項目檔案收集歸檔管理效能探討

胡祥花

（廣東省陽江市人民醫(yī)院，廣東 陽江 529500）

1 項目檔案收集歸檔出現(xiàn)的問題

1）項目文件材料收集難

現(xiàn)在各級領(lǐng)導(dǎo)對項目檔案重視程度日漸提升，但由于項目多、人手少、任務(wù)重等客觀原因，導(dǎo)致項目管理人員大多把精力放在立項、項目進(jìn)展情況、中期檢查、經(jīng)費使用、項目驗收等環(huán)節(jié)，“重項目、輕檔案”的現(xiàn)象不可避免地存在于實際工作中。項目檔案形成單位的多元化也給項目檔案的收集歸檔帶來了一定的困難。建設(shè)項目從立項論證到竣工投產(chǎn)時間周期長，涉及的部門和單位多，包括規(guī)劃、招標(biāo)、設(shè)計、項目管理、物資采購、施工、監(jiān)理、財務(wù)、審計等等。在項目管理中，各級單位又都設(shè)置業(yè)主項目部、施工項目部、監(jiān)理項目部等機構(gòu)，涉及的方面和業(yè)務(wù)面廣，項目施工中又涉及外包項目、多級承包項目等等。項目檔案管理人員的流動性也很大，部分設(shè)計、施工、監(jiān)理單位檔案管理人員無資質(zhì)或無培訓(xùn)證書上崗，不具備基本的專業(yè)技能和素養(yǎng)，并且變動頻繁，檔案工作缺乏持續(xù)性，導(dǎo)致工程項目文件材料收集不完整、整理不規(guī)范、歸檔不及時，不能做到檔案管理與工程建設(shè)管理同步進(jìn)行。

2）項目檔案整編時間緊迫

對規(guī)模較大的工程項目來說，形成的項目檔案案卷一般少則幾百卷，多則上千卷。而項目文件材料一般是在實物交接后的幾個月內(nèi)大批量集中歸檔的，這時離項目檔案專項驗收時間已經(jīng)很近，留給檔案人員整編的時間相對較少，在短時間內(nèi)，項目檔案管理人員需完成大量項目文件材料的整理，還需將卷內(nèi)每份文件材料的信息在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入或完善。因此，只能突擊整理，甚至加班加點，在此情況下整理的項目檔案難免發(fā)生錯漏，質(zhì)量難保。如何在現(xiàn)有條件下，逐步推進(jìn)并改善項目檔案的收集歸檔現(xiàn)狀，提升項目檔案管理效能，本文結(jié)合實際工作，提出“三步走”的方法供檔案同仁探討，以期能達(dá)到減輕一線項目檔案管理人員負(fù)擔(dān)，不斷提升項目檔案歸檔質(zhì)量和效率的目的。

