新形勢(shì)下如何做好電力企業(yè)檔案管理工作

趙曉燕 李 笛

（國(guó)網(wǎng)陜西省電力公司經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院，陜西 西安 710000）

電力企業(yè)檔案管理工作絕不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，很多人認(rèn)為檔案管理就是整理工作。其實(shí)檔案管理涉及很多方面的工作，設(shè)計(jì)到資料整理、數(shù)據(jù)分析、檔案儲(chǔ)存。通過檔案管理還能夠合理地進(jìn)行信息資源的共享。但是很多電力企業(yè)在開展檔案保密管理過程中還存在著很多問題，例如信息程度不高、安全性不強(qiáng)等問題，這樣對(duì)于檔案工作開展是不利的。電力企業(yè)在日常管理過程中必然要有效地解決這些問題，從而更好地促進(jìn)電力企業(yè)健康的發(fā)展。

1 電力企業(yè)檔案保密管理概述

當(dāng)前時(shí)代對(duì)于檔案管理提出了新的要求，需要不斷打破傳統(tǒng)檔案管理的方法，積極引進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞問題，提高檔案保存年限。因?yàn)榇蟛糠謾n案資料都十分重要，涉及人事資料以及工程檔案資料。例如，工程檔案資料包括了項(xiàng)目實(shí)施地各階段內(nèi)容，包括了項(xiàng)目審批表、項(xiàng)目進(jìn)度以及項(xiàng)目驗(yàn)收的各種表格、圖片以及文字資料，一旦出現(xiàn)丟失，就可能給電力企業(yè)造成很大的損失。隨著信息時(shí)代的到來，各種數(shù)字化管理系統(tǒng)和技術(shù)被廣泛應(yīng)用到電力檔案管理過程當(dāng)中。借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和管理軟件，能夠?qū)τ陔娏n案進(jìn)行更好地歸類和利用，這樣就能夠更加方便地給相關(guān)人員服務(wù)，從而提供電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另外在檔案管理系統(tǒng)中植入人力資源管理的模塊，用現(xiàn)代人力資源管理的思想分模塊化管理檔案，通過對(duì)模塊的查詢使用，即可使檔案變“活”，發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，促進(jìn)檔案管理工作。

2 檔案安全管理和利用過程中存在的問題

2.1 管理制度和管理理念滯后

我國(guó)電力企業(yè)在檔案管理理念還存在著一定的滯后性，雖然很多電力企業(yè)在發(fā)展過程中已經(jīng)建立了完善的工程檔案管理體制，但是這種體制并沒有隨著時(shí)代的變換植入新的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案管理存在著一定的問題。很多電力企業(yè)的檔案管理制度過于陳舊，沒有隨著時(shí)代地發(fā)展做出相應(yīng)的調(diào)整。對(duì)于檔案管理的具體環(huán)節(jié)也沒有進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化，具體檔案管理人員的職責(zé)也沒有進(jìn)行有效和合理地劃分，這樣就容易導(dǎo)致不同人員之間的責(zé)任存在著交叉，不利于工作地正常開展。另外很多電力企業(yè)沒有建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，這樣就很難保障檔案管理的質(zhì)量和效率。另外很多電力企業(yè)在開展檔案管理過程當(dāng)中，沒有充分發(fā)揮人力資源制度的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理人員管理效率不高。

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

電力企業(yè)的工作重心都放在了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案管理部門以及相關(guān)工作重視程度不夠。這樣就沒法調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和效率不高，對(duì)于企業(yè)發(fā)展是十分不利地。另外檔案管理人員綜合素質(zhì)也有待提高，很多檔案管理人員信息處理能力有點(diǎn)提高。很多電力企業(yè)在人事招聘方面也不會(huì)去招聘專業(yè)的信息管理人員，只是根據(jù)崗位的需求來對(duì)于錄取人員進(jìn)行隨機(jī)分配，在分配方面并沒有完全考慮到檔案管理人員的專業(yè)、綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)。這樣對(duì)于電力企業(yè)開展信息化建設(shè)也是十分不利地。很多電力企業(yè)在信息化管理培訓(xùn)方面的工作也存在著一定的問題，導(dǎo)致很多人員沒有得到系統(tǒng)的和專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們對(duì)于很多管理軟件不熟悉，導(dǎo)致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要舉措。

