新時(shí)代檔案資源開發(fā)的有效途徑

陳 榮

（湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 湘潭 411101）

隨著社會保障制度以及檔案管理機(jī)制的不斷完善，人們的檔案管理意識與應(yīng)用意識得以加強(qiáng)，檔案資源開發(fā)與信息化建設(shè)工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)大幅度提高，促使相關(guān)職能部門、檔案管理部門轉(zhuǎn)變以往對檔案資源開發(fā)的錯(cuò)誤認(rèn)知。社會和諧、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及人們工作成長等不同層面都體現(xiàn)出開發(fā)檔案資源的必要性與重要性，需強(qiáng)化相關(guān)單位或者個(gè)人的檔案資源管理、服務(wù)與開發(fā)、利用意識。實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)的現(xiàn)代化、深層化。

1 檔案資源開發(fā)的主要內(nèi)容

1.1 開發(fā)檔案信息資源的重要意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”信息時(shí)代加快了信息資源化理念的傳播速度，提高了信息資源在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展體系中的地位與作用?，F(xiàn)如今，屬于信息資源范疇的檔案資源已經(jīng)成為影響我國政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展方向與發(fā)展節(jié)奏的關(guān)鍵因素，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的助推器。

開發(fā)檔案資源拓寬了檔案管理專家學(xué)者的研究空間，提高了檔案館藏資源的豐富性以及檔案管理部門的工作效率，賦予了檔案資源新的職能作用，擴(kuò)大了檔案資源的使用空間與影響范圍。開發(fā)檔案資源符合新時(shí)代對完善檔案管理機(jī)制以及提高檔案資源利用率的要求，滿足了新時(shí)代對發(fā)展人類文化與提高人們檔案管理能力的要求，提高了經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展的能力，推動了國家宏觀信息政策的貫徹落實(shí)，提高了政務(wù)信息的公開化與透明化，同時(shí)，開發(fā)檔案資源也賦予檔案館新的作用與功能，實(shí)現(xiàn)了傳承人類文明與發(fā)展檔案文化的目的。

1.2 檔案信息資源開發(fā)前景

國家相關(guān)職能部門的肯定與支持助推檔案信息資源的開發(fā)。2018年1月丁薛祥主任在中央檔案館國家檔案局調(diào)研，充分肯定了檔案管局扎實(shí)履行中央檔案保管利用和全國檔案事業(yè)行政管理兩種職能。強(qiáng)調(diào)做好新時(shí)代檔案工作應(yīng)貫徹黨的十九大精神和中央要求，體現(xiàn)繼承性和開創(chuàng)性的統(tǒng)一。2019年3月全國檔案局長館長會議召開，年內(nèi)國家將出臺新的《檔案法》，增加了“信息化建設(shè)”專章六條，將體現(xiàn)新形式電子文檔的歸檔、檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全等。這為改進(jìn)和完善今后的檔案工作提供最權(quán)威的法律依據(jù)，對利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)共享專用，數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)有力的支撐。

我國許多地區(qū)檔案管理部門正在逐步改革完善檔案接受流程與管理機(jī)制，新增加了網(wǎng)上收集、媒體收集以及社會收集等多種檔案收集途徑，提高了對社會焦點(diǎn)問題以及政府部門公開信息等的收集力度，提高了檔案信息資源的全面性與豐富性。另外，一些地區(qū)已實(shí)行“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的政務(wù)信息資源共享，拓寬了政務(wù)信息公開渠道，建筑了功能齊全的政務(wù)服務(wù)大廳，人們可根據(jù)個(gè)人的需求與閱讀習(xí)慣選擇相應(yīng)的查閱方式了解政務(wù)信息。政府部門還加強(qiáng)了政務(wù)服務(wù)大廳不同網(wǎng)絡(luò)之間的共享性，收集整理了近些年政府文件，提高了政務(wù)信息的共享性與完整性，實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理從被動服務(wù)到主動服務(wù)的根本性轉(zhuǎn)變，如函電代查、電話回訪等服務(wù)深受人們的歡迎。

