關(guān)于基層文書檔案管理的創(chuàng)新探討

鄭艷麗

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗國有資產(chǎn)監(jiān)督管理中心，內(nèi)蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

基層文書檔案管理具有較高的復(fù)雜性，是地方行政管理與黨務(wù)公開情況的直接反映，在傳統(tǒng)的基層文書檔案管理中，檔案管理人員多采用文字與圖表的方式記錄檔案，以保障信息材料的全面性與準(zhǔn)確性。但是，在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作的內(nèi)容日趨復(fù)雜，基層文書檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。對此，本文將從三個(gè)方面對基層文書檔案管理進(jìn)行分析，旨在通過明晰基層文書檔案管理創(chuàng)新的意義，激發(fā)檔案管理人員對基層文書檔案管理工作創(chuàng)新的重視，再立足于基層文書檔案管理的主要內(nèi)容與特點(diǎn)，對基層文書檔案管理的創(chuàng)新路徑進(jìn)行分析，以推動基層文書檔案管理工作效率的提高，為各項(xiàng)實(shí)踐工作的展開提供重要的信息保障。

1 基層文書檔案管理的意義

1.1 基層文書檔案管理的作用

基層文書檔案作為單位發(fā)展的信息支撐，基層文書檔案管理的質(zhì)量對單位的決策的科學(xué)性與發(fā)展的穩(wěn)定性具有重要影響，特別是在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，基層文書檔案管理工作的重要性日漸突出，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是發(fā)展憑證，基層文書檔案管理工作的主要內(nèi)容包括檔案資料的收集與整理，能夠有效保障檔案資料的全面性與準(zhǔn)確性，不僅能夠?yàn)閷?shí)踐工作提供有效憑證，還能為后續(xù)實(shí)踐工作的展開提供重要的信息參考，用以提高實(shí)踐工作的有效性；二是實(shí)踐指導(dǎo)，文書檔案作為歷史實(shí)踐工作的憑證與記錄，具有較高的實(shí)踐參考價(jià)值，能夠?yàn)橥愋蛯?shí)踐工作提供一定的指導(dǎo)，幫助相關(guān)工作人員規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)相關(guān)單位實(shí)踐工作科學(xué)性的提升[1]。

1.2 基層文書檔案管理創(chuàng)新的必要性

在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，基層文書檔案管理工作的復(fù)雜性日漸提高，在此背景下，基層文書檔案管理的創(chuàng)新成為必然，其必要性主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是工作效率提升的需要，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，社會各方對信息資源的共享性提出了更高的要求，傳統(tǒng)的基層文書檔案管理模式已然無法適應(yīng)當(dāng)前社會需要，特別是在檔案資料呈現(xiàn)方式日趨多樣的背景下，基層文書檔案管理工作的創(chuàng)新至關(guān)重要；二是管理滲透的需要，在基層文書檔案管理工作重要性日漸提高的背景下，文書檔案工作的滲透面有所擴(kuò)大，具體表現(xiàn)為檔案管理工作不再局限于檔案管理人員負(fù)責(zé)，其強(qiáng)調(diào)各部門工作人員的配合，在此背景下，推動檔案管理理念的優(yōu)化與滲透，成為基層文書檔案管理創(chuàng)新的方向

2 基層文書檔案管理的主要內(nèi)容與特點(diǎn)

