基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理工作要點(diǎn)探討

林 飛

（南平市建甌生態(tài)環(huán)境局，福建 南平 353100）

環(huán)境保護(hù)檔案是重要的歷史數(shù)據(jù)和信息材料，既可以反映過去階段環(huán)境保護(hù)工作的整體開展情況以及先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，也可以指導(dǎo)下一階段的環(huán)境保護(hù)工作，揭示環(huán)境保護(hù)工作的重點(diǎn)和方向。特別是在信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，一系列環(huán)境保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，在很大程度上提升了環(huán)境保護(hù)工作的成效?；鶎訂挝蛔鳛榄h(huán)境保護(hù)工作的主要實(shí)施者，只有充分注重環(huán)境保護(hù)檔案管理工作，才能整體推動(dòng)環(huán)保事業(yè)的發(fā)展。因此，結(jié)合環(huán)境保護(hù)檔案管理工作的特點(diǎn)，全面明確環(huán)境保護(hù)檔案管理工作要點(diǎn)，對于提升基層單位的環(huán)保質(zhì)量和力度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 歸檔階段的管理要點(diǎn)

在基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理實(shí)踐中，歸檔階段是非?；A(chǔ)且關(guān)鍵的階段，是環(huán)境保護(hù)檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)?；鶎訂挝粦?yīng)該把環(huán)保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項(xiàng)重要管理業(yè)務(wù)納入工作計(jì)劃，成立獨(dú)立性、專業(yè)性的檔案管理部門，委派環(huán)境保護(hù)檔案專職管理人員，以專業(yè)素養(yǎng)以及嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度來認(rèn)真對待環(huán)境檔案保護(hù)工作，確保環(huán)保檔案的系統(tǒng)性、全面性、完整性。第一，在歸檔處理過程中，環(huán)境檔案管理人員應(yīng)該按照統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類處理，按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行有機(jī)分類，編制分類目錄。待環(huán)境保護(hù)檔案分類工作全部完成后，再進(jìn)行總目標(biāo)的編制。目錄編制工作，便于后期新增環(huán)境保護(hù)檔案的快速入庫。第二，在歸檔處理過程中，檔案管理人員應(yīng)該科學(xué)辨識檔案是否為原件，若非原件需要收錄相關(guān)說明。同時(shí)，在歸檔過程中，管理人員需要保證各類檔案，尤其是紙質(zhì)類檔案信息完整、字跡清晰可辨、頁數(shù)完整無誤等。第三，在歸檔過程中[1]，檔案管理人員還應(yīng)該要求立卷部門在提交紙質(zhì)檔案時(shí)，一并提交電子檔案，確保二者的匹配性。對于提交的環(huán)保檔案，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行保密等級的劃分。第四，若在歸檔階段，發(fā)現(xiàn)環(huán)保檔案信息不全面或者相關(guān)說明不完整，檔案管理部門可以要求立卷部門重新提交，待全面完整后，再進(jìn)行歸檔處理。

2 保管和統(tǒng)計(jì)階段的管理要點(diǎn)

環(huán)境保護(hù)檔案具有非常關(guān)鍵的信息價(jià)值，同時(shí)基層單位在環(huán)保工作實(shí)踐中，可能會(huì)產(chǎn)生非常繁多的信息數(shù)據(jù)，這些都是環(huán)境保護(hù)檔案的雛形。在環(huán)境保護(hù)檔案管理實(shí)踐中，基層單位應(yīng)該著重優(yōu)化檔案保管階段的管理質(zhì)量，同時(shí)也要優(yōu)化檔案的統(tǒng)計(jì)工作。一方面，在環(huán)保檔案的保管階段，基層單位應(yīng)該結(jié)合檔案的數(shù)量以及分類等，科學(xué)完善硬件設(shè)備，為環(huán)境保護(hù)檔案的保管工作創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境?；鶎訂挝粦?yīng)該設(shè)置獨(dú)立性的檔案管理室，設(shè)置專門性的環(huán)境保護(hù)檔案架。在做好紙質(zhì)類以及音像類檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)該科學(xué)配置計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理。同時(shí)，為避免紙質(zhì)類檔案發(fā)霉發(fā)潮，基層單位應(yīng)該結(jié)合實(shí)際需求，科學(xué)配置防潮設(shè)施。如增加通風(fēng)設(shè)備，完善防火防潮設(shè)計(jì)等等。另一方面，在環(huán)保檔案的統(tǒng)計(jì)階段，基層單位應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)制度，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，詳實(shí)記載各類檔案信息的增加、減少、銷毀、借閱等情況。

