檔案館員的素質(zhì)與檔案管理探討

史法勝

（青島科技大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014）

1 檔案館員的素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)

在新時代，主要目標(biāo)是在培養(yǎng)檔案館員的過程中培養(yǎng)綜合和創(chuàng)新能力，并應(yīng)通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)時間將其培養(yǎng)為務(wù)實(shí)，專業(yè)和高素質(zhì)的管理人員。它主要分為三種類型：

1）復(fù)合型人才。這種類型的主要意思是理解歸檔操作的知識和理論內(nèi)容，以及了解實(shí)際條件下的各種歸檔管理模式。您還需要了解傳統(tǒng)的存檔管理規(guī)范和方法，并掌握網(wǎng)絡(luò)中的存檔管理。方式方法；他不僅具有廣泛的檔案管理知識，而且還了解書籍和信息的管理知識。這類檔案館員具有一批專業(yè)，勝任的高素質(zhì)，復(fù)雜的檔案管理人才。

2）實(shí)用型人才。這種類型的檔案館館員必須具有出色的工作技能，可以對檔案館信息的管理進(jìn)行精心分類和劃分，面對復(fù)雜的信息內(nèi)容，立即解決問題，并以正確的方式面對出現(xiàn)。各種問題都可以有效地規(guī)范分發(fā)的信息。除了強(qiáng)大的文件信息管理功能外，這些類型的文件管理人員還必須對文件管理有足夠的耐心和熱情，并對辦公軟件和辦公計(jì)算機(jī)上的信息管理軟件具有特定的操作能力。

3）學(xué)術(shù)研究人才。這種類型的檔案館館員參考了堅(jiān)實(shí)的檔案知識內(nèi)容的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，經(jīng)常對檔案知識進(jìn)行學(xué)術(shù)研究和理論創(chuàng)新，通過長期的努力得出具體的研究成果，并為檔案管理提供有效的發(fā)展。疾病。這些人利用文件創(chuàng)新研究的結(jié)果將其有效地應(yīng)用于文件管理，構(gòu)建正確的文件管理模型并創(chuàng)新適當(dāng)?shù)奈募芾砝碚摚瑥亩鴮?shí)現(xiàn)文件操作的有效創(chuàng)新。

2 檔案館員的素質(zhì)培養(yǎng)策略

1）明確目標(biāo)制定計(jì)劃。綜合以上分析，目前所需的檔案管理人員大致分為合成，理論，研究，實(shí)際應(yīng)用和安全維護(hù)四種類型，這是當(dāng)前檔案管理人員的教育目標(biāo)。基于目標(biāo)，有必要根據(jù)各類目標(biāo)，進(jìn)一步制定目標(biāo)專業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃和方案，逐步完成人才培養(yǎng)工作，為檔案管理提供充足的人才儲備。

2）信息整合能力的提升。檔案館合并和處理檔案資料中信息的能力對提高工作效率具有重大影響。因此，員工必須具有足夠的專業(yè)信息集成能力，才能準(zhǔn)確地查找和提取有效信息，并始終保持工作的順序和一致性，以確保其文件管理的效率和質(zhì)量。具體而言，檔案館可以定期進(jìn)行信息合并競賽，為每個參與者分配信息數(shù)據(jù)庫，然后分配問題，要求參與者查找和合并問題中的相關(guān)信息，然后將它們組織到系統(tǒng)中。在短時間內(nèi)，我們會識別出具有較高綜合素質(zhì)的參與者，并進(jìn)行全面評估以選擇最終的獲勝者。這項(xiàng)小規(guī)模的比賽使文件管理從業(yè)人員能夠發(fā)揮其專業(yè)素質(zhì)和工作績效。

3）學(xué)習(xí)提升平臺支持。為了提高檔案管理的效率，不僅檔案管理人員需要每天不斷學(xué)習(xí)，而且檔案管理人員應(yīng)更加重視對員工的培訓(xùn)，例如定期的理論學(xué)習(xí)和職業(yè)培訓(xùn)，或者進(jìn)行交流或先進(jìn)的研究以提高自己的水平。再舉一個例子，您可以聘請相關(guān)專家和熟練的技術(shù)人員來舉辦不同類型的培訓(xùn)課程和專題講座，并且通過短期培訓(xùn)，可以快速提高圖書館員的科學(xué)技術(shù)水平。此外，員工還可以學(xué)習(xí)使用最新的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。有必要為檔案館工作人員提供多種學(xué)習(xí)平臺，努力提高檔案館工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

4）建立檔案館員行業(yè)準(zhǔn)入完善評價機(jī)制。為了確保檔案管理的專業(yè)化和高質(zhì)量，有必要有效地確保員工的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，而建立和改善檔案館員的進(jìn)入壁壘無疑可以從源頭上提高人才團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能。員工也可以不斷地監(jiān)督和評估跟蹤和評估機(jī)制的實(shí)施，以確保工作質(zhì)量并實(shí)現(xiàn)文件管理的最大效率。

