企業(yè)檔案管理的規(guī)范化探討

周燕玉

（江蘇大禹水務(wù)股份有限公司，江蘇 常州 213100）

隨著我國企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中產(chǎn)生的檔案信息越來越多，企業(yè)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這樣才能體現(xiàn)出企業(yè)檔案的使用價(jià)值。企業(yè)檔案管理的直接目的就是保存好檔案，并且把檔案應(yīng)用到具體的位置，逐步挖掘企業(yè)檔案中有用的信息。企業(yè)應(yīng)針對檔案管理提出規(guī)范化的要求，全面落實(shí)規(guī)范化的檔案管理方法，促使檔案管理方法能夠滿足企業(yè)經(jīng)營的需求。

1 企業(yè)檔案管理的相關(guān)分析

企業(yè)檔案管理是指把與企業(yè)經(jīng)營、建設(shè)相關(guān)的資料，包括圖像、文字、圖片等集中起來管理，企業(yè)檔案中包含著大量有價(jià)值的信息，企業(yè)檔案管理規(guī)范化才能保密檔案信息，合理運(yùn)用檔案信息，最大化發(fā)揮檔案資源的價(jià)值[1]。企業(yè)檔案管理規(guī)范化能夠提高管理的水平，滿足企業(yè)對檔案管理的需求，以便更好地利用企業(yè)中的檔案信息。

2 企業(yè)檔案管理規(guī)范化中的問題

企業(yè)檔案管理規(guī)范化中存在一些問題，降低了檔案管理規(guī)范化的水平，本文結(jié)合企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀，列舉檔案管理規(guī)范化中的問題，如下：

1）缺少檔案管理意識。企業(yè)經(jīng)營中嚴(yán)重缺少檔案管理的意識，企業(yè)內(nèi)很多領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員都偏重經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)營建設(shè)，忽視了檔案管理這項(xiàng)軟件建設(shè)。很多企業(yè)中的檔案管理僅為表面形式，沒有實(shí)質(zhì)的作用[2]。企業(yè)中缺少檔案管理意識，企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)干部思想傳統(tǒng)、思想落后，不具備檔案管理意識，這樣企業(yè)檔案管理上就會有思想放松、不規(guī)范的問題，企業(yè)中未設(shè)置正規(guī)檔案管理部門，也沒有配置優(yōu)質(zhì)的檔案管理人員，降低了檔案管理的功能，即使組織了檔案管理，也達(dá)不到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。

2）管理人員素質(zhì)偏低。企業(yè)中檔案管理規(guī)范化的意識低，進(jìn)而檔案管理人員的素質(zhì)也低，企業(yè)不重視選擇高技能的檔案管理人員，檔案管理人員不具備過硬的專業(yè)知識和技術(shù)水平，無法幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范的檔案管理。例如：某大型企業(yè)中檔案管理部門的工作人員年齡偏大，計(jì)算機(jī)水平偏低，不論是思想意識還是技術(shù)水平都跟不上發(fā)展，進(jìn)而影響到檔案管理規(guī)范化的水平。檔案管理人員素質(zhì)偏低會直接影響檔案管理的規(guī)范性，制約檔案管理的發(fā)展。

3）重管理輕使用問題。我國很多企業(yè)雖然設(shè)有檔案室，也注重管理，但是企業(yè)過度重視管理而輕視檔案使用，這也會影響到企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。例如：某大型企業(yè)檔案室內(nèi)保管著該企業(yè)中的所有資料，管理系統(tǒng)較為完善，也具備健全的管理制度，該企業(yè)引進(jìn)了一批高質(zhì)量的管理人員，把管理工作做得非常好，該企業(yè)的檔案管理僅限于管理，實(shí)際檔案利用、檔案資源共享等方面都很欠缺，降低了檔案資源的利用率，也就說明檔案管理規(guī)范化工作沒有落實(shí)到位，該企業(yè)過度注重管理，有技術(shù)人員借閱檔案資源時(shí)非常困難，甚至有無法借出的情況，嚴(yán)重降低了檔案資源的價(jià)值。

4）檔案管理缺乏信息化。企業(yè)檔案管理缺乏信息化會制約管理規(guī)范化的發(fā)展，而且檔案管理工作效率低，取得的成效就低。企業(yè)檔案管理規(guī)范化中提出信息化建設(shè)的要求，很多企業(yè)雖然正在建設(shè)信息化檔案管理，實(shí)際檔案管理信息化技術(shù)較少，這就說明檔案管理信息化不足，直接降低了企業(yè)檔案管理規(guī)范化水平。

