廣播電視臺文書檔案現(xiàn)代化管理的思考探究

趙桔晗

（延邊廣播電視臺，吉林 延吉 133000）

在日常的工作過程中，廣播電視臺需要將各種資料進行存檔工作，例如各個部門的文字資料、廣播新聞的制作素材或已經(jīng)完成的稿件、辦公行政檔案資料等等，都是需要使用檔案進行存儲。廣播電視臺作為黨和國家發(fā)言代言人，是宣傳國家戰(zhàn)略方針以及最新政策的主要途徑之一，其占據(jù)的社會地位具有十分重要的意義。只有將檔案管理工作做好，才能為黨和人民更好的服務(wù)，也是廣播電視行業(yè)發(fā)展的重要保障。

1 廣播電視臺文書檔案管理工作過程中出現(xiàn)的弊端

1.1 紙版的文書檔案容易受到外界環(huán)境影響

現(xiàn)階段，廣播電視臺文書檔案儲存方式多使用紙質(zhì)進行記錄并存儲，紙版的文書檔案對于外在的環(huán)境要求較高，因此為文書檔案的管理帶來極大不便。紙版檔案在管理過程中，需要嚴格按照“八防”為標準進行管理，不然紙版檔案非常容易在管理過程中造成損壞，影響檔案文件的完整性。例如，在我國的南方，空氣中的濕度較大，如果不在檔案管理過程中做好防潮措施，檔案很容易受潮、腐爛導(dǎo)致檔案文件缺失。檔案如果存放時間過長，受到潮濕、空氣中的灰塵、光照等因素影響，會導(dǎo)致記錄檔案數(shù)據(jù)的紙張發(fā)黃、粘頁、老化、發(fā)霉，從而影響檔案的存放質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象需要及時處理，避免檔案文件徹底損壞[1]。

1.2 檔案管理工作量巨大，工作效率不高

雖然在存放檔案信息時，都會做好完善的信息記錄，并建立相關(guān)的檢索措施，以便于日后的查閱，但是急需使用某一種文件時，使用純手工的檢索目錄進行查找時，依然顯得工作十分復(fù)雜，每次查找都浪費大量時間，并且有一些文件名字差不多的，不能有效地將需要的檔案進行準確查找，例如，在進行查找一份檔案時需要檔案管理人員將檔案檢索目錄一條條地進行過濾篩選，將和需要的文件差不多的篩選出來，需要浪費大量時間，并且還需要根據(jù)目錄到存儲檔案的位置進行查看，確定是否是所需檔案文件。如果不是需要的文件還需要反復(fù)重復(fù)這樣的工作流程，直到找到需要的檔案文件，這使查閱的時間大大提升，嚴重影響工作效率，為檔案管理工作帶來極大的不便[2]。

1.3 檔案管理工作信息交流閉塞

在長期的發(fā)展過程中，廣播電視臺的文書檔案都是更加注重保存，卻很少被使用，同時更加的重視信息安全工作以及信息保密工作?；诖?，廣播電視臺文書檔案大部分使用人工管理的模式，為防止網(wǎng)絡(luò)信息泄露等問題，將檔案信息化建設(shè)的建議直接沒有被采用，在使用檔案信息時需要經(jīng)過層層的審批，延長了工作鏈的長度，也使得檔案信息借閱極為不便，對外檔案信息從來都不允許查閱，使廣播電視臺文書檔案信息交流變得極為不易。

