下崗失業(yè)人員檔案管理存在問題及對策

劉倩倩

（寬城滿族自治縣人力資源和社會保障局，河北 承德 067600）

下崗失業(yè)人員檔案管理是針對這類人員工作經(jīng)歷、業(yè)績、思政品質(zhì)、作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平等信息進行有效記錄和管理的過程。這類檔案資料一般由勞動就業(yè)部門保管記錄，目的是對下崗失業(yè)人員的權(quán)益進行有效維護。國家通常會結(jié)合這類工作人員的檔案資料發(fā)放退休金和相關(guān)補助，保障他們的福利待遇，維護社會的穩(wěn)定以及和諧。不過在下崗失業(yè)人員的檔案管理活動當(dāng)中，由于管理理念和方法比較落后，在管理工作的具體實施當(dāng)中還存在著不同程度的缺陷，所以給檔案管理的落實帶來了一系列問題，也影響到檔案管理的規(guī)范與科學(xué)化發(fā)展。所以為確保下崗失業(yè)人員檔案管理有效性，必須分析現(xiàn)狀，歸納檔案管理問題，從而為針對性管理對策的提出，提供有效依據(jù)和參考。

1 下崗失業(yè)人員檔案管理存在的問題

檔案管理是國家文獻信息系統(tǒng)建設(shè)的一部分，在推動國家信息系統(tǒng)完善化發(fā)展以及信息價值發(fā)揮當(dāng)中扮演著重要角色，顯現(xiàn)出極強的管理性、服務(wù)性。伴隨著信息化時代的到來，檔案的價值得到了極大程度的提升，對檔案進行科學(xué)化管理也獲得了各方關(guān)注。對于下崗失業(yè)人員來說，其檔案當(dāng)中記錄了個人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等相關(guān)信息，具備極高的憑證參考價值。通過對下崗失業(yè)人員的檔案資料進行分析，能夠為工齡計算、掌握人員流動情況創(chuàng)造條件，當(dāng)然也可以給社保辦理以及退休辦理夯實基礎(chǔ)。下崗失業(yè)人員檔案管理影響深遠，除了關(guān)乎個人利益的維護之外，還影響著全社會的穩(wěn)定。所以做好下崗失業(yè)人員的檔案管理是當(dāng)務(wù)之急。雖然隨著檔案管理建設(shè)水平的提高，相關(guān)部門加大了對下崗失業(yè)人員檔案管理的工作力度，也積極采取多樣化方法提高檔案管理時效性，不過總體上仍舊存在著以下問題：一是檔案管理重視度不足。就管理態(tài)度而言，檔案管理部門對下崗失業(yè)人員的檔案管理往往應(yīng)有的重視程度，甚至?xí)霈F(xiàn)涂改損失等相關(guān)問題，導(dǎo)致資料虛假，給下崗失業(yè)人員的福利待遇、社保、退休等帶來不利影響。二是檔案管理制度不完善。如今的下崗失業(yè)人員檔案管理沒有規(guī)范科學(xué)的檔案管理制度作為約束和保障，導(dǎo)致整個管理活動欠缺應(yīng)有的規(guī)范性和有效性，制約了檔案價值的發(fā)揮，也不利于下崗失業(yè)人員的利益維護。三是檔案管理方法落后。當(dāng)下的檔案管理方法，沒有根據(jù)時代的發(fā)展變革進行相應(yīng)的改變，特別是缺少信息化和數(shù)字化技術(shù)手段的運用，導(dǎo)致檔案管理效率低，存在不同程度的人為失誤。四是檔案管理服務(wù)意識不足。由于檔案管理人員素質(zhì)較低，缺少主動服務(wù)意識，因此不能夠根據(jù)下崗失業(yè)人員的檔案利用要求提供主動性服務(wù)，影響到群眾的滿意度，同時也給檔案資料內(nèi)在價值的發(fā)揮帶來了消極影響。

2 下崗失業(yè)人員檔案管理存在問題的解決對策

1）提高檔案管理重視程度。在社會經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展的背景下，國家的下崗失業(yè)人員數(shù)量有所增多，這在很大程度上增加了檔案管理的難度，同時也給檔案管理提出了更高要求。為了維護好廣大下崗失業(yè)人員的切身利益，保證其檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性以及真實性，為檔案資料的開發(fā)和利用打下基礎(chǔ)，首先就需要檔案管理部門樹立良好的責(zé)任意識，提高對這類檔案的重視程度，并在正確思想的指導(dǎo)之下改進實際行動。首先管理人員必須始終秉持嚴(yán)謹(jǐn)認真和負責(zé)的工作態(tài)度，積極遵守與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)以及制度規(guī)章，明確下崗失業(yè)人員的檔案管理是一項專業(yè)復(fù)雜的工作事項，在實際工作當(dāng)中應(yīng)該以人為本，加強溝通與配合，以便維護下崗失業(yè)人員檔案信息管理有效性。其次要加強對檔案管理部門檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)管，對檔案管理人員的工作過程與結(jié)果進行客觀評估，通過完善監(jiān)管措施，有效減少由人為因素所帶來的失誤，滿足下崗失業(yè)人員檔案資料的綜合應(yīng)用要求。

