建筑工程檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)路徑分析

石海燕

（中化二建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030021）

工程檔案管理工作通過(guò)對(duì)工程文件進(jìn)行詳細(xì)的記錄及完善的保存，能夠從中獲取到完整有用的信息，為工程建設(shè)、工程后期維護(hù)等工作提供具有價(jià)值的參考依據(jù)。在工程檔案信息量擴(kuò)大的趨勢(shì)下，建筑工程檔案科學(xué)化管理的要求也隨之提出，為了提升工程檔案管理的水平，應(yīng)借助有效的科學(xué)手段來(lái)改善傳統(tǒng)工程檔案管理模式，使建筑工程檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

1 建筑工程檔案的內(nèi)容以及特點(diǎn)

1）工程檔案是在整個(gè)建筑工程從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，其中包括了建筑工程準(zhǔn)備階段文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件。

2）建筑工程具有個(gè)體性強(qiáng)、多樣化的特點(diǎn)，每個(gè)建設(shè)工程或單項(xiàng)工程，都有它獨(dú)特的形式和結(jié)構(gòu)，因此，在每個(gè)建筑工程或單項(xiàng)工程施工中，都會(huì)產(chǎn)生大量的工程文件，所以每個(gè)建筑工程或者單項(xiàng)工程都要單獨(dú)整理歸檔，這使得建筑工程檔案構(gòu)成復(fù)雜、來(lái)源廣泛、內(nèi)容專業(yè)，同時(shí)管理難度更大、專業(yè)門檻更高。另外，建筑工程檔案是工程建設(shè)階段產(chǎn)生的重要資料，有著較大的利用價(jià)值，因此能夠?yàn)樽鳛轫?xiàng)目考核及驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的基準(zhǔn)。

2 建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1）部分單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性。建設(shè)工程檔案的形成和收集有很強(qiáng)的專業(yè)性以及技術(shù)性，但是很多工程檔案收集整理人員檔案意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，給檔案的收集整理工作帶來(lái)了很多不利因素，如經(jīng)辦人員變動(dòng)，有關(guān)工程檔案未能及時(shí)轉(zhuǎn)交；保管不善，導(dǎo)致文件材料丟失、不全、或霉?fàn)€；文件材料不夠準(zhǔn)確，歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)后因時(shí)間久了，無(wú)法查考彌補(bǔ)等等。使得檔案收集工作無(wú)法全面順利推進(jìn)，

2）檔案管理缺乏全程控制。建筑工程檔案管理人員在實(shí)際的工作中沒(méi)有對(duì)工程檔案開(kāi)展全程跟蹤管理，這是工程檔案管理的不同環(huán)節(jié)銜接不到位的情況，同時(shí)工程建設(shè)相關(guān)的信息沒(méi)有及時(shí)記錄到檔案之中，這使檔案信息難以達(dá)到實(shí)際的規(guī)范要求。另外，檔案管理沒(méi)有納入工程管理文件范疇中，缺少對(duì)檔案管理工作的正確指導(dǎo)。

3）檔案管理的時(shí)效性和流暢度不足。在進(jìn)行建筑工程檔案收集、整理等工作的時(shí)候，存在著時(shí)效性不符合要求的情況，相關(guān)部門在開(kāi)展檔案移交工作的過(guò)程中缺少流暢的信息交流、溝通，這使建筑工程檔案整理、移交工作受到了影響，不利于實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理，也難以保證檔案的時(shí)效性、真實(shí)性。

3 建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程建設(shè)管理中，檔案作為信息記錄載體，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)提供豐富的資源，以多種形式的資料來(lái)呈現(xiàn)工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)的內(nèi)容情況，給工程建設(shè)的進(jìn)行帶來(lái)全面的保障。加強(qiáng)工程檔案管理工作可使檔案得到規(guī)范的保存，保證了檔案信息的完善性及安全性，還可通過(guò)對(duì)建設(shè)中的問(wèn)題的記錄，給之后的工程建設(shè)、后期維護(hù)提供參考信息。在建筑工程管理工作中，將工程檔案作為參考用于建筑物周邊作業(yè)安排，使施工能夠科學(xué)地開(kāi)展，為建設(shè)工作的進(jìn)行奠定了一定的基礎(chǔ)。提升檔案管理水平能夠積累更多的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為建筑工程行業(yè)的發(fā)展提供有效的指導(dǎo)，還可為技術(shù)的應(yīng)用提供明確的方向。針對(duì)建筑本體來(lái)看，檔案管理能夠?yàn)榻ㄖ褂闷谙薜脑u(píng)估提供參數(shù)，對(duì)建筑特點(diǎn)以及環(huán)境地基參數(shù)等特性進(jìn)行描述，保證建筑的安全性，使建筑的質(zhì)量得到提升，能夠滿足使用的要求，避免產(chǎn)生安全問(wèn)題。另外，檔案管理的進(jìn)行能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)的整理及統(tǒng)計(jì)，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，為工程建設(shè)研究領(lǐng)域提供有價(jià)值的檔案信息，充分發(fā)揮工程檔案的作用，使工程建設(shè)領(lǐng)域得到快速發(fā)展。因此，建筑工程檔案管理工作的進(jìn)行具有極大的價(jià)值，各單位應(yīng)重視工程檔案管理工作的開(kāi)展，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展情況來(lái)對(duì)其進(jìn)行改善。

