醫(yī)院檔案管理存在不足及改進(jìn)方法

李躍文

（保定市兒童醫(yī)院，河北 保定 071000）

檔案是醫(yī)院人事部門工作的重要組成部份，也是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的在“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面的重要依據(jù)，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部個(gè)人工作的質(zhì)量和成長(zhǎng)，關(guān)系到他們的切身利益。

1 干部檔案管理工作上存在的不足

1.1 檔案管理制度不健全

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是干部工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。有的單位在收集、歸檔、借閱、保管、利用、轉(zhuǎn)遞上沒(méi)有明確上墻的規(guī)章制度，或是制度不完善，存在執(zhí)行落實(shí)上的隨意性，致使檔案質(zhì)量不高。

1.2 對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠

體現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)上的不足。表現(xiàn)在對(duì)檔案管理上重視程度不夠，認(rèn)為人事檔案只是起到保管的事務(wù)性工作，只要不丟失、泄密，能做到一般工作需要就行，在辦公場(chǎng)所、硬件設(shè)施上沒(méi)有得到更好的保障。更多的只注重醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了資料的連續(xù)性和完整性對(duì)醫(yī)院發(fā)展和干部自身有力的文字依據(jù)。

1.3 檔案設(shè)施硬件不完備

有的醫(yī)院由于建院年久，房屋設(shè)施不足，更多的用房用來(lái)保障醫(yī)療使用，致使行政辦公用房簡(jiǎn)陋，而作為重要的檔案存放場(chǎng)地也就不夠規(guī)范，使用面積達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備比較陳舊，沒(méi)有配置專用掃描儀、復(fù)印機(jī)等，管理技術(shù)趨于落后，檔案的檢索還是手工操作，這些都不同程度的制約了檔案管理工作的開(kāi)展。

1.4 管理人員素質(zhì)待提高

在醫(yī)院管理中，注重醫(yī)療衛(wèi)生人員自身素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)教育活動(dòng)甚少，或是根本就沒(méi)有進(jìn)行過(guò)，缺乏專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。而且還有的是兼職做這項(xiàng)工作，他們的知識(shí)面窄、學(xué)歷偏低，還有的是從其他崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗來(lái)的，綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新精神和工作活力。

2 解決醫(yī)院人事檔案管理中存在問(wèn)題的具體辦法

2.1 健全完善管理制度

健全完善的管理制度是使檔案工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。加強(qiáng)對(duì)檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，充分利用各種形式，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能最大限度的發(fā)揮好作用，提供準(zhǔn)確、及時(shí)、高效的服務(wù)。按照《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，修訂完善檔案管理、材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)規(guī)章制度。使檔案工作有章可循，用制度來(lái)約束工作，保證檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性，讓檔案工作正常有序進(jìn)行。

2.2 提高檔案工作認(rèn)識(shí)程度

首先檔案管理人員要樹(shù)立責(zé)任感和使命感，端正工作態(tài)度，熱愛(ài)本職工作，才能積極主動(dòng)滿懷激情創(chuàng)造性地做好工作。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期檢查、指導(dǎo)工作，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即解決。醫(yī)院人事檔案工作是醫(yī)院人事管理的重要組成部分，它為醫(yī)院發(fā)展提供各類信息人才信息和依據(jù)，是為醫(yī)院選拔和使用人才提供真實(shí)可靠的資料。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用。

2.3 改善硬件環(huán)境建設(shè)

人事檔案管理要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，也是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要。根據(jù)安全保密、便于查找的原則，對(duì)干部檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度；要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)；充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化手段，應(yīng)用于人事檔案管理，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2.4 強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著單位工作水平的高低，一支專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、高效穩(wěn)定的管理人員是提升檔案工作的保證，切實(shí)加強(qiáng)管理人員的政治理論學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，增強(qiáng)分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，樹(shù)立良好的道德觀念，為人正直，堅(jiān)持原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，嚴(yán)格遵守保密制度，成為一名復(fù)合型管理人才，滿足當(dāng)前的檔案管理工作。

3 醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)在高速發(fā)展，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革進(jìn)程加快。醫(yī)院各項(xiàng)管理運(yùn)行過(guò)程都應(yīng)建立在改革發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行。相關(guān)管理機(jī)構(gòu)要以現(xiàn)代化的科學(xué)方法對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理設(shè)備進(jìn)行有效的維護(hù)，從根本上減少檔案管理系統(tǒng)自身存在的危害，提高管理的實(shí)效性。制定科學(xué)合理的管理體系，完善檔案管理的各項(xiàng)流程，維護(hù)信息資源的穩(wěn)定和有效利用率。從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)看，要完成各類監(jiān)督運(yùn)行的工作，就需要對(duì)系統(tǒng)整體的運(yùn)行情況進(jìn)行有效的把握，明確各項(xiàng)任務(wù)的流動(dòng)情況，在一定程度上保障電子檔案的完整有效性。在檔案管理工作的創(chuàng)新中充分展示出檔案管理的相應(yīng)職能，做好各類文件檔案的分類管理，將科學(xué)化的管理過(guò)程吸取到工作的環(huán)節(jié)中，從而提升檔案管理的整體效率。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作在醫(yī)院的各項(xiàng)工作中占有舉足輕重的作用，它關(guān)系到每一名職工的切身利益，將先進(jìn)的管理手段運(yùn)用到實(shí)際工作中，可以促進(jìn)工作更好更快的發(fā)展，目的就是為干部服好務(wù)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服好務(wù)，也是檔案管理者的工作職責(zé)所在。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的各項(xiàng)問(wèn)題較為突出，管理體制與管理方法都較為落后，檔案管理工作缺乏專業(yè)性的人才。所以想要從根本上改變這一現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，醫(yī)院相關(guān)部門就要對(duì)檔案管理工作高度重視，對(duì)管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新。改變過(guò)去傳統(tǒng)的管理理念，實(shí)現(xiàn)管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展。