簡(jiǎn)析新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作

朱 芳

（貴州省公路開發(fā)有限責(zé)任公司檔案館，貴州 貴陽(yáng) 550000）

1 企業(yè)科技檔案管理

1.1 企業(yè)科技檔案管理內(nèi)容

企業(yè)科技檔案首先指的是在工程建設(shè)過程中所進(jìn)行的一系列勘察與記錄活動(dòng)所得出的有價(jià)值的圖片或文字等結(jié)論內(nèi)容，最后通過建立檔案的方法對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行保存。而科技檔案管理則指的是通過利用檔案管理的方法對(duì)以前一些考察成果得出的結(jié)論進(jìn)行歸納整理以及管理的過程，這種管理方法實(shí)質(zhì)上不僅有利于保存這些非常有價(jià)值的就研究成果，更有助于之后相關(guān)人員進(jìn)行查閱。例如：我公司主要進(jìn)行的業(yè)務(wù)項(xiàng)目是進(jìn)行公路的開發(fā)與修建，由于我國(guó)地理環(huán)境多種多樣，所以在進(jìn)行前期地質(zhì)勘查工作的過程中往往會(huì)有很多研究的成果，那么就需要對(duì)這些研究出成果進(jìn)行合理的歸納總結(jié)之后歸為科技檔案進(jìn)行管理，并為之后相關(guān)人員進(jìn)行結(jié)論補(bǔ)充提供足夠的便利條件。所以說企業(yè)科技檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說是非常重要的。

1.2 企業(yè)科技檔案管理的意義

前文中我們提到了企業(yè)科技檔案管理的主要內(nèi)容是對(duì)一些考察結(jié)果進(jìn)行檔案管理，從本質(zhì)意義上來說，在科技不斷飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)來說，這種檔案管理手段的作用也越來越明顯，它不但在現(xiàn)代社會(huì)的科技發(fā)展過程中為一些科技工作者的研究就提供了更加寬泛的思考路徑，同時(shí)為他們?cè)谶M(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新的過程中提供一些創(chuàng)新思維?？梢哉f科技檔案是整個(gè)企業(yè)技術(shù)發(fā)展的載體，而這些檔案材料在推動(dòng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展中起到了非常重要的作用。并且由于科技檔案有效地保存了之前科技研究過程中的結(jié)論，所以科技檔案管理在之后的科技活動(dòng)開展過程中起到了非常積極的推動(dòng)作用。所以說企業(yè)科技檔案管理在整個(gè)企業(yè)的資料保存以及科技發(fā)展過程中具備有非常重要的意義，它不斷推動(dòng)著整個(gè)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

2 新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏專業(yè)的管理人才

到目前為止，在檔案管理方面仍然缺少專業(yè)的檔案管理人員來完成這項(xiàng)工作，大多數(shù)仍然是老一輩的人依靠經(jīng)驗(yàn)來帶領(lǐng)年輕一代的人，而年輕一代的人因?yàn)槿鄙俳?jīng)驗(yàn)并且缺少足夠的理論知識(shí)，所以一直處于“摸著石頭過河的階段”，但由于新形勢(shì)下很多傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸被取締，取而代之的是更加電子化的管理科技，而很多老一代檔案管理人員并沒有接觸過用電子信息技術(shù)進(jìn)行科技檔案管理的方法。所以就會(huì)造成新形勢(shì)下的科技檔案管理技術(shù)跟不上的現(xiàn)象，例如：之前很多檔案都是老一代檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，多數(shù)依賴手寫筆記來實(shí)現(xiàn)檔案的歸納與管理，但是隨著科技的不斷發(fā)展，為了保證檔案管理的完整性，需要將這些檔案全部進(jìn)行電子化格式轉(zhuǎn)換，那么就需要一些年輕的具備電子科技專業(yè)技術(shù)的管理人員來進(jìn)行這項(xiàng)工作，但由于目前檔案管理行業(yè)非常缺少這類專業(yè)人員，所以加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作前進(jìn)的步伐仍然很慢。

