提升人事檔案在人力資源管理中作用的 路徑探索

席 英

（吐哈油田公司供水供電處，新疆 哈密 839009）

在人力資源管理工作開展的過程中，人事檔案管理是非常重要的環(huán)節(jié)之一，有效的人事檔案管理工作可以提升人力資源管理的持續(xù)穩(wěn)定運行。伴隨著社會服務(wù)的持續(xù)提升，人事檔案管理已逐漸規(guī)范化、數(shù)字化、科學(xué)化、以及信息化。在新形勢背景下，怎樣挖掘出人事檔案在人力資源管理中的更大價值，如何有效加強人事檔案的利用已成為當(dāng)下人事檔案管理人員的重點議題。本文將從人力資源管理的角度入手，探究人事檔案管理和人力資源管理之間的關(guān)系，明確人力資源角度下人事檔案的價值所在，表明目前人事檔案管理工作中存在的問題并提出個人意見，為進(jìn)一步提升人事檔案管理的創(chuàng)新升級提供參考。

1 現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理的聯(lián)系

人力資源管理是信息和知識的重要載體，知識需要通過人們來繼承和創(chuàng)造，信息需要靠人們來收集，而現(xiàn)實生產(chǎn)力是人們利用知識和信息來轉(zhuǎn)換的?？茖W(xué)技術(shù)發(fā)展極為迅速，人力資源成為現(xiàn)階段的第一資源，現(xiàn)代人力資源管理的內(nèi)容，知識管理已經(jīng)是其中非常重要的核心內(nèi)容。人事檔案從某些方面來講，也能夠體現(xiàn)人才信息，是把人在社會活動當(dāng)中進(jìn)行記錄的主要形式，綜合反映了人才的各方面信息。如果把人事檔案看作人才信息資源，那么可以非常全面地把握各個類型人才的相關(guān)信息。人事檔案在這些年通過各種人才信息的建立，逐步的成為人力資源管理過程中必不可少的信息源。在人事制度不斷改革的今天，傳統(tǒng)的人事管理已經(jīng)慢慢轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化人力資源管理，其內(nèi)容更豐富，范圍更廣泛，更注重人盡其才物盡其用，也更符合組織和員工的雙向需求。

2 提升人事檔案在人力資源管理中作用的路徑探索

2.1 為人力資源管理的發(fā)展保駕護航

人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，企業(yè)根據(jù)人事檔案的內(nèi)容了解人才，在了解人才的基礎(chǔ)上做好人力資源管理工作。要提升人力資源管理水平，必須要提高檔案管理者的專業(yè)性、管理意識等多個方面，通過多方學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓檔案管理者掌握相應(yīng)的技能，擁有專業(yè)的檔案管理理論。在當(dāng)前階段的人力資源檔案管理工作中，一定要有科學(xué)化的系統(tǒng)管理方案，重視人才建設(shè)和制度建設(shè)，這樣才能夠發(fā)揮人力資源檔案管理的作用。

2.2 全面引入信息技術(shù)

步入信息化時代，各行各業(yè)發(fā)展都離不開現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持，企業(yè)管理者要做好人事檔案管理工作，也就必然要致力于檔案管理的信息化建設(shè)?；诖?，單位要為管理信息化問題投入足夠的資金與資源，引進(jìn)足夠先進(jìn)的技術(shù)，配備專業(yè)的新型設(shè)備，全面提升檔案管理的信息化程度。通過對信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的科學(xué)使用，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，例如，工作人員可結(jié)合不同人事檔案的特征與概況加以編號、分類，并且將其錄入到電子數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮信息技術(shù)操作速度快、準(zhǔn)確便捷的優(yōu)勢，對復(fù)雜多樣的信息進(jìn)行科學(xué)的篩選，使管理人員能獲得核心的員工信息，進(jìn)而保證工作效率。而在后期的存儲過程中，電子版文件代替了紙質(zhì)文件，節(jié)約了用于文件存儲的場所空間，降低了文件受潮受損、遺失丟頁的情況出現(xiàn)，且工作人員可以直接在電腦上更新信息，提升了信息更新的實時性。

