企業(yè)檔案管理的問題與策略

姜黎黎

（漢江城建集團有限公司，湖北 襄陽 441000）

企業(yè)檔案工作者面臨重要的任務(wù)就是企業(yè)未來的機遇挑戰(zhàn)，激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)的資產(chǎn)檔案以及相關(guān)結(jié)構(gòu)調(diào)整方案需要妥善保管，新形勢下，大部分企業(yè)都會選擇改革重組等修正措施，所以相關(guān)檔案保管更新調(diào)取等工作任務(wù)量會加重，檔案管理人員要在工作過程中以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對待各項任務(wù)，確保企業(yè)的經(jīng)濟利益不受損，為企業(yè)創(chuàng)新經(jīng)營方式打好基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案能夠真實的反映出企業(yè)各個項目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著企業(yè)人力資源的細(xì)節(jié)性信息，從而讓企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應(yīng)的獎懲措施，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助企業(yè)增強知識儲備和技術(shù)儲備，保障知識產(chǎn)權(quán)與企業(yè)機密，為企業(yè)未來的發(fā)展機遇強有力的后勤保障。同時，好的企業(yè)檔案管理可以幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中的抵御風(fēng)險的能力，在法律糾紛當(dāng)中提供重要憑證與依據(jù)，幫助保護企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，企業(yè)檔案管理還能夠幫助企業(yè)建立自身企業(yè)文化，通過檔案資料向員工們展示出企業(yè)發(fā)展歷程，增強員工對企業(yè)的歸屬感及認(rèn)同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高企業(yè)形象。

2 企業(yè)檔案管理的問題

1）管理素質(zhì)有限。由于企業(yè)對于檔案管理工作重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化，甚至被視為企業(yè)“養(yǎng)老”部門，檔案管理專業(yè)人員的數(shù)量不多，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作效果受到影響。隨著檔案管理創(chuàng)新實踐改革工作推進，企業(yè)檔案管理工作朝向信息化、科技化發(fā)展，檔案管理人員素質(zhì)明顯滿足不了企業(yè)新時代發(fā)展需求?，F(xiàn)有檔案管理人員法制意識不高，沒有從法律角度思考過檔案管理工作，并缺乏應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作的能力，無法適應(yīng)新時期檔案管理改革新趨勢。

2）檔案管理模式的不完善。隨著信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，人們獲取信息資源的渠道和途徑越來越廣，信息使用效率提高，而信息查詢費用減少。傳統(tǒng)的檔案管理模式的局限性，導(dǎo)致信息獲取難度相對較大，檔案信息資源利用價值降低，所以對檔案信息資源管理模式予以創(chuàng)新，使檔案信息資源實現(xiàn)共享勢在必行。但由于不少企業(yè)檔案管理工作中計算機技術(shù)以及信息化技術(shù)應(yīng)用力度不足，缺乏相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息資源開發(fā)利用滯后，服務(wù)方式靈活性不足等，對檔案信息資源的有效開發(fā)利用造成阻礙。

3）忽視檔案信息的安全管理工作。檔案信息化建設(shè)必將應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)。若檔案信息管理系統(tǒng)未建設(shè)完善的防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，未對信息內(nèi)容進行相應(yīng)級別的加密和權(quán)限管理，極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，從而發(fā)生網(wǎng)絡(luò)信息泄密或丟失等問題，使企業(yè)和個人面臨安全威脅，甚至造成巨大損失。

