沒有寫結(jié)案報告。

4）案卷內(nèi)的文書裝訂的順序比較混亂。因為裝訂沒有給出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以在裝訂文書時比較隨意，導(dǎo)致同一種文書的裝訂位置不同，且這種現(xiàn)象是比較常見的。

1.2 案卷收集、歸檔不規(guī)范。存在的主要問題如下

1）勞動保障監(jiān)察案卷的歸檔范圍沒有給出明確的規(guī)定，沒有及時的入檔和歸檔。長時間以來，對勞動監(jiān)察案卷歸檔的時效和范圍沒有給出明確的規(guī)定。所謂的時效性只能參照《關(guān)于實施〈勞動保障監(jiān)察條例〉若干規(guī)定》；在歸檔檔案資料時沒有劃分明確的范圍，缺乏統(tǒng)一的規(guī)定。在辦理案件時，承辦人負責(zé)所有的材料，所以在歸檔和整理的時候缺乏時效性。在案件處理結(jié)束之后，導(dǎo)致一些材料出現(xiàn)丟失和漏報的現(xiàn)象，進而出現(xiàn)檔案材料不齊全等現(xiàn)象，還會導(dǎo)致執(zhí)法監(jiān)督力度的可信度有所下降。

2）證據(jù)材料收集不完整。對于按照法律要求獲得物證，例如一些比較重要的復(fù)印件，如繳納各項社會保險票據(jù)、考勤表以及工資表等等，并沒有標(biāo)明來源，也沒有提供者的簽名等，導(dǎo)致檔案材料缺乏可靠性。

3）檔案管理人員的技術(shù)水平不高。首先，基層勞動保障監(jiān)察機構(gòu)并不是十分重視檔案管理工作，缺乏專門的檔案管理人員，檔案管理人員一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象比較明顯，沒有做出明確的職責(zé)劃分，在工作的時候不能全身心的投入其中，對于檔案業(yè)務(wù)知識缺乏全面的了解，在復(fù)制、抄錄以及查閱檔案時比較隨意。其次，對于管理人員來說，其自身擁有的檔案管理技能水平比較低，致使檔案的存儲管理的流失和損壞現(xiàn)象比較明顯，很多工作采用手錄的方式來完成，所以導(dǎo)致管理人員的工作效率比較低。尤其對于執(zhí)法時收集到的大量的電子材料和影像資料等，因為沒有對其進行妥善的保管，沒有進行科學(xué)的整理，很容易出現(xiàn)泄露機密和丟失重要資料的現(xiàn)象。

2 對策和措施

2.1 強化培訓(xùn)，了解專業(yè)技能

在選擇執(zhí)法人員的時候應(yīng)該選擇擁有較強責(zé)任心、對檔案管理工作比較熟悉、對勞動保障有關(guān)的法律法規(guī)比較了解，且擁有較高的政治素質(zhì)的人員，由這些精心挑選的人員擔(dān)任檔案管理員。此外，還應(yīng)該強化執(zhí)法人員的思想教育，積極的組織檔案管理人員和執(zhí)法人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識，進而使得檔案管理人員和執(zhí)法人員能夠?qū)κ占牧虾椭谱魑臅ぷ饔幸粋€全面的了解，能夠真正的掌握其中的技能和技巧，進而可以對重要資料進行科學(xué)的收集，促使執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)水平能夠得到顯著的提升。此外，還應(yīng)該強化檔案管理人員的思想教育，使得檔案管理人員能夠意識到勞動保障監(jiān)察檔案管理工作是非常重要的一項工作，避免檔案人員隨意泄露和更改中重要資料。

2.2 建立健全各項規(guī)章制度

依據(jù)中華人民共和國檔案法》和《勞動保障監(jiān)察條例》等相關(guān)規(guī)定，與實際情況相互結(jié)合，制定《檔案保管保密制度》和《檔案管理制度》等等，對查閱、裝訂、整理以及書寫檔案等等給出明確的規(guī)定，促使勞動保障監(jiān)察檔案管理工作能夠按照相關(guān)規(guī)定順利的展開，使得勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理能夠保持規(guī)范化。

2.3 增加投入，促使勞動保障監(jiān)察檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，應(yīng)該將信息化、數(shù)字化技術(shù)運用到勞動保障檔案管理工作環(huán)境中，在管理和記錄檔案時能夠積極的采用科學(xué)技術(shù)，促使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化目標(biāo)。將計算機技術(shù)運用到檔案的整理和歸納上，能夠使得工作效率得到顯著提升，進一步實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)，進而能夠?qū)ζ髽I(yè)的用工動態(tài)有一個全面的了解，科學(xué)的管理和監(jiān)督企業(yè)的用工情況。

2.4 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維管理模式

勞動保障監(jiān)察案卷檔案分級分類管理模式?jīng)]有包含在傳統(tǒng)勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理中，采取統(tǒng)一管理的方式管理所有的勞動保障監(jiān)察案卷檔案。所以對于檔案來說調(diào)閱性不是很強，且管理起來面臨很大的難度，此外管理效果也不是很顯著等等。對于不同工種實施分級化管理模式，使得每個工種在劃分的時候能夠與實際的年齡特征、身體情況以及能力等級相互結(jié)合，進而使得檔案管理工作能夠順利的展開。

2.5 運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立科學(xué)調(diào)閱模式

在創(chuàng)新勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理模式和制度時，為了使得檔案管理的推薦作用能夠最大化的發(fā)揮出來，應(yīng)該充分的運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，促使勞動保障監(jiān)察案卷檔案信息能夠在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)共享。此外，為了保護個人隱私，防止泄露機密，需要合理的設(shè)置安全防護和共享性網(wǎng)站。勞動保障監(jiān)察機構(gòu)應(yīng)該及時的公開信息，此外，在勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理體系中充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠獲取更多的社會案件信息，進而使得不同機構(gòu)能夠快速的調(diào)閱案件信息。

3 結(jié)束語

現(xiàn)在，就我國的勞動保障監(jiān)察案卷檔案管理工作來說，其中存在一些不足之處，針對其中存在的問題我們需要采取針對性的措施，克服其中存在的困難，使得勞動保障監(jiān)察機構(gòu)案卷檔案管理工作能夠順利的開展，促使勞動保障監(jiān)察機構(gòu)案卷檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)有序化、法制化，進而為人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。