2 解決辦法解析

2.1 第一步：提要求

隨著近年來各級領(lǐng)導(dǎo)對項目檔案工作重視程度越來越高，以及項目檔案工作宣傳力度的加強，無論是本單位參與項目建設(shè)的管理人員還是參建單位，項目檔案歸檔意識都有了很大程度的提升，但對于具體的歸檔細(xì)節(jié)因工作性質(zhì)的不同，難免存在一些困惑。因此就需要檔案管理人員“提好要求”，而且一定要立足實操層面，將具體歸檔要求明確到細(xì)節(jié)、落到實處。1）職責(zé)要求。在項目檔案管理實際工作中，存在由于分工不明確，各部門互相推諉的現(xiàn)象，這給檔案管理部門對項目檔案文件材料的收集造成了很大的障礙。因此，明確建設(shè)單位項目主辦人/項目經(jīng)理的審核和歸檔職責(zé)，明確合同承攬單位對文件材料的編制、整理、移交職責(zé)，明確監(jiān)理單位對施工單位竣工資料的審核以及參加項目檔案驗收首次會議并進(jìn)行匯報的職責(zé)，明確檔案管理人員對項目檔案監(jiān)督、審查、指導(dǎo)的職責(zé)等等，是做好項目檔案管理工作的有效途徑和手段。2）歸檔范圍。檔案管理人員應(yīng)以國家、地方或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)，制定本單位的項目檔案歸檔范圍，并對需重點審查的文件材料內(nèi)容進(jìn)行明確，給相關(guān)參與項目建設(shè)各方提供明確的規(guī)范和依據(jù)。3）質(zhì)量要求。歸檔的文件材料應(yīng)為原件。紙質(zhì)材料應(yīng)字跡工整、清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽章手續(xù)完備。歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映生產(chǎn)活動的全過程。按照歸檔范圍，將全過程中應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保各類文件材料的齊全。文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實反映科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)和各項管理活動的實際情況，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽章手續(xù)完備。應(yīng)按文件材料的形成規(guī)律，保持各部分文件材料之間的有機聯(lián)系。4）整理要求。項目文件材料一般以件為單位進(jìn)行整理，如有不利于檔案保存的易褪色書寫制作材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）時，應(yīng)后附一份復(fù)印件。裝訂要求：文件以件為單位裝訂，按DA/T69-2018執(zhí)行，可采用不銹鋼訂書釘裝訂或“三孔一線”裝訂，明確裝訂位置的距離要求。文件折疊要求：所有文件材料折疊成A4幅面大小，超出A4幅面大小的文件、圖紙折疊成A4大小幅面，折疊方式參考GB/T10609.3-89執(zhí)行，可按照各單位要求折疊圖紙的方式錄制視頻進(jìn)行宣貫指導(dǎo)，直觀易懂。頁號編寫要求：以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。已有頁號的文件材料可不重新編寫頁號。目錄編制要求：需編制所有歸檔文件材料目錄，目錄格式與各單位檔案管理系統(tǒng)中卷內(nèi)目錄格式一致，應(yīng)有到序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、密級等信息。竣工圖的編制要求：按照DA/T28-2018執(zhí)行。照片檔案編制要求：規(guī)格為7寸光面照片，且需文字說明拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。錄像檔案編制要求：規(guī)格為專業(yè)帶或光盤，且要簡要說明工程名稱、錄制人、審核人及批準(zhǔn)人。5）電子文件要求。所有文件材料提供帶簽章的PDF格式電子文件，并以光盤載體存儲并移交，電子文件命名與目錄中文件題名一致。這個題名的一致性非常重要，會影響后期電子文件的批量掛接。6）移交程序。明確項目文件材料移交的時間節(jié)點和移交內(nèi)容（包括：實體文件材料、目錄、目錄電子版、實體文件材料PDF格式電子文件、照片檔案、錄像檔案等），所有文件材料由項目主辦人/項目經(jīng)理和檔案管理人員審核合格后，移交給項目主辦人，由項目主辦人通過各單位檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一提交歸檔。

2.2 第二步：給標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理人員按照檔案管理規(guī)范要求以及各單位檔案管理系統(tǒng)批量導(dǎo)入要求，制定標(biāo)準(zhǔn)目錄格式，各參建單位在編制目錄時統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)目錄格式。在歸檔窗口端部署批量導(dǎo)入數(shù)據(jù)的功能，讓項目主辦人或項目經(jīng)理可以將參建單位提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量導(dǎo)入，避免重復(fù)勞動，提高效率，實現(xiàn)“一次錄入、大家共用”“一個數(shù)據(jù)用到底”的效果。

2.3 第三步：搭平臺

有軟件開發(fā)能力支撐的單位可以依據(jù)本單位檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建一個與單位檔案管理系統(tǒng)一致的單機版軟件，參建單位可以在軟件平臺中對項目資料進(jìn)行管理，并輸出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。另外，在本單位檔案管理系統(tǒng)歸檔窗口中部署批量上傳工具或功能模塊，可以用于批量導(dǎo)入接收目錄數(shù)據(jù)和電子文件，項目負(fù)責(zé)人移交文件材料時，就不需要再重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，可以大大減少項目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升管理效能。

3 結(jié)束語

綜上所述，面對目前各單位減員增效的實際，各部門都面臨人員緊缺的現(xiàn)狀，本文基于對現(xiàn)實困境的思考，提出“三步走”的方案，以期“借力”減輕本單位檔案管理人員及項目管理人員面臨的壓力，“曲線”實現(xiàn)項目檔案數(shù)據(jù)的共享，不斷提升項目檔案管理的效能。項目檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，我們每一位項目檔案管理人員都應(yīng)該勤于思考、主動作為，只爭朝夕、不負(fù)韶華。