4 建筑工程檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

1）提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，建筑行業(yè)獲得了良好成果，這對(duì)建筑工程檔案管理提出相應(yīng)的要求，為了使檔案管理工作順利開(kāi)展，應(yīng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)產(chǎn)生關(guān)注。在實(shí)際工作中，應(yīng)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)，使其具有良好的專業(yè)能力，對(duì)檔案管理知識(shí)及技能有深入的理解，并且能夠提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平。由于當(dāng)前檔案科學(xué)化管理的需求大大提升，對(duì)人員提出了更高的要求，因此，管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積累更多的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)工作創(chuàng)新理念，學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，能夠按照規(guī)定開(kāi)展檔案管理工作，并且密切關(guān)注建筑工程檔案的質(zhì)量，使檔案部門收集到可以利用的檔案?？山柚F(xiàn)代化管理手段及工具，多層次地來(lái)對(duì)建筑工程檔案信息資源信息開(kāi)發(fā)，并且將信息的收集、整理工作落實(shí)，明確工程檔案管理的流程，并且能夠在管理中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提升管理效率，保證檔案管理的最終效果。

2）加強(qiáng)建筑工程檔案的質(zhì)量控制。根據(jù)建筑工程技術(shù)檔案管理相關(guān)規(guī)定來(lái)建立工程檔案管理系統(tǒng)，并且結(jié)合建筑工程的不同階段及建設(shè)環(huán)節(jié)，遵照相應(yīng)的管理理念，對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行全過(guò)程的質(zhì)量控制管理，使檔案記錄、收集以及利用等環(huán)節(jié)得到全面規(guī)范，提升檔案的質(zhì)量，使檔案在工程管理中發(fā)揮出有效的作用。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程檔案信息的反饋，關(guān)注檔案利用者的使用需求，建立檔案管理反饋系統(tǒng)，使檔案質(zhì)量控制更加有效，突出工程建設(shè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

3）開(kāi)展建筑工程檔案數(shù)字化建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展下，建筑工程檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用來(lái)建立統(tǒng)一的檔案信息管理制度，整合工程建設(shè)各環(huán)節(jié)的信息，加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，使檔案管理全面改善。運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，可體現(xiàn)出檔案管理的有序化及數(shù)字化特點(diǎn)，例如：加強(qiáng)建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，使檔案信息資源更加豐富，為檔案利用提供信息平臺(tái)，并且建立安全保護(hù)系統(tǒng)，對(duì)檔案管理的信息進(jìn)行全面的保護(hù)。

4）注重工程檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。在檔案信息管理中，應(yīng)及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行收集、整理歸檔，還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)利用，借助科學(xué)的手段來(lái)完成檔案信息管理工作，使工程檔案的信息更加準(zhǔn)確可靠，更好的服務(wù)于工程建設(shè)及后期維護(hù)，將其反饋給工程項(xiàng)目技術(shù)管理人員，使其能夠?qū)こ探ㄔO(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，為工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)帶來(lái)有力保障。可運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)利用，使檔案的利用價(jià)值全面體現(xiàn)出來(lái)，使檔案信息能夠在工程建設(shè)管理中起到高效的作用，為工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程建立完善的基礎(chǔ)。

5 結(jié)語(yǔ)

建筑工程檔案科學(xué)化管理具有重要的意義，通過(guò)科學(xué)開(kāi)展檔案管理，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的工作提供完善的參考資料，保證工程參與單位的對(duì)接工作順利完成。應(yīng)在檔案管理中提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平，加強(qiáng)建筑工程檔案的質(zhì)量控制，開(kāi)展建筑工程檔案數(shù)字化建設(shè)，并且注重工程檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，為檔案管理工作提供良好的保障，促進(jìn)建筑工程建設(shè)行業(yè)的發(fā)展。