加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理 實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

李 爭(zhēng)

（菏澤市定陶區(qū)南王店鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院，山東 菏澤 274100）

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，衛(wèi)生院的檔案管理工作也亟待改革和完善。傳統(tǒng)的檔案管理制度存在缺陷，管理人員的思想意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)都非常薄弱，不僅讓檔案管理效率止步不前，也拖慢了檔案管理規(guī)范化的發(fā)展進(jìn)度?；诖?，我們必須正視這些管理弊端，并采取科學(xué)有效的措施將其一一消除，從而緊跟時(shí)代步伐、推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。下面我們就針對(duì)加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化展開簡(jiǎn)單策略探討。

1 衛(wèi)生院檔案管理中存在的主要問題

縱觀我國(guó)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀，管理效果并不理想。經(jīng)過深入的分析研討，我們總結(jié)了傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的四個(gè)主要問題：第一，衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員對(duì)檔案管理的思想認(rèn)知不夠深刻，在思想層面沒有意識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性和必要性，導(dǎo)致他們?cè)趯?shí)際管理中沒有積極創(chuàng)新管理措施，不僅讓衛(wèi)生院檔案管理深陷于落后的格局，也降低了檔案管理規(guī)范化的推行效率。第二，目前我國(guó)大部分衛(wèi)生院的檔案管理制度都?xì)埲辈蝗?。制度的完善程度?duì)檔案管理規(guī)范化的影響是非常大的，沒有健全制度的支撐，管理人員在實(shí)際工作中就無章可循，出現(xiàn)管理問題時(shí)不知道該如何處理，一方面會(huì)造成檔案資料名目混亂，增加整理、調(diào)取的難度，另一方面也難以發(fā)揮制度對(duì)工作人員的約束作用，導(dǎo)致工作人員出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為，進(jìn)而難以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)。第三，當(dāng)前大多數(shù)衛(wèi)生院檔案管理人員的專業(yè)素都有待提高。這個(gè)問題主要體現(xiàn)在兩方面，首先大部分衛(wèi)生的檔案管理人員都是由其他崗位的工作人員兼任，這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤和紕漏，難以勝任檔案管理工作；其次，很多衛(wèi)生院的檔案管理人員年齡較大，長(zhǎng)期以來他們都有一套固有的管理模式，不注重管理理念的更新，也無法熟練運(yùn)用各種信息設(shè)備和現(xiàn)代化管理技術(shù)，進(jìn)一步加大了檔案管理規(guī)范化的阻力。第四，衛(wèi)生院檔案管理的信息設(shè)備不夠充足。雖然近年來國(guó)家大力號(hào)召檔案管理信息化、規(guī)范化，也付諸了相當(dāng)多的行動(dòng)和努力，但是從目前的衛(wèi)生院檔案管理來說，許多衛(wèi)生院用于檔案管理的信息設(shè)備仍然極度匱乏，管理人員只能手工收錄、整理檔案資料，不但效率極低，也容易出現(xiàn)檔案收錄不全、收錄錯(cuò)誤以及資料遺失等不良情況，這些都是衛(wèi)生院檔案管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的主要原因[1]。

2 加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效策略

2.1 深化檔案管理規(guī)范化的思想認(rèn)知

正確且深刻的思想認(rèn)知既是實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化的第一要素，也是目前大部分衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都缺失的思維品質(zhì)。在淡薄的檔案管理意識(shí)下，衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化一直難以產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的突破；而管理人員也會(huì)受到錯(cuò)誤思想的影響，在檔案管理過程中不積極踐行規(guī)范化管理措施，致使檔案管理的規(guī)范性和有效性被大幅度降低。因此，想要加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo)，就必須深化衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員對(duì)檔案管理規(guī)范化的思想認(rèn)知，一方面可以為人員構(gòu)建扎實(shí)的思想理念基礎(chǔ)，另一方面也能提高檔案管理效率。比如，衛(wèi)生院可以定期組織思想學(xué)習(xí)，領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員都要參與學(xué)習(xí)，保障上至領(lǐng)導(dǎo)、下到基層管理人員都能深刻地意識(shí)到推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要性和必要性。當(dāng)思想認(rèn)知得到夯實(shí)之后，領(lǐng)導(dǎo)層就會(huì)深切感受到檔案管理規(guī)范化的緊迫局勢(shì)，進(jìn)而積極研討各項(xiàng)管理決策，發(fā)揮作為領(lǐng)導(dǎo)層的帶頭和指導(dǎo)作用；基層管理人員也會(huì)更加注重管理方法的規(guī)范性，主動(dòng)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)布的各項(xiàng)管理決策，不但可以提高檔案管理的質(zhì)效，也能朝著檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)更進(jìn)一步[2]。