基層文書檔案管理主要分為上級組織和本級組織，是基層文書檔案管理工作展開與落實(shí)的基礎(chǔ)性保障，一般而言，文書檔案管理工作的質(zhì)量與規(guī)范性與管理人員的責(zé)任落實(shí)情況具有直接聯(lián)系，而文書檔案的格式、處理程序以及公文種類等基礎(chǔ)框架，則是推動文書檔案管理工作落實(shí)的重要保障，此外，在實(shí)際的基層文書檔案管理過程中，檔案管理人員不僅需要完成文件資料的收集與整理工作，還要將檔案管理工作與文書進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，以保證檔案管理與文書的協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而達(dá)到推動基層文書檔案管理工作效率提高的目標(biāo)。此外，基層文書檔案管理的內(nèi)容，主要包括以下幾方面：一是檔案資料的收集，在實(shí)際的基層文書檔案管理工作中，檔案管理人員需要將工作中形成的照片、原始記錄以及出版物等全部文件內(nèi)容進(jìn)行收集，具體包括報(bào)告、會議記錄、批復(fù)以及通知等內(nèi)容，在檔案收集的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)保障檔案的完整性與準(zhǔn)確性，盡可能避免檔案資料缺失的問題出現(xiàn)；二是檔案的整理，在收集完相關(guān)檔案資料之后，檔案管理人員需以檔案資料的性質(zhì)為依據(jù)，做好檔案的分類、整理以及歸檔工作，并做好長期性的保護(hù)規(guī)劃工作，此外，在整理檔案的過程中，檔案管理人員需對檔案資料的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行評價(jià)篩選，保證檔案資料應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮；三是特點(diǎn)把控，基層文書檔案管理工作具有工作量大、復(fù)雜性高的特點(diǎn)，對檔案管理人員的工作態(tài)度與嚴(yán)謹(jǐn)性具有較高的要求，對此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)檔案管理的實(shí)際需要提升自身能力，以推動檔案管理工作質(zhì)量的提高[2]。

3 基層文書檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1 基層文書檔案管理模式的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作具有乏味性高、枯燥性強(qiáng)等特點(diǎn)，長久以往，不利于檔案管理人員工作積極性的提升，進(jìn)而對基層文書檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響，對此，應(yīng)當(dāng)重視基層文書檔案管理模式的優(yōu)化，路徑如下：一是工作內(nèi)容的優(yōu)化，單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員從事后資料收集與整理的工作模式中拉出，引導(dǎo)檔案管理人員參與到實(shí)踐工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，一方面能夠有效保障檔案信息完整性的提升，一方面還能有效環(huán)節(jié)檔案管理工作的乏味性，為檔案管理人員工作積極性的提升創(chuàng)造條件；二是信息技術(shù)的引入，在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，社會各方對檔案資料的渴求度日漸提高，推動信息資料的高效共享成為檔案管理工作的重點(diǎn)，對此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明晰信息技術(shù)引入的重要性，通過用條形碼代替檔號的方式，提升檔案查詢的方便度，同時(shí)，還能有效減輕檔案管理工作的壓力，為檔案管理工作效率的提升創(chuàng)造條件；三是特色服務(wù)的創(chuàng)設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)逐漸成為人們獲取信息的重要路徑，為實(shí)現(xiàn)市場與業(yè)務(wù)范圍的拓展，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案加工與處理工作，創(chuàng)新檔案資料的呈現(xiàn)形式，并通過拓寬檔案館服務(wù)功能的方式，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展[3]。

3.2 基層文書檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

檔案管理機(jī)制作為推動基層文書檔案管理工作落實(shí)與創(chuàng)新的重要保障，對基層文書檔案管理工作有效性的提升具有重要影響，對此，在創(chuàng)新管理機(jī)制的過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾方面：一是激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)守公平公正原則，實(shí)行優(yōu)勝劣汰的管理模式，推動良好競爭管理的形成，通過這樣的方式，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升；二是人才培養(yǎng)機(jī)制，應(yīng)當(dāng)重視人才的選聘工作，提升檔案管理人員與實(shí)際工作內(nèi)容的緊密度，進(jìn)而達(dá)到激發(fā)檔案管理人 員工作潛質(zhì)的目標(biāo)，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化發(fā)展的方向，強(qiáng)化對管理人員的培養(yǎng)，以保證管理人員能夠適應(yīng)新時(shí)期基層文書檔案管理工作內(nèi)容[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案作為實(shí)踐工作的信息資源，對實(shí)踐工作展開的科學(xué)性與有效性具有重要影響，特別是在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，基層文書檔案管理作為檔案資料收集整理與價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要路徑，其重要性日漸突出，基層文書檔案管理工作的創(chuàng)新成為必然，對此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明晰創(chuàng)新的重要性，通過優(yōu)化工作內(nèi)容與創(chuàng)新管理機(jī)制的方式，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。