2.2 科技檔案管理不夠細(xì)致

與其他很多的建筑類公司不同，一般的房屋建筑通常都會(huì)選擇一些地勢(shì)和氣候較好的位置進(jìn)行施工，所以這些公司的科技檔案可以總體分為幾個(gè)大類。而公路開發(fā)公司的科技檔案的內(nèi)容則更加的復(fù)雜，因?yàn)檫M(jìn)行公路開發(fā)的過程中我們所遇到的地質(zhì)環(huán)境更為復(fù)雜。項(xiàng)目建設(shè)檔案是一種特殊的信息資源，不僅反映了公司的變化和發(fā)展，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、工程審計(jì)、工程創(chuàng)優(yōu)以及達(dá)標(biāo)考核等活動(dòng)提供依據(jù)和憑證；還對(duì)項(xiàng)目投產(chǎn)后的生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、工程改（擴(kuò)建）歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證以及經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。例如：很多公路開發(fā)不僅僅指的是施工的完成，更重要的是還有很多后期養(yǎng)護(hù)以及管理的問題，那么在對(duì)這些公路開發(fā)進(jìn)行科技檔案歸納整理以及管理的工作就需要用更加專業(yè)的歸納方法來完成，需要進(jìn)行非常細(xì)致的記錄，以便為之后的很多工作提供更有力的施工依據(jù)。而目前很多情況來看，我公司的科技檔案歸納管理中仍然存在有分類不夠?qū)I(yè)細(xì)致等問題需要我們進(jìn)行改進(jìn)。并且從實(shí)際意義上來講，公路開發(fā)技術(shù)一直在不斷地發(fā)展中，所以我們?cè)谶M(jìn)行科技檔案管理的過程中需要我們?yōu)榭萍及l(fā)展留出足夠的管理空間。

3 如何在新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作

3.1 增強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)

前文中我們提到過目前新形勢(shì)下很多企業(yè)的科技檔案管理缺少專業(yè)人員來完成工作，那么究竟需要的專業(yè)人才具備怎么樣的技能就成為需要我們進(jìn)行重點(diǎn)研究的內(nèi)容。首先，最主要的是隨著時(shí)代的發(fā)展，電子科技技術(shù)的不斷革新，所以新形勢(shì)下的企業(yè)科技檔案管理就需要管理人員通過電腦來進(jìn)行操作，所以相關(guān)專業(yè)人員需要具備電子檔案管理技術(shù)。第二，由于“術(shù)業(yè)有專攻”，不同行業(yè)的科技檔案有很大的不同之處，想要對(duì)檔案進(jìn)行非常合理的管理，需要管理人員對(duì)檔案內(nèi)容有一定的了解，最起碼是要能看明白檔案中所記錄的內(nèi)容，所以說相關(guān)專業(yè)人員還需要在一定程度上掌握本企業(yè)的工程知識(shí)。例如：我司主營(yíng)業(yè)務(wù)是公路開發(fā)，那么所需要的科技檔案管理人員就需要對(duì)公路開發(fā)的整個(gè)過程有一定的掌握，從而能夠 很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸類管理，以便于之后的查閱以及更改。同時(shí)，由于我司的科技檔案會(huì)設(shè)計(jì)一些公司機(jī)密文件，那么就需要檔案管理人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，遵守保密協(xié)議，保證每一份科技檔案的密保性。

3.2 改變管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理方法多是運(yùn)用人工手寫記錄，對(duì)于一些圖片也是用沖洗相片的方式保存，但很多情況下我們不難發(fā)現(xiàn)對(duì)于科技檔案來說，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)后續(xù)有需要補(bǔ)充結(jié)論的現(xiàn)象，所以在這種情況下傳統(tǒng)的檔案管理方法就會(huì)顯得有很多的不方便。而新形勢(shì)下的電子檔案管理方式則可以為很多科技檔案的修改留出很多可修改的空間，并且在后期查閱的過程中可以更加便捷。例如：很多科技檔案都會(huì)有它們的關(guān)鍵詞等，如果是傳統(tǒng)的手寫檔案的保存整理方法，很難直接按照多種搜索關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，比如要查閱某一案例資料時(shí)，無法按照時(shí)間和關(guān)鍵詞的雙重索引進(jìn)行查找，而電子檔案管理則可以，滿足查閱者的這一要求，同時(shí)可以大大減少用在搜索資料上的時(shí)間。所以說改變科技檔案管理模式對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理來說是非常重要的一步。

3.3 做好檔案管理系統(tǒng)保護(hù)措施

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全問題一直都是需要我們重視的內(nèi)容，尤其對(duì)于企業(yè)科技檔案管理來說，都會(huì)有自己獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)對(duì)這些科技檔案進(jìn)行管理，但如果不及時(shí)對(duì)這些管理系統(tǒng)采取系統(tǒng)保護(hù)措施，往往很容易遭到一些不法分子采用一些電子科技手段進(jìn)行惡意入侵并對(duì)檔案進(jìn)行竊取或損毀，為企業(yè)造成無法預(yù)估的損失。所以說做好檔案管理系統(tǒng)的保護(hù)措施是新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理所必須進(jìn)行的一步。

4 結(jié)束語

綜上所述，雖然隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，很多科技也在不斷地革新，企業(yè)科技檔案管理也正在快速發(fā)展，但到目前為止，這一方面仍然存在有很多的不足之處，所以為加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理不僅需要做到上述幾點(diǎn)，還需要我們對(duì)技術(shù)等方面地進(jìn)行不斷的完善。