3 新形勢下提升企業(yè)檔案管理工作水平的有效策略

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，植入信息化技術(shù)。目前的檔案管理方式是比較傳統(tǒng)的，對于大部分企業(yè)來說，企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級需要配合檔案管理方式進行改革。所以檔案管理人員要了解企業(yè)具體的創(chuàng)新形式進而對自身的管理方式進行變革。傳統(tǒng)的檔案保管方式都是采用人工和紙質(zhì)材料，這樣的保管方式比較落后，而且資料的安全性和完整性難以保證，人工的工作效率本身也是比較低的，所以，管理人員要進行信息化技術(shù)的植入和革新。信息化輔助技術(shù)在目前已經(jīng)隨著時代發(fā)展不斷融入各個領(lǐng)域，檔案保管領(lǐng)域主要的體現(xiàn)就是將人工收集整理融合電子設(shè)備處理，將紙質(zhì)材料以數(shù)據(jù)的形式輸入到電腦中。二者相互融合就可以保證檔案管理工作的效率，而且可以幫助企業(yè)形成具體的檔案收集制度，確保各個主管部門在調(diào)取應(yīng)用過程更簡便。信息化技術(shù)的植入也意味著管理人員需要對自身的專業(yè)技能進行革新，學(xué)習(xí)各種電子技術(shù)才能更好地保證工作質(zhì)量，信息處理技術(shù)一定要熟練，避免信息數(shù)據(jù)錄入錯誤或者造成相關(guān)數(shù)據(jù)丟失。企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理是目前最主要的趨勢之一，相關(guān)管理人員要對自身的職業(yè)觀念進行更新，學(xué)習(xí)全新的技術(shù)一定要以推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和經(jīng)營理念更新為目標(biāo)，這樣才能讓檔案部門更好地為企業(yè)服務(wù)。

2）加強培訓(xùn)活動。在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展過程中，人才是保證工作效率和效果的關(guān)鍵因素，只有培養(yǎng)出大批高素養(yǎng)人才，才能夠真正提升企業(yè)檔案管理工作的水平。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員實施有效的培訓(xùn)活動，提高工作人員的檔案管理技能，使工作人員可以更加有序地對檔案資料進行整理和歸納。檔案的類型和內(nèi)容較多，如果工作人員專業(yè)能力不夠，則無法對檔案進行有序的整理、歸納、分析。因此，在培訓(xùn)的過程中管理人員也需要對工作人員實施一定的考核，確保每個負(fù)責(zé)檔案管理的人員都可以擁有專業(yè)的工作技能，可以將培訓(xùn)過程中學(xué)習(xí)到的理論知識應(yīng)用到實際工作過程中。同時，需要對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)進行培養(yǎng)，在實際的工作過程中利用管理模式向工作人員滲透思政教育，促使工作人員形成專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，使其可以認(rèn)識到自身在工作中所需要承擔(dān)的責(zé)任。但管理工作的責(zé)任極其重大，必須讓工作人員擁有一定的職業(yè)素養(yǎng)和意識，從而推進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，管理人員也需要對培訓(xùn)活動的內(nèi)容和形式進行改革，改變傳統(tǒng)單一的講座式培訓(xùn)方式，利用多樣化的手段提高培訓(xùn)效率。

3）加強檔案資料的日常更新管理工作。由于檔案資料的類別繁多，檔案管理人員不僅要在資料信息收集和登記時做好分類排序工作，還需與各部門和人員積極溝通，定期對企業(yè)人員檔案信息是否發(fā)生變化、工作資料是否進行過修改等情況進行核實查證，對原有信息進行及時更新和完善，確保檔案資料信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

4）構(gòu)建管理平臺。檔案管理工作包含內(nèi)容較多，涉及部門較廣，更與企業(yè)的每名職工有著切身利益關(guān)系。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，要構(gòu)建檔案管理平臺，用信息技術(shù)作為平臺運行基礎(chǔ)，科學(xué)整理各項檔案管理工作。具體方法如下：（1）采用OA辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建企業(yè)檔案管理平臺，通過開放式框架結(jié)構(gòu)納入檔案管理工作內(nèi)容；（2）結(jié)合企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容，構(gòu)建檔案管理信息化平臺，設(shè)立電子檔案信息庫，增強信息交互性，提高檔案利用率和效用，有助于企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。

4 結(jié)語

在新的發(fā)展時期，檔案作為記錄人過往成長軌跡的準(zhǔn)確的重要文件，對保障社會的可持續(xù)發(fā)展、加強社會人員的綜合管理具有重要意義，因此企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該受到足夠的重視。正確的認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，在工作中探索出有效的檔案管理措施，滿足新時代企業(yè)需求，能夠最大化地提高企業(yè)效益，為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展注入源源不斷的活力。