基于電子政務(wù)環(huán)境探討政府檔案管理模式

尤雪蓮

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗政府采購中心，內(nèi)蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

電子政務(wù)主要是指國家機關(guān)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與自動化技術(shù)落實辦公與管理工作的新型管理模式，相較于傳統(tǒng)的政府辦公模式而言，電子政務(wù)打破了時間、空間以及部門的限制，有效提高了政府部門的辦公效率，促進了政府服務(wù)全面性與優(yōu)質(zhì)性的提高。隨著電子政務(wù)的不斷推進，政府部門文件傳輸?shù)姆绞饺遮叾鄻?，傳統(tǒng)的政府檔案管理模式已然無法適應(yīng)當(dāng)前變化，對此，政府部門檔案管理的創(chuàng)新成為必然。對此，本文將從三個方面對在電子政務(wù)環(huán)境下，政府的檔案管理模式進行分析，通過分析電子政務(wù)環(huán)境政府檔案管理模式的所存問題，探尋政府檔案管理模式的創(chuàng)新要點，并立足于創(chuàng)新要點對政府檔案管理模式的創(chuàng)新路徑進行分析，以推動政府檔案管理模式的優(yōu)化發(fā)展，促進檔案管理質(zhì)量的提高。

1 電子政務(wù)環(huán)境政府檔案管理模式的所存問題

信息技術(shù)在政府工作中的融合，有效提高了政府行政管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量的同時，也推動了政府部門內(nèi)部管理機制的優(yōu)化改革，政府檔案管理模式的問題也逐漸顯露而出，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是歸檔問題，在電子商務(wù)的背景下，檔案文件傳輸?shù)姆绞胶统尸F(xiàn)的形態(tài)逐漸多樣，這在一定程度上增加了檔案收集與整理的難度，隨著相關(guān)規(guī)范文件的制定與出臺，有效提高了電子政務(wù)背景下檔案管理的規(guī)范性，但是，由于我國信息化檔案管理仍處于發(fā)展階段，針對電子檔案收集整理的制度有待完善，使得部分檔案管理人員工作的規(guī)范度有待提升，再加之儲存方式和儲存位置等因素的影響，使得電子檔案出現(xiàn)不可讀等方面的問題，極易出現(xiàn)檔案損失等方面的問題，同時，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的法律憑證效力與真實性相對較弱，這給電子檔案的收集歸檔工作增加了一定的難度；二是機制問題，在電子政務(wù)不斷推進的背景下，針對電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)陸續(xù)出臺，電子檔案管理已有基本的管理框架與規(guī)定，但是，由于我國電子檔案管理仍處于發(fā)展階段，電子檔案管理的具體方法與模式有待完善，具體表現(xiàn)為培養(yǎng)機制、考核機制、工作流程與內(nèi)容等方面；三是信息可靠性，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件而言，電子檔案的可篡改性更高，特別是在文件檔案傳輸與應(yīng)用的過程中，極易出現(xiàn)被銷毀、篡改的問題，進而對政府檔案的可靠性、全面性以及真實性等產(chǎn)生不良影響，但是，隨著相關(guān)法規(guī)的出臺，云技術(shù)、云盤以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，一方面改變了檔案信息的儲存方式，一方面給政府檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)[1]。

2 電子政務(wù)環(huán)境政府檔案管理模式的創(chuàng)新要點

在電子政府環(huán)境下，政府管理模式與工作模式發(fā)生了較大的變化，在此背景下，政府檔案管理模式的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)注意以下幾方面：一是職能的創(chuàng)新，政府檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明晰檔案管理工作的重點在于保障檔案的完整性、科學(xué)性以及真實性，工作的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括檔案收集與整理、存儲保管以及價值實現(xiàn)等多個方面，并通過提高管理執(zhí)行力的方式，推動檔案管理質(zhì)量的提高；二是運行模式的創(chuàng)新，在電子商務(wù)環(huán)境下，政府運行的透明度日漸提高，運行成本亦有所降低，對此，政府檔案管理應(yīng)當(dāng)以此為依據(jù)，通過提升檔案管理流程透明度的方式，為社會各方參與到檔案管理監(jiān)督提供路徑，并通過加大信息技術(shù)引入的方式，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，提高檔案管理效率的同時，還能推動檔案信息利用率的提高；三是管理理念的優(yōu)化，管理理念作為政府檔案管理工作展開的方向保障，應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)檔案管理人員順應(yīng)電子政府發(fā)展需要，及時轉(zhuǎn)變管理理念，側(cè)重于提高檔案使用價值進行檔案管理，為政府實踐工作提供重要的數(shù)據(jù)信息支撐，推動各項工作的順利展開[2]。

3 電子政務(wù)環(huán)境政府檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，推動服務(wù)優(yōu)化

在電子政務(wù)不斷推進的背景下，檔案管理正在向自動化的方向發(fā)展，由此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這一發(fā)展變化，及時轉(zhuǎn)變管理思路，在日常檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)強化對檔案傳輸、加工、存儲以及共享等方面工作的重視，以實現(xiàn)檔案價值的充分發(fā)揮。此外，智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與推廣，改變了政府檔案管理信息服務(wù)的方式，網(wǎng)絡(luò)資源逐漸成為政府檔案管理提供信息服務(wù)的主要路徑，這一方式打破了傳統(tǒng)間接性和靜態(tài)化的服務(wù)模式，更加注重直接參考咨詢和動態(tài)化編輯服務(wù)的提供，在此背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的提取與濃縮，并借助多個平臺實現(xiàn)檔案信息服務(wù)便捷性與主動性的提高[3]。

3.2 重視載體變化，優(yōu)化工作流程

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高新技術(shù)在政府工作中的應(yīng)用，推動了檔案載體形式的多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)文字記錄模式被打破，圖像、音頻、視頻等逐漸成為檔案的重要表現(xiàn)形式，這在一定程度上增加了檔案歸檔的難度，對此，政府檔案管理應(yīng)當(dāng)重視工作流程的優(yōu)化，注意點為：一是檔案收集，政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)各部門以自身工作情況為依據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)將需歸檔的文件及時傳輸給檔案部門，或是直接錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，在此過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)對檔案傳輸?shù)膶嶋H情況進行跟進式服務(wù)，以保證檔案收集的完整性，此外，通過這一方式，還能有效縮短檔案管理人員收集檔案信息的時間，推動檔案管理有效性的提高；二是檔案保管，政府檔案中包含機密文件，對此，在檔案管理的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的構(gòu)筑，通過更新殺毒軟件與防火墻的方式，降低病毒攻擊成功的可能性，同時，還應(yīng)當(dāng)對檔案信息進行嚴(yán)格審核，避免保密文件出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上，并通過做好傳輸、管理以及使用等各方面保密工作的方式，增強政府檔案的安全性。同時，還應(yīng)當(dāng)對檔案實行多重管理，采用主用和備用雙主機數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的方式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)化備份，一方面能夠保證檔案的完整性，一方面還能降低檔案丟失的風(fēng)險[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，檔案信息作為實踐工作展開的重要支撐，對實踐活動的科學(xué)性與有效性具有重要影響，在電子政務(wù)不斷深入的情況下，政府工作模式發(fā)生了較大的變化，文件的載體與傳輸方式發(fā)生了較大的變化，這使得政府檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，對此，政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)電子政務(wù)的變化，通過優(yōu)化檔案管理工作流程和管理理念的方式，推動政府檔案管理質(zhì)量與水平的提高，為政府實踐工作的順利運轉(zhuǎn)提供重要的數(shù)據(jù)支撐，進而達(dá)到提高政府公共服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)。