3 檔案管理工作的改善措施

1）完善檔案管理體系堅(jiān)持以人為本。所有業(yè)務(wù)的發(fā)展都與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化密不可分，檔案管理非常重要，必須遵守法治并做好制度化。除有關(guān)法律法規(guī)（如《中華人民共和國檔案法》）的指導(dǎo)方針外，該單位還應(yīng)建立科學(xué)，完整的檔案管理系統(tǒng)，改善工作流程，明確檔案館員的權(quán)利和責(zé)任，并將其視為核心任務(wù)。檔案管理工作應(yīng)以“人”為中心，以組織成員的個人需求和自我實(shí)現(xiàn)以及組織的共同發(fā)展為管理核心，營造學(xué)習(xí)型組織氛圍，將組織成員的個人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合。它必須通過促進(jìn)而形成。組織個人成員的自我實(shí)現(xiàn)和組織檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。只有堅(jiān)持以人為本的方法，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能將檔案管理與單位的整體發(fā)展相結(jié)合。在所有成員的共同關(guān)心和共同努力下，檔案管理始終受到高度贊賞，并且工作可以順利有效地進(jìn)行。

2）保證原始憑證質(zhì)量規(guī)范文件制發(fā)。您從文檔中獲取檔案，因此您需要注意重要文檔的來源。必須嚴(yán)格規(guī)范文件的撰寫，以確保標(biāo)準(zhǔn)化和高質(zhì)量。不應(yīng)有錯誤，僅應(yīng)保證原始文檔的準(zhǔn)確性和準(zhǔn)確性?？煽啃钥梢詾槲募芾淼於己玫幕A(chǔ)。為了加強(qiáng)文件管理并確保文件的物理質(zhì)量，應(yīng)對文件格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，以使其更便于將來分類和歸檔操作。文件的所有元素必須完整，文件的內(nèi)容也必須完整且手寫。保持清晰和長期。用于文檔的紙張也應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化，例如某些文檔應(yīng)該使用A4紙張，這樣的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也可以簡化整理工作。

3）科學(xué)管理電子檔案優(yōu)化紙質(zhì)檔案立卷。紙質(zhì)文件是文件管理的重要組成部分。對于某些信息，紙質(zhì)文件具有不可替代的屬性。這是唯一真正的原始證書。數(shù)據(jù)更加私密。與電子文件相比，它具有幾個特殊功能。優(yōu)點(diǎn)。因此，有必要集中精力優(yōu)化紙質(zhì)檔案工作，以確保紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和高質(zhì)量。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時代，電子歸檔已成為重要的力量，借助計(jì)算機(jī)，可以將許多無聊的文件有效地分類和存檔。但是，在此過程中，需要注意的是，電子文件的傳輸和使用應(yīng)平穩(wěn)進(jìn)行，相關(guān)技術(shù)處理應(yīng)做得很好，應(yīng)通過防火墻和保護(hù)軟件確保計(jì)算機(jī)安全，并應(yīng)提高文件的可靠性和機(jī)密性。紙質(zhì)文件和電子文件通常是文件管理必不可少的，這兩種文件材料必須得到全面管理，并且每種文件的優(yōu)點(diǎn)都可以用來全面改善最終文件管理任務(wù)。

4）基礎(chǔ)設(shè)備配套完善。在此階段，文件管理的內(nèi)容正在不斷擴(kuò)展，為了構(gòu)建除適用于大量信息的過去工作（例如綁定，復(fù)制以及發(fā)送和接收）之外的適用于實(shí)際工作的文件數(shù)據(jù)庫，有必要很好地執(zhí)行電子文件管理等任務(wù)。要求。為此，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人為檔案部門的工作提供必要的支持，增加資金投入，購買打印機(jī)，掃描儀，計(jì)算機(jī)和其他辦公設(shè)備，執(zhí)行相關(guān)的維護(hù)和更新任務(wù)，并使文件管理適當(dāng)。必須改進(jìn)。員工的薪水和良好的工作環(huán)境的創(chuàng)建可以鼓勵他們對工作更加熱情，做好工作，確保高水平的檔案管理，并為整個部門的發(fā)展提供良好的保證。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)不可忽視的重要任務(wù)，在新時代，檔案管理的重要性必須得到深刻認(rèn)識，必須進(jìn)一步發(fā)展這項(xiàng)工作，并需要不斷改進(jìn)檔案館員。學(xué)習(xí)和升級自己的綜合質(zhì)量能力，意識形態(tài)和專業(yè)知識，然后探索并實(shí)施有效的措施，以不斷加強(qiáng)文件管理操作，以確保文件信息的質(zhì)量，真正體現(xiàn)出文件材料的重要價值。