2 廣播電視臺文書檔案現(xiàn)代化管理的具體應(yīng)用措施

2.1 加大力度促進紙版檔案管理工作的現(xiàn)代化進程

在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會，檔案管理工作需要向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，才可以使檔案工作得到有效提升，從而使傳統(tǒng)的檔案管理的雜亂無序、低效率、工作量大等狀態(tài)得到有效改善。同時紙版檔案管理也需要加強管理，也就是需要加強防蟲、防鼠、防塵、防潮、防火、防高溫、防光以及防盜等八項工作。在檔案管理中需要使用現(xiàn)代化設(shè)備構(gòu)建適合儲存檔案的環(huán)境，比如引進恒濕凈化一體機，確保儲存室的溫度以及濕度，符合紙版檔案儲存標準。同時，有經(jīng)費較多的檔案庫房，可以使用空調(diào)控制器以及智能感應(yīng)器，通過智能控制器，使用現(xiàn)代化技術(shù)，實時監(jiān)控、控制庫房濕度、溫度的相關(guān)數(shù)據(jù)，依據(jù)收集到的數(shù)據(jù)信息，按照檔案儲存標準進行調(diào)整庫房的現(xiàn)代化設(shè)備，使庫房環(huán)境符合檔案儲存標準。還需要推動檔案的數(shù)字化管理工作，使查閱紙版檔案的次數(shù)得到減少。首先可以將檔案的檢索方式逐漸更改為數(shù)字信息，這樣在進行查找相關(guān)資料會節(jié)省大量時間，方便使用者檢閱，將檢索目錄轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化之后，可以將檔案資料全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，這樣在使用時就可以通過計算機直接查閱到所需要的資料[3]。

2.2 構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，實現(xiàn)數(shù)字化信息管理

為了有效提升檔案管理工作效率，減少檔案管理工作人員的工作強度，必須要將檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息管理。建立數(shù)字化檔案管理首先需要構(gòu)建數(shù)據(jù)資源庫，只有建立完善的資源庫，才可以實現(xiàn)檔案管理的自動化發(fā)展，實現(xiàn)在線查閱或下載觀看。檔案的數(shù)字化管理，是對傳統(tǒng)模式的創(chuàng)新與升級。將傳統(tǒng)的紙版檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)資源。在具體的實施過程中，如果廣播電視自己開發(fā)相關(guān)的軟件，需要投入大量的人力、物力，這樣建設(shè)浪費大量資源，以至于成本太過高昂。所以廣播電視臺需要建立檔案數(shù)字化管理時，最好是購買標準的檔案管理系統(tǒng)或者開發(fā)適合檔案管理系統(tǒng)。不管是購買統(tǒng)一標準的檔案系統(tǒng)還是委托相關(guān)開發(fā)商開發(fā)，檔案管理系統(tǒng)都需要具有以下功能：第一，具有多種渠道的檔案檢索路徑，包含檔案全文任意字段、檔案關(guān)鍵詞、檔案主題、檔案年限、檔案類型、檔案號、檔案名等信息模塊。第二，需要具有不同的閱讀體驗和模式，包含電子版速遞、影印版拷貝、紙質(zhì)借閱等功能。第三，需要將檔案借閱者與管理者進行區(qū)分，給予不同級別的權(quán)限。第四，需要具有檔案數(shù)據(jù)分析以及整理功能，對檔案狀況進行實時監(jiān)測，是上傳的檔案實現(xiàn)自動分類與整理，進而達到文書檔案現(xiàn)代化管理的目標[4]。

2.3 以現(xiàn)代信息技術(shù)手段，構(gòu)建文書檔案的現(xiàn)代化管理

假如檔案信息只是被放在檔案庫中，導(dǎo)致檔案就毫無作用，只是一堆廢紙，如果要使檔案的價值被充分發(fā)揮出來，那么就需要將檔案為社會或者本單位服務(wù)。檔案最大的用途就是作為可以共享的資源信息，在共享時需要將涉及保密的信息嚴密保存將不涉及保密的檔案資源與社會其他單位或部門進行資源共享，將檔案的價值充分發(fā)揮，有效避免檔案管理的信息閉塞。

3 總結(jié)

綜上所述，廣播電視臺文書檔案現(xiàn)代化管理，需要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，可以通過加大力度促進紙版檔案管理工作的現(xiàn)代化進程、構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)資源庫、以現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理工作。