3 環(huán)境保護(hù)檔案管理策略

3.1 加強(qiáng)文書工作，做好資源的管理

根據(jù)相關(guān)研究證明，基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理工作內(nèi)容中包括文書處理方式，文書處理與檔案管理工作存有一定的區(qū)別，且獨(dú)立性較強(qiáng)，但與文書檔案的來源是一致的，檔案即是文書，從一定程度上檔案管理就是文書管理。因此，強(qiáng)化文書管理的工作性質(zhì)有利于提高檔案資料的管理。除此之外，提升文書管理的工作制度，有利于對數(shù)據(jù)的量化研究和有效記錄，同時(shí)能根據(jù)記錄的內(nèi)容對檔案管理的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，以便為學(xué)生檔案管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)資料，為科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)。

隨著檔案管理工作的推進(jìn)，檔案建立不應(yīng)該只重視檔案資源的數(shù)量，更應(yīng)注重檔案資源的種類和質(zhì)量，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作。[2]首先，檔案管理人員應(yīng)意識到檔案管理并不只是對檔案資料進(jìn)行簡單的搜集。

立足當(dāng)前，文書檔案資料類型多樣，涉及U盤、光盤以及云盤等形式，尤其是在信息技術(shù)的影響下，檔案載體更顯多元化的特征?；诖?，需要對新型載體進(jìn)行有效存儲與保管，實(shí)施創(chuàng)新性編輯，促使文書檔案資源得到更加高效地保存與管理；立足事業(yè)單位文書檔案工作實(shí)踐，其在利用過程中，一般會(huì)針對特定的領(lǐng)域與專題進(jìn)行查詢，結(jié)合決策需求進(jìn)行檔案資料的使用。因此，事業(yè)單位文書檔案管理內(nèi)容與利用都十分復(fù)雜，只有借助科學(xué)編研，才能實(shí)現(xiàn)資源的集中化與系統(tǒng)化管理，切實(shí)提升檔案開發(fā)利用價(jià)值。

3.2 豐富檔案編研內(nèi)容，實(shí)施立體化編研與開發(fā)利用模式

對于環(huán)境保護(hù)檔案資料編研，資源是基礎(chǔ)，只有保證資料內(nèi)容的充實(shí)性，才能為科學(xué)編研提供保障。如果資料不完整，出現(xiàn)欠缺，內(nèi)容不豐富，很難保證編研的優(yōu)質(zhì)性。因此，要重視環(huán)境保護(hù)檔案資料的收集，保證豐富性與多樣性，為檔案管理提供完整與精確的信息；為了將基層單位文書檔案編研與開發(fā)利用工作落到實(shí)處，需要實(shí)施立體化編研工作，保證其有計(jì)劃與有規(guī)劃地進(jìn)行。具體講，對于價(jià)值性文書檔案資料，內(nèi)容較多，其編研工作深受人力、物力等因素的制約，因此，在編研過程中，要分清主次，有計(jì)劃地實(shí)施立體檔案編研工作。結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際，對于具有指導(dǎo)性的文書文件，可以按照年進(jìn)行編研。

3.3 利用階段的管理要點(diǎn)

對于基層單位而言，環(huán)境保護(hù)檔案的管理是為利用而服務(wù)的。因此，優(yōu)化環(huán)境保護(hù)檔案的利用成效，直接關(guān)系著基層單位環(huán)境保護(hù)工作的開展成效。一方面，基層單位應(yīng)該視自身情況來優(yōu)化檔案的檢索與利用，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的便捷檢索以高效利用。在條件允許的情況下，還可以規(guī)建信息技術(shù)檢索平臺，全面提升檢索效率。另一方面，基層單位還應(yīng)該開放檔案利用渠道，創(chuàng)建多元化的檔案利用平臺，引導(dǎo)單位各個(gè)部門積極利用公開性的檔案資源。比如基層單位可以建立完善的環(huán)保檔案利用制度，引導(dǎo)各個(gè)部門按照規(guī)定來申請檔案資料，待利用完畢后，按照標(biāo)準(zhǔn)流程來及時(shí)歸還。在條件允許的情況下，基層單位還可以打造檔案利用系統(tǒng)，賦予各個(gè)部門一定的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、檔案利用信息化。

4 結(jié)束語

基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)作用，基層單位應(yīng)該充分遵循檔案管理不同階段的管理要點(diǎn)，運(yùn)用科學(xué)高效的方式來整體提升檔案管理的質(zhì)量與成效，全面優(yōu)化環(huán)保檔案的利用價(jià)值。