新形勢(shì)下城建檔案在線接收的必要性研究

朱 光

（宜昌市夷陵區(qū)城建檔案館，湖北 宜昌 443100）

城建檔案作為地區(qū)全部立項(xiàng)施工的各類工程項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)衍生出的經(jīng)濟(jì)資金、工藝技術(shù)、施工管控、工期周長(zhǎng)等細(xì)化信息數(shù)據(jù)收集、整理、記載、分析的關(guān)鍵載體，其所承載的信息數(shù)據(jù)對(duì)于建筑企業(yè)就工程項(xiàng)目后期運(yùn)維工作的科學(xué)展開以及政府部門在城建管理方面均可起到實(shí)質(zhì)功效，不僅是各方關(guān)于具體工作決定性部署設(shè)計(jì)、執(zhí)行的重點(diǎn)憑據(jù)，也是城市重要儲(chǔ)備資源。新形勢(shì)下，怎樣將已取消預(yù)驗(yàn)收工作流程的城建檔案系統(tǒng)化業(yè)務(wù)管理自然過渡到重構(gòu)電子檔案并以在線接受形式進(jìn)行辦理任務(wù)，應(yīng)成為領(lǐng)域工作人員亟需深層次探究的行業(yè)熱門話題[1]。

1 當(dāng)前城建檔案管控現(xiàn)狀及落實(shí)在線接收工作形式的必要性

城建檔案需詳盡記載的工作內(nèi)容包括各功能性質(zhì)建筑物、公共設(shè)施、地下管網(wǎng)、地質(zhì)調(diào)查、人口、自然資源、城區(qū)劃分等繁雜的市區(qū)基本信息，而其搭載的媒介模式同樣多元，如文字、圖表、影音、照片、設(shè)計(jì)圖、光盤等，具有所觸及內(nèi)容豐富、且記錄載體多樣的顯著特征。所以，除了可將城建檔案視為市區(qū)內(nèi)部大量信息數(shù)據(jù)聚集、交叉的源泉、樞紐外，其也是城建信息公共服務(wù)開展的核心基地。此外，這些專業(yè)檔案能夠在城市統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)、管控以及應(yīng)急救災(zāi)領(lǐng)域中展現(xiàn)較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)作用，并為城市未來(lái)發(fā)展走向統(tǒng)籌策劃提供精準(zhǔn)依據(jù)。

縱觀我國(guó)各城市城建檔案方面的管理工作現(xiàn)況，部分城市所采取的作業(yè)方式為嚴(yán)格根據(jù)領(lǐng)域規(guī)程中“四位一體”的接收原則處理相關(guān)信息數(shù)據(jù)。檔案管理部門首先需在工程項(xiàng)目整體建設(shè)作業(yè)完工前高質(zhì)落實(shí)竣工指導(dǎo)；其次，建設(shè)企業(yè)在施工全程完畢后，應(yīng)將各類檔案信息逐一采集、集成、整編建檔，遞交于城建檔案集中管理部門并申請(qǐng)工程項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收，待部門對(duì)整體工程竣工資料規(guī)范審驗(yàn)、檢查后，對(duì)其中含括的問題、欠缺提出標(biāo)準(zhǔn)修正意見；最后，部門需向建筑單位出示“工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書”，提供其工程驗(yàn)收備案的硬性必備要素。

19年后，政府部門對(duì)已出臺(tái)的“城建檔案管理規(guī)定”完成細(xì)化修訂后，對(duì)于具備納入城建檔案部門全權(quán)接受條件的工程項(xiàng)目，檔案管理部門則需嚴(yán)格依托“聯(lián)合驗(yàn)收”新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其工程檔案實(shí)行驗(yàn)收工作。而處于檔案管控規(guī)程修改后的領(lǐng)域大環(huán)境中，對(duì)于是否應(yīng)保留工程檔案管理中預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)、怎樣連貫、有效的刪減該流程，各地均在實(shí)踐檔案管理工作中不斷摸索。隨新政下發(fā)后，“容缺辦理”這一新的城建檔案管理工作理念被推出，真正縮短了城建檔案的驗(yàn)收用時(shí)。然而，因檔案驗(yàn)收工作自身特征，需將其安排于城建檔案業(yè)務(wù)辦理的全程尾聲階段。造成檔案精確信息收集持有一定客觀難度，其完成性同樣面臨眾多內(nèi)、外因素干擾，為城建檔案部門的專項(xiàng)管理工作高效完成增設(shè)了阻礙。所以，為提高城建檔案驗(yàn)收工作實(shí)效性、加快辦理業(yè)務(wù)速度、保證檔案手續(xù)整體性、筑牢聯(lián)合驗(yàn)收有力基礎(chǔ)，科學(xué)設(shè)計(jì)、制定檔案信息在線接收工作機(jī)制擁有高必要性[2]。

2 城建檔案執(zhí)行在線接收工作的綜合優(yōu)勢(shì)