2）積極健全檔案管理制度。制度建設(shè)是檔案管理體系建設(shè)的重要組成部分，同時也是有效消除檔案管理失誤，降低檔案管理風(fēng)險的重要措施。完善化的檔案管理制度，可以為檔案管理者處理下崗失業(yè)人員的檔案資料提供有效參考，指出各個檔案管理環(huán)節(jié)需要遵循的原則和滿足的要求，為管理實踐的規(guī)范化推進做好處理。過去檔案部門雖然確定了針對下崗失業(yè)人員檔案管理的制度規(guī)范，也要求各工作人員結(jié)合制度要求予以落實，但是由于制度建設(shè)當(dāng)中存在一定的空白點或者是不夠完善和準(zhǔn)確的內(nèi)容，給制度的落實效果帶來了不良影響。為了改變這樣的情況，檔案管理部門首先需要對國家針對下崗失業(yè)人員檔案管理的要求和規(guī)范進行準(zhǔn)確解讀，在此基礎(chǔ)之上，根據(jù)單位的實際工作要求確定出具體化和細致化的規(guī)章制度，確保制度建設(shè)囊括檔案管理的各個環(huán)節(jié)，給各個檔案管理環(huán)節(jié)提出針對性的行動規(guī)范，使得下崗失業(yè)人員的檔案保管和檔案利用得到有效支持。

3）創(chuàng)新改革檔案管理方法。為了有效助推下崗失業(yè)人員檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，滿足新時期檔案管理改革的實際要求，就不能夠停留在過去人為保管的層次，而是要引入先進的管理技術(shù)以及方法，不斷完善信息化管理設(shè)施，使得檔案管理能夠在現(xiàn)代管理設(shè)備的支持之下提高效率以及準(zhǔn)確性。檔案管理部門首先應(yīng)該優(yōu)化檔案管理環(huán)境，除了配備基礎(chǔ)的計算機設(shè)施掃描儀等設(shè)備之外，還必須根據(jù)下崗失業(yè)人員的檔案管理需要和本單位的具體工作要求開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)的具體應(yīng)用當(dāng)中，首先需要把紙質(zhì)檔案借助掃描儀轉(zhuǎn)化成為電子化檔案，并做好電子檔案的備份。在涉及電子檔案開發(fā)利用以及安全管理時，則需要通過信息化管理系統(tǒng)的綜合功能便捷化完成相關(guān)管理工作，消除人為失誤以及檔案管理的風(fēng)險。不過在安全管理方面，需要加強對安全加密技術(shù)、權(quán)限設(shè)置、防病毒等方面的建設(shè)力度，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢。

4）培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)。下崗失業(yè)人員檔案管理影響深遠，除了關(guān)系到下崗失業(yè)人員本人的切身利益之外，還影響著社會的穩(wěn)定以及國家的長遠建設(shè)。檔案管理效果和管理人員的綜合素質(zhì)存在著密切關(guān)系，所以人才建設(shè)是檔案管理創(chuàng)新的一個重要突破口，需要成為當(dāng)下的管理重點。首先要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，使其能夠?qū)n案管理的各項工作技能進行不斷學(xué)習(xí)和完善，實現(xiàn)理論與實踐的結(jié)合，并不斷提高學(xué)以致用層次。其次要重視對工作人員計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教育培訓(xùn)使其能夠掌握檔案管理信息化系統(tǒng)的具體運用方法，提高現(xiàn)代化管理的熟練度。最后要注意對檔案管理人員進行法制教育以及職業(yè)道德教育，使其在認真學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)的同時，明確自身的工作職責(zé)，強化服務(wù)意識以及責(zé)任意識。

伴隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場競爭越來越激烈，再加上企業(yè)深入推進現(xiàn)代化改革，使得企業(yè)在發(fā)展當(dāng)中面對的壓力與風(fēng)險增多，也出現(xiàn)大量企業(yè)破產(chǎn)倒閉的問題，由此導(dǎo)致下崗失業(yè)人群增多，給下崗失業(yè)人員的檔案管理帶來了更大的難度與更高要求。雖然國家積極出臺相關(guān)政策，以推動下崗失業(yè)人員在就業(yè)，也在這類人員的檔案管理方面給予了支持，但是在檔案管理當(dāng)中仍舊不同程度的問題。對此，檔案管理部門必須樹立與時俱進和開拓創(chuàng)新的檔案管理思想，積極引入先進管理理念與管理方法，不斷提高檔案管理的科學(xué)化以及現(xiàn)代化水平，主動為下崗失業(yè)人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。