許多地方政府增強(qiáng)了當(dāng)?shù)貦n案館的資金與技術(shù)投入，打造了一支具有高信息素質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)了當(dāng)?shù)嘏c其他地區(qū)之間檔案資源的共享，人們在當(dāng)?shù)貦n案館可查詢到其他地區(qū)的檔案信息，提高了檔案信息查詢的高效化與精準(zhǔn)化。部分地區(qū)政府部門也進(jìn)一步完善檔案信息查詢保障制度，增設(shè)檔案檢索崗位，實(shí)現(xiàn)了人工檢索與系統(tǒng)查詢的有效融合。另外，部分地區(qū)會根據(jù)檔案信息查詢?nèi)藛T的實(shí)際情況來提供檔案信息上門服務(wù)，提高了檔案館信息與查詢?nèi)藛T之間的良性互動，促進(jìn)了檔案資源的深度開發(fā)。

一些地區(qū)加強(qiáng)了檔案資源管理工作的宣傳力度，開辦了許多優(yōu)秀檔案類節(jié)目，如《國寶檔案》等，利用電視節(jié)目的形式來介紹檔案信息，拓寬了人們了解檔案信息的渠道和途徑，加深了人們對檔案信息認(rèn)知的全面化與深層化，也推動了檔案資源開發(fā)工作的深入。

2 新時(shí)代檔案資源開發(fā)的有效途徑

2.1 提高檔案資源開發(fā)工作的現(xiàn)代化

1）建設(shè)新型檔案檢索數(shù)據(jù)庫。檔案檢索數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息化的主要標(biāo)志，利用信息檢索庫既可以減輕管理大量紙質(zhì)檔案的壓力，也可以提高檔案資源管理的安全性與穩(wěn)定性。相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對我國以及不同地區(qū)檔案資源管理現(xiàn)狀的研究力度，分析我國以及不同地區(qū)檔案管理特點(diǎn)以及人們檔案管理訴求，并以此為基礎(chǔ)來調(diào)整檔案檢索數(shù)據(jù)庫的建設(shè)方案與計(jì)劃，加快對檔案館檔案條目檢索系統(tǒng)的建設(shè)，從而提高檔案檢索數(shù)據(jù)庫的快速性與強(qiáng)大性。

2）拓寬紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)化途徑。檔案管理人員利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來提高加快檔案全文電子化與數(shù)字化的轉(zhuǎn)換率，如利用電子郵箱來收發(fā)檔案信息，利用電子掃描、攝像等方式來將原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。

2.2 提高檔案管理人員工作能力

1）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與綜合能力的高低會直接影響檔案信息化建設(shè)效果，間接影響檔案的完整性與安全性。引導(dǎo)檔案管理人員利用單位交流學(xué)習(xí)活動以及業(yè)余時(shí)間來學(xué)習(xí)最新檔案管理知識與技能，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識與使命意識，提升檔案管理人員的榮譽(yù)感和成就感，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員工作態(tài)度從敷衍應(yīng)付到踏實(shí)工作的轉(zhuǎn)變，主動發(fā)現(xiàn)并徹底解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，積極參與到檔案資源開發(fā)工作中來。

2）強(qiáng)化檔案管理人員信息敏感性。原有檔案管理工作以收集管理紙質(zhì)檔案為主，側(cè)重于管理而非收集，而新時(shí)代檔案管理工作職能則側(cè)重于收集管理與評價(jià)運(yùn)用檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案潛在價(jià)值的最大化。因此，檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案收集與分析能力，能夠熟練運(yùn)用不同的手段來獲取不同類型的檔案信息，也能對這些檔案信息進(jìn)行綜合全面的分析與使用，能夠以最快的速度來找出人們所需要的檔案信息，快速準(zhǔn)確回答人們關(guān)于檔案相關(guān)問題，引導(dǎo)人們運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來查詢與使用檔案信息。

3）提高檔案管理人員信息價(jià)值挖掘能力。檔案管理人員能夠運(yùn)用簡潔凝練的語言來概括檔案信息，準(zhǔn)確傳達(dá)檔案信息，不斷提高自身對檔案信息的篩選能力，刪除檔案信息中錯(cuò)誤或無用的信息，對檔案信息進(jìn)行重新組合和調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)增加檔案信息資源附加值的目的。

綜上所述，檔案資源開發(fā)在提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上擴(kuò)大檔案價(jià)值，通過巧用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺等方式來加快檔案資源開發(fā)的速度，為經(jīng)濟(jì)社會、人類文明的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，發(fā)揮了檔案對企事業(yè)單位及個(gè)人的推動作用。