探析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的有效策略

丁偉明

（承德市衛(wèi)生健康委員會綜合監(jiān)督執(zhí)法局，河北 承德 067000）

在衛(wèi)生監(jiān)督工作中，檔案的科學(xué)管理非常重要，它既可以保障檔案的價值，同時還能確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。檔案的有效管理是衛(wèi)生監(jiān)督工作順利開展的有力依據(jù)，然而當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理還存在著諸多不足之處，加強(qiáng)檔案管理已是迫在眉睫的事情，應(yīng)該結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況對其進(jìn)行工作優(yōu)化，以解決衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作中存在的問題。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀研究

1.1 檔案管理缺乏規(guī)范

相較于其他部門單位，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)涉及醫(yī)療衛(wèi)生、傳染病防治、放射衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、生活飲用水、采供血衛(wèi)生八大類監(jiān)管，執(zhí)法工作內(nèi)容涵蓋范圍廣，各類專業(yè)執(zhí)法都有相關(guān)的法律法規(guī)，資料數(shù)量和種類規(guī)模都比較大，使得檔案管理工作繁瑣復(fù)雜。然而目前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在檔案管理這一方面還存在著尚未完全解決的問題，檔案管理人員多為衛(wèi)生監(jiān)督員兼職，檔案收集以及歸檔難以保障及時性、準(zhǔn)確性，造成衛(wèi)生監(jiān)督檔案缺乏規(guī)范性管理，這嚴(yán)重影響了衛(wèi)生監(jiān)督檔案系統(tǒng)性規(guī)范管理及有效利用。

1.2 檔案管理效率低

數(shù)量龐大的檔案資源為衛(wèi)生監(jiān)督日常執(zhí)法工作提供了數(shù)據(jù)上的支持，但是同樣也加大了檔案管理的工作難度。相關(guān)工作人員在展開實(shí)際工作時，因檔案資料收集、歸檔不及時、不齊全以及管理操作不規(guī)范等問題，導(dǎo)致檔案管理效率低下。部分工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，也沒有定期參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，對于檔案管理工作的認(rèn)識不夠充分，這也會使得檔案管理的工作效率難以提升[1]。

1.3 電子檔案存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險

電子檔案的數(shù)據(jù)信息安全問題非常重要，如果衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)重視程度不夠，且疏于科學(xué)管理，最終將導(dǎo)致部分信息泄露。首先是信息篡改問題，對于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案資源來說，真實(shí)性很重要，如果信息遭到篡改，容易引起一系列的后續(xù)問題。其次是信息的泄露問題，這主要表現(xiàn)為執(zhí)法信息、現(xiàn)場取證等內(nèi)容的泄露。最后是數(shù)據(jù)信息資源的遺失問題，如果儲存設(shè)備出現(xiàn)了問題，就會導(dǎo)致電子檔案信息丟失，這對于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)來說是無法挽回的損失，但在實(shí)際工作中，有部分工作人員并沒有加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全意識。

2 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的有效策略

2.1 規(guī)范檔案資料的內(nèi)容

對于檔案管理來說，做好資料的收集、歸檔是工作的重點(diǎn)，只有經(jīng)過長期的資料整理，才能逐漸形成完整的檔案，保障順利開展后續(xù)的編輯、維護(hù)等等工作。可以說，檔案資料的收集與整合是整個工作的關(guān)鍵所在，因此，衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)的工作人員需要在前期做好資料的收集，并對資料內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的分類和管理，以方便后續(xù)的檔案利用。近些年來，隨著衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的改革，執(zhí)法內(nèi)容及執(zhí)法重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，檔案的種類也相應(yīng)發(fā)生變化，所以，工作人員在管理衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料時，要結(jié)合實(shí)際情況，合理劃分檔案內(nèi)容，以保證檔案的準(zhǔn)確性，使衛(wèi)生監(jiān)督的檔案管理工作變得更加符合規(guī)范。

2.2 進(jìn)一步開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的日益提升，我國的信息技術(shù)水平也得到了迅速的發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)也多使用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行電子化管理，但是目前的電子檔案管理工作中還存在著技術(shù)手段不足等問題，因此，加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)具有一定的必要性。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)可以與相關(guān)專業(yè)信息技術(shù)機(jī)構(gòu)合作，了解電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)過程，讓信息技術(shù)機(jī)構(gòu)結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作以及管理重點(diǎn)情況來建立電子檔案管理系統(tǒng)，以方便后續(xù)電子檔案的利用。

2.3 提高電子檔案的保密性

雖然先進(jìn)的信息技術(shù)使得檔案管理工作變得更加方便，但是隨著數(shù)據(jù)安全隱患問題的逐漸暴露，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的保密逐步顯示出重要性。目前我國很多衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)為了減輕相關(guān)工作人員的工作量，提高其工作效率，相繼對檔案進(jìn)行了電子化的處理，也建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，但卻往往容易忽略數(shù)據(jù)存儲及使用過程中的安全問題。因此，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要重視數(shù)據(jù)信息安全問題，避免重要數(shù)據(jù)泄露[2]，應(yīng)以保密制度為保障，依托本地電子政務(wù)云存儲，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通。

2.4 加強(qiáng)檔案管理工作

為了推動衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利展開，相關(guān)負(fù)責(zé)部門需要做好監(jiān)督執(zhí)法檔案的管理，規(guī)范管理模式，讓每一名工作人員明確自己的工作任務(wù)，可以統(tǒng)一管理電子檔案和紙質(zhì)檔案，從而使檔案資料得到妥善的保管，為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支持。

3 結(jié)語

目前我國衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理工作還存在著諸多問題，比如檔案管理不夠規(guī)范、工作人員檔案管理效率低下以及電子檔案的數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險，這些都表明相關(guān)部門要采取有效措施對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)完善，只有解決這些問題，才能做好檔案管理工作?？偠灾?，相關(guān)部門可以采取規(guī)范檔案管理模式、加強(qiáng)監(jiān)督、提高數(shù)據(jù)安全性等措施來促進(jìn)檔案管理工作的順利展開，讓衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)從檔案管理工作中獲得更好的數(shù)據(jù)支持。