認(rèn)真貫徹財政法規(guī) 加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理

陳曉宇

（天津市紅橋區(qū)公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心，天津 300132）

會計檔案亦是企業(yè)檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機(jī)關(guān)重視：1984年，財政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規(guī)定中不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規(guī)不僅為會計檔案管理提供了法律依據(jù)，同時表明在市場經(jīng)濟(jì)條件下和建立現(xiàn)代企業(yè)制度進(jìn)程中，加強(qiáng)會計檔案管理，對于貫徹執(zhí)行《會計法》，提高會計工作科學(xué)化、規(guī)范化水平具有重要意義和作用。為加強(qiáng)我國會計檔案的科學(xué)管理，《會計法》原則規(guī)定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法治化軌道。會計檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，為此，《會計法》授權(quán)國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規(guī)定。

1 建立健全會計檔案管理制度，完善會計檔案管理

要做好會計檔案管理工作，必須根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位工作實(shí)際，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，建立會計檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；建立健全會計檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。制定會計檔案期滿銷毀制度，檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

2 會計檔案要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

1）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全，裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，并認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容，年終必須封帳，活頁賬簿必須將空白帳頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的帳頁則應(yīng)保留，按帳頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂，裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章，年終必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計檔案備考表”。

2）規(guī)范會計檔案移交。會計檔案是由單位的檔案管理部門管理，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交到單位的檔案管理部門，沒有建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要有專人負(fù)責(zé)；檔案移交時，要有交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員，應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋印章，清點(diǎn)會計檔案是否齊全完整，賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范，手續(xù)齊全方可辦理移交。

3 加強(qiáng)會計檔案管理人員的學(xué)習(xí)，提高會計檔案管理人員的素質(zhì)

1）重視檔案人員的在職培訓(xùn)。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，越來越多的單位財務(wù)管理工作，實(shí)現(xiàn)了電算化，這就使得單位的會計檔案越來越多的以電子形式存在，會計檔案管理工作正走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化，實(shí)現(xiàn)資源共享的時代。因此，會計檔案管理人員要積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)，注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力，掌握和提高應(yīng)用計算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中 與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來。

2）重視高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)。作為會計檔案管理人員，首先，必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持客觀公正的立場，能正確看待自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。因此，會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還應(yīng)具備更高的管理素質(zhì)，才能使會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)單位發(fā)展的要求。

4 當(dāng)前會計檔案管理中存在的問題及解決措施

目前會計檔案管理工作仍然存在諸多問題。一是，人員編制不足，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，特別是有的單位領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，對檔案管理崗位未給予足夠重視，把一些無法勝任其他崗位工作需要的老弱病殘或者是需要照顧的關(guān)系戶安排到檔案管理工作崗位，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)水平不一，難以適應(yīng)工作需要；二是，檔案管理手段落后，檔案室保管條件比較差。事業(yè)單位會計檔案管理方法仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，不能適用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段進(jìn)行管理，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距，檔案室設(shè)施設(shè)備也不齊全，檔案柜也五花八門、不統(tǒng)一，比較凌亂，安全意識不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體質(zhì)不到位。三是，會計檔案管理制度不完善或不落實(shí)。對到期的會計檔案未按規(guī)定清理鑒定和銷毀，會計檔案利用率低，受計劃經(jīng)濟(jì)的影響，只重視對資金管理利用，而對會計檔案資源的利用卻沒有引起足夠的重視。因此，為了抓好事業(yè)單位會計檔案的管理工作，要通過多種途徑增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，把檔案工作列入議事日程，切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問題，不斷提高工作人員對檔案重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)他們依法建檔的法制觀念，挑選一些具有良好綜合素質(zhì)，具有一定現(xiàn)代科技知識，有較強(qiáng)捕捉信息能力、年輕有為的同志，為檔案工作增添新鮮血液，為會計檔案的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件，做出貢獻(xiàn)。