2.3 提高對人事檔案管理的重視程度

企業(yè)管理者首先要從思想上重視人力資源管理和人事檔案管理，提高領(lǐng)導(dǎo)的思想意識，明確檔案管理對于加強企業(yè)工作的開展有很大的推動力，著重和各部門的員工說明要積極配合人力資源管理部門的工作，做好在職員工的人事檔案歸檔工作，確保個人資料真實、完整，保證檔案管理工作能夠高效開展。如員工檔案中的績效考核結(jié)果，關(guān)乎員工的晉升和薪資待遇；根據(jù)員工以往的工作經(jīng)驗，結(jié)合企業(yè)的實際需求，可以有針對性地對在職員工開展培訓(xùn)課程，能夠幫助企業(yè)不斷培養(yǎng)高素質(zhì)、全方位發(fā)展的高層次管理人才，適應(yīng)各崗位的需求，有利于實現(xiàn)企業(yè)效益最大化。

2.4 有效利用人事檔案的價值，讓人事檔案內(nèi)容更完善

企業(yè)除了需要重視人事檔案的管理工作外，還要加大利用力度。首先，人事檔案應(yīng)依據(jù)企業(yè)不斷提升的用人要求對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的完善及優(yōu)化，要增添具有價值性和傳承性的檔案內(nèi)容，從而對人才的過往經(jīng)歷、整體素養(yǎng)、身心健康以及專業(yè)能力的正確反饋作出有效保障。其次，人事檔案管理的工作人員需要改變工作理念，拋棄以往的服務(wù)觀念，積極主動地為人力資源管理部門提供保質(zhì)保量的信息服務(wù)工作。

2.5 人事檔案管理的機制改革

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作很大程度是針對人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行歸納與保管，沒有針對這些信息進(jìn)行深究，挖掘其中的價值，傳統(tǒng)的管理工作流程所涉及的就是信息的采集與保管。對于這一現(xiàn)狀，需要從檔案管理人員的角度著手，重新做好檔案管理流程的改進(jìn)，首先是制定具體的工作目標(biāo)，例如檔案的細(xì)化、拓展，同時做好監(jiān)督機制的落實，制定更詳細(xì)的檢查目標(biāo)，并在績效考核時把這些目標(biāo)完成狀況當(dāng)作參考依據(jù)，直接和職位晉升、獎金等多個方面掛鉤。此外，還需要針對檔案做好分類匯總。例如：知識成果或是技能水平等，將分類的信息以綜合方式進(jìn)行排序。同時，在具體工作中需要持續(xù)性提高自身專業(yè)技能水平以及知識水平，對于人員信息也需要適當(dāng)改變。管理人員要改變被動工作的狀態(tài)擁有主動工作的意識，主動地進(jìn)行人員信息的收集整理等相關(guān)工作，找到其中的重要信息。例如：把人員考核結(jié)果歸納到檔案中，從而提高人事檔案管理的綜合效益。

2.6 檔案管理規(guī)范有序

為了防止檔案信息丟失或是被人為改動，必須要落實責(zé)任追究制度，設(shè)立完善的檔案管理目標(biāo)考核機制。針對檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等多個方面設(shè)立嚴(yán)格的程序，只要借閱、查閱檔案，必須提前登記。防止人為故意篡改或是泄密檔案信息。一旦檔案管理出現(xiàn)了問題，就要立刻根據(jù)檔案記錄追究責(zé)任到個人。只有完善的檔案，管理工作制度才能夠保證檔案工作順利開展，并逐步地規(guī)范檔案管理程序。所以，人力資源管理部門要針對當(dāng)前的檔案管理情況，建立完善的檔案管理制度，對于檔案的收集、借閱、利用等每一個環(huán)節(jié)，都要設(shè)立規(guī)范的操作流程，為利用者做好服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，對加強人事檔案管理、促進(jìn)人力資源開發(fā)問題加以探討，具有重要意義。相關(guān)工作人員需要明確當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足，包括規(guī)章制度與管理體系不健全、人事檔案管理缺乏專業(yè)人員和專業(yè)部門負(fù)責(zé)、管理信息化建設(shè)滯后等，在此基礎(chǔ)上提出科學(xué)的新時期企業(yè)人事檔案管理改進(jìn)措施，完善檔案管理機制，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，全面引入信息技術(shù)，保護檔案信息安全。