2.1 加強(qiáng)檔案內(nèi)容規(guī)范性

城建檔案綜合管理部門按照社會(huì)時(shí)下“互聯(lián)網(wǎng)+”這一主流工作理念，可將城建工程項(xiàng)目主體、各參與方隨建設(shè)流程推進(jìn)形成的施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、核心技藝等各項(xiàng)詳細(xì)資料采取線上錄入的模式入檔、反饋，以在線報(bào)送的檔案上傳機(jī)制為落腳點(diǎn)，將聲像、音頻、電子等多樣類別的文件資料根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)整體進(jìn)度進(jìn)行在線報(bào)告、送交。而管控檔案的城建部門則應(yīng)落實(shí)合規(guī)的系統(tǒng)后臺(tái)審核檔案措施，對(duì)不達(dá)標(biāo)、不匹配要求、規(guī)定的信息檔案及時(shí)退回、指導(dǎo)修改。此外，城建檔案的制作應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)工程項(xiàng)目的多項(xiàng)情況執(zhí)行真實(shí)、全面、精準(zhǔn)的反映、編排，實(shí)時(shí)補(bǔ)充、完善、修訂文檔信息，切實(shí)保證其與工程項(xiàng)目的實(shí)情一致性，在源頭處保障檔案主體具備齊全性特點(diǎn)。

2.2 提升業(yè)務(wù)辦理時(shí)效性

城建檔案管理部門升級(jí)、改革自身運(yùn)轉(zhuǎn)體系，將傳統(tǒng)“事后檢查”這一檔案辦理機(jī)制轉(zhuǎn)化為新形勢(shì)下的“事前告知”與“事中服務(wù)”這類多維權(quán)、先進(jìn)性的處理辦法，可通過對(duì)工程項(xiàng)目就檔案制定方面的全程專業(yè)控制，如工程正式建設(shè)的前期調(diào)研資料、施工中的技術(shù)類文檔、工程項(xiàng)目竣工文件等，強(qiáng)化檔案信息真實(shí)性。此外，建筑企業(yè)、施工單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)等工程項(xiàng)目主體參與方可對(duì)城建檔案開展離線制作、在線提交工作，實(shí)時(shí)反饋檔案信息、縮短檔案業(yè)務(wù)辦理時(shí)長(zhǎng)，增加檔案工作效率。并且，達(dá)成了工程項(xiàng)目竣工、檔案審查就合格這項(xiàng)城建檔案工作中的重點(diǎn)目標(biāo)，既確保了檔案信息可靠性、整體性、精確性，又能夠高質(zhì)貫徹工程項(xiàng)目建筑物質(zhì)量主體責(zé)任，提供城建項(xiàng)目投入使用后運(yùn)維工作的重要憑據(jù)。這也是刪減檔案預(yù)驗(yàn)收作業(yè)、高效實(shí)施“聯(lián)合驗(yàn)收”、落實(shí)容缺辦理工作的基礎(chǔ)條件之一。

2.3 提高信息化管控水平

引進(jìn)在線接收檔案管理新方法，可為業(yè)務(wù)辦理部門加強(qiáng)信息化層面的控制能力，變更以往過于被動(dòng)化的單一檔案管控服務(wù)形式。積極滿足目前社會(huì)提出的各項(xiàng)檔案管理現(xiàn)實(shí)訴求，為城市經(jīng)濟(jì)增收、市區(qū)用地規(guī)劃等工作供給準(zhǔn)確性城建信息數(shù)據(jù)資源；另外，執(zhí)行在線接收城建檔案，可附加構(gòu)建工程資料信息管控平臺(tái)軟件與程序系統(tǒng)接口終端。實(shí)現(xiàn)電子模式的工程文檔編制，建立檔案資料在線分享、流轉(zhuǎn)、傳輸?shù)葘?shí)用性功能板塊，簡(jiǎn)化檔案排版、增強(qiáng)作業(yè)成效[3]。

3 總結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)科技領(lǐng)域研究者在長(zhǎng)期創(chuàng)新研發(fā)、優(yōu)化改良各類技術(shù)后，使得科技事業(yè)已收獲到大量發(fā)展新成績(jī)，有效促進(jìn)了各行業(yè)將其恰當(dāng)引進(jìn)到工作、學(xué)習(xí)內(nèi)，深刻改變了我國(guó)社會(huì)主流運(yùn)轉(zhuǎn)模式。針對(duì)其中城建領(lǐng)域來(lái)說，隨城鄉(xiāng)建設(shè)多項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)的有序開展，城建需辦理業(yè)務(wù)逐漸增多，且每日均會(huì)產(chǎn)生龐大規(guī)模的城建文件、資料檔案，直接為工作人員增長(zhǎng)了繁重的人工負(fù)荷。為保證城建檔案內(nèi)部信息數(shù)據(jù)能夠便捷、快速的查詢、利用，工作人員應(yīng)深刻認(rèn)知到檔案信息在線接收可對(duì)作業(yè)效率起到的關(guān)鍵必要性。積極推動(dòng)檔案管理工作與數(shù)字、信息、互聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)的高度結(jié)合，搭建完善、安全的城建信息電子檔案系統(tǒng)，提升工作人員業(yè)務(wù)辦理時(shí)效與數(shù)據(jù)資源的正確利用率，促使城建檔案領(lǐng)域整體作業(yè)架構(gòu)向現(xiàn)代、前沿方向不斷健全、發(fā)展。