3 企業(yè)檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)措施

針對企業(yè)檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)的問題，提出幾點(diǎn)規(guī)范化管理的方法，保障企業(yè)檔案管理的規(guī)范化，以便發(fā)揮檔案管理的作用。

1）樹立檔案管理的意識。企業(yè)中樹立檔案管理意識，把檔案管理規(guī)范化當(dāng)做企業(yè)管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的前提條件，檔案管理工作并不是一位工作人員或者一個(gè)部門的工作，而是需要企業(yè)各部門之間合作起來，甚至需要地區(qū)之間聯(lián)合起來[3]。企業(yè)內(nèi)檔案管理規(guī)范化建設(shè)是一項(xiàng)長期的工作，企業(yè)中需樹立起檔案管理意識，組織好檔案資源的收集、整理、檢索等工作，同時(shí)要規(guī)范好檔案資源管理的環(huán)境，比如防潮、防霉等八防措施。合理樹立起檔案管理意識，促使所有檔案都能準(zhǔn)確歸檔。企業(yè)樹立起檔案管理意識，除此以外還要完善檔案管理制度，促使檔案管理能夠按照制度實(shí)施，從整體上提高檔案管理的規(guī)范化水平，檔案管理中強(qiáng)化基層檔案管理，基層檔案的信息資源非常多，規(guī)范好基層檔案中的信息，有助于提高檔案管理規(guī)范化的水平。

2）提高管理人員的素質(zhì)。企業(yè)檔案管理規(guī)范化的過程中必須提高管理人員的素質(zhì)，因此企業(yè)專門針對提高管理人員素質(zhì)提出幾點(diǎn)措施，如：（1）企業(yè)檔案管理規(guī)范化中，在職人員需參與企業(yè)組織的培訓(xùn)，同時(shí)擴(kuò)招檔案管理人員，聘請理論知識穩(wěn)固、實(shí)踐能力強(qiáng)的管理人員，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性；（2）檔案管理人員應(yīng)熟悉企業(yè)內(nèi)所有的檔案業(yè)務(wù)，以此為基礎(chǔ)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識，幫助企業(yè)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識，運(yùn)用創(chuàng)新思想去解決檔案管理規(guī)范化中的問題，從根本上提升檔案管理的規(guī)范化水平；（3）企業(yè)需定期組織培訓(xùn)工作，圍繞檔案管理規(guī)范化實(shí)行培訓(xùn)，讓管理人員能夠明確檔案管理規(guī)范化的重要性，同時(shí)把培訓(xùn)中學(xué)習(xí)到的方法應(yīng)用到檔案管理中。

3）挖掘檔案資源的價(jià)值。企業(yè)檔案管理規(guī)范化中應(yīng)該注重挖掘檔案資源的價(jià)值，充分利用檔案資源。檔案資源中含有極大的價(jià)值，檔案管理中需把所有的檔案資源調(diào)動起來，有效利用檔案資源[4]。例如：某企業(yè)在檔案管理規(guī)范化應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建了數(shù)字化系統(tǒng)，主要就是把一些價(jià)值高但受保護(hù)的檔案信息做數(shù)字化處理，這樣方便企業(yè)人員使用檔案資源，有效利用檔案資源，這種方法技能挖掘檔案資源的價(jià)值，又能體現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的作用。

4）落實(shí)檔案管理信息化。檔案管理信息化是企業(yè)新時(shí)期對檔案管理規(guī)范化提出的要求，主要是運(yùn)用信息技術(shù)聯(lián)系檔案收集、檔案分類、檔案保管、檔案利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。例如：企業(yè)檔案管理信息化中構(gòu)建數(shù)據(jù)庫、電子檔案、數(shù)字化圖書館等，利用這種方法方便檔案調(diào)閱，還能提高檔案的利用效率和查閱效率。企業(yè)檔案管理信息化不僅可以推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的發(fā)展，還能降低檔案使用的難度，做到標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。企業(yè)應(yīng)該積極落實(shí)檔案管理信息化，落實(shí)檔案管理信息化之后更有利于檔案管理規(guī)范化。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理規(guī)范化的直接目的就是解決企業(yè)檔案管理中存在的問題，全面落實(shí)規(guī)范化的檔案管理措施，避免檔案管理中出現(xiàn)問題。檔案管理屬于企業(yè)經(jīng)營的重要工作，本文針對企業(yè)檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)的問題給出合適的解決措施，實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理，更重要的是落實(shí)企業(yè)檔案管理規(guī)范化的方法。