2.2 建立健全的檔案管理制度

衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)，需要依靠健全的制度作為先導(dǎo)才能實(shí)現(xiàn)。鑒于目前大部分衛(wèi)生院檔案管理制度都存在缺陷的窘?jīng)r，衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)層有必要盡快建立健全的檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化創(chuàng)造有利的先決條件。首先，檔案管理制度中應(yīng)該明確規(guī)定各項(xiàng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使管理人員在實(shí)際工作中能夠有據(jù)可依，不斷提升自身管理方法的規(guī)范性，進(jìn)而形成一套更完整、更規(guī)范的檔案管理體系。其次，檔案管理制度中還應(yīng)該增加常見檔案管理問題處理細(xì)則，這樣在出現(xiàn)問題時(shí)管理人員就可以沉著冷靜地進(jìn)行規(guī)范化處理，既能強(qiáng)化管理人員的工作能力，也能提高檔案管理質(zhì)量。最后，檔案管理制度中還應(yīng)該建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，當(dāng)管理人員出現(xiàn)不規(guī)范行為時(shí)懲罰機(jī)制就會(huì)被觸發(fā)，進(jìn)而減少不規(guī)范的工作現(xiàn)象；同樣，如果管理人員工作表現(xiàn)良好，也應(yīng)該按照獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制給予一定的物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，這樣管理制度對(duì)管理人員的約束、激勵(lì)作用都得以充分發(fā)揮，不但可以激發(fā)管理人員的工作積極性，也能加快檔案管理規(guī)范化的建設(shè)進(jìn)程[3]。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的領(lǐng)軍人物，也是各項(xiàng)管理決策的執(zhí)行者，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接決定著檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)效果。因此，衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該深化以人為本的工作思想，高度重視管理人才引進(jìn)以及現(xiàn)有管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升，打造一支高素質(zhì)的檔案管理生力軍，從而保障檔案管理規(guī)范化順利實(shí)現(xiàn)。比如，衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)可以經(jīng)常組織管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，通過系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)幫助管理人員掌握最先進(jìn)的管理方法和信息技能，同時(shí)滲透思政教育，激發(fā)管理人員的敬業(yè)精神，使管理人員能夠以扎實(shí)的專業(yè)儲(chǔ)備與飽滿的工作熱情面對(duì)檔案整理，從而在實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化過程中不斷進(jìn)取、勇立潮頭，充分發(fā)揮人的主體作用。

2.4 完善信息設(shè)備，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

在這個(gè)信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代，檔案管理規(guī)范化與信息技術(shù)是相輔相成的，只有依靠信息技術(shù)才能順應(yīng)時(shí)代形勢(shì)，也只有利用信息技術(shù)才能早日實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。俗話說“巧婦難為無米之炊”，這句古語也同樣適用于衛(wèi)生院的檔案管理工作。目前多數(shù)衛(wèi)生院的信息設(shè)備不足，不僅影響了管理質(zhì)量，也讓那些掌握信息化管理技能的高素質(zhì)人才無用武之地。因此，衛(wèi)生院應(yīng)該加大信息化管理設(shè)備的資金投入，購(gòu)置檔案管理所需的硬件設(shè)備，同時(shí)引入先進(jìn)的管理軟件、建設(shè)檔案共享平臺(tái)，不斷優(yōu)化陳舊的檔案管理體系，從而為檔案管理規(guī)范化、信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)掃清障礙。

3 總結(jié)

綜上所述，加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅可以消除傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端，也是檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，各衛(wèi)生院應(yīng)該順勢(shì)有為，深化檔案管理規(guī)范化的思想認(rèn)知，建立健全的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，完善信息化管理設(shè)備，多角度提高檔案管理的效率，從而全方位實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化目標(biāo)。