2.3 信息管理體系不夠完善

檔案信息管理的建設(shè)和完善是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在開展信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合電力企業(yè)實(shí)際規(guī)模以及檔案管理發(fā)展的情況來合理開展系統(tǒng)的建立和完善。在建設(shè)管理過程中要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將各種檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)字化和系統(tǒng)化，減少紙質(zhì)存儲(chǔ)所占的比例，將各種業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上，能夠方便用戶和管理者的管理，從而也減少了用戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)所需要的時(shí)間。但是很多電力企業(yè)在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏一定的指導(dǎo)，使得檔案管理效率不高，這樣對(duì)于電力企業(yè)檔案管理是十分不利地。如何更好地開展信息化系統(tǒng)建設(shè)也是電力企業(yè)發(fā)展需要考慮的重要問題。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 著力加快“智慧檔案”體系建設(shè)步伐

加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化發(fā)展需要考慮的重要問題。在建設(shè)過程中需要加大對(duì)于軟硬件的投入力度。尤其是需要加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等。通過建立虛擬云，將所有的生產(chǎn)檔案資料全部上傳到這個(gè)虛擬云當(dāng)中，通過權(quán)限控制技術(shù)能夠使得不同層級(jí)的人員具有不同的讀寫權(quán)限。另外通過引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，工作人員只需要把自己負(fù)責(zé)的那部分內(nèi)容傳到區(qū)塊鏈里實(shí)現(xiàn)信息共享。另外通過云計(jì)算和分析能夠完成高級(jí)信息檢索，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠?qū)τ谏a(chǎn)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效挖掘，更好地得到數(shù)據(jù)背后的規(guī)律，從而服務(wù)于電力企業(yè)的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)人力資源制度在檔案管理過程中的應(yīng)用

人力資源在檔案安全管理和利用過程中發(fā)揮著積極地促進(jìn)作用。電力企業(yè)可將人力資源管理制度有效地應(yīng)用到檔案保密工作的管理和建設(shè)當(dāng)中。因此要積極制定相關(guān)的福利政策來吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)、掌握管理專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才。為了加強(qiáng)人資資源管理制度在生產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，首先需要不斷完善制度建設(shè)。根據(jù)電力企業(yè)實(shí)際情況，不斷制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)責(zé)任制度，明確各個(gè)崗位的責(zé)任以及負(fù)責(zé)內(nèi)容，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要追究相關(guān)人員的責(zé)任。另外還需要規(guī)范生產(chǎn)檔案管理的具體環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案的歸檔和借閱環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁任何人利用職責(zé)借閱檔案，避免生產(chǎn)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者損毀。切實(shí)發(fā)揮生產(chǎn)檔案管理制度的優(yōu)勢(shì)，提高管理水平。

3.3 加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)

在開展檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)過程當(dāng)中，還需要認(rèn)識(shí)到信息管理人員的重要性。在開展檔案管理工作過程中，要建立一支素質(zhì)較高的檔案管理人才，從而更好地勝任檔案管理工作?？梢猿浞謧鲙蛶У膬?yōu)勢(shì)，讓老員工帶動(dòng)新員工。和想新員工相比，老員工往往更具有經(jīng)驗(yàn)，這樣能夠更好地幫助新員工成長(zhǎng)，更容易掌握檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和技巧，而新員工在信息軟件學(xué)習(xí)能力方面更強(qiáng)，同樣可以提升老員工的信息軟件處理能力。通過建立這種機(jī)制不僅能夠提升員工的綜合素質(zhì)，而且更加有利于營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)和工作氛圍，更好地開展檔案管理工作。另外還需要做好管理培訓(xùn)工作，制定完善的培訓(xùn)制度，幫助員工系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，從而更好地勝任檔案管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期，需要不斷創(chuàng)新檔案管理工作的模式，將信息技術(shù)引入到檔案管理當(dāng)中，從而更好地提高檔案管理的質(zhì)量和效率。但是在開展檔案管理過程當(dāng)中，還需要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)工作，提高他們的綜合素質(zhì)，從而更好地勝任檔案管理工作。