優(yōu)化管理策略在醫(yī)院設備儀器檔案管理中的效果分析

陳仕娟

（廣東省陽江市人民醫(yī)院，廣東 陽江 529500）

醫(yī)療設備檔案是指醫(yī)療設備在購置申請、論證、采購、安裝、驗收、使用、質控、計量、維護、保養(yǎng)直至報廢等環(huán)節(jié)所形成的，具有保存價值的文字、圖像、聲像載體資料、隨機資料和相關證明文件等。醫(yī)療設備檔案管理作為設備管理的重要組成部分，其管理水平的高低體現(xiàn)了醫(yī)院的整體管理水平。規(guī)范化管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要舉措，如何加強醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化管理，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設備在疾病預防、治療、診斷和科學研究中的作用，為領導決策、資產管理、采購監(jiān)督、臨床應用風險評估和追溯提供詳盡、可靠的技術資料是設備管理者面臨的重要課題。

1 規(guī)范化管理的原則

1）建立分級管理體系。為了確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施細則》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》中“必須遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則”的規(guī)定，建立由分管副院長、檔案管理職能部門和設備使用科室組成的三級管理體系，并明確相關工作范圍和工作職責，以便對醫(yī)療設備檔案實施集中、統(tǒng)一管理。

2）明確歸檔范圍。根據(jù)《醫(yī)院財務制度》的相關管理規(guī)定，1500元以上專業(yè)設備納入固定資產管理范疇，建立固定資產臺賬?！夺t(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》和《醫(yī)療機構醫(yī)學裝備管理辦法》明確規(guī)定：“5萬元以上的醫(yī)療設備應當建立醫(yī)療設備管理檔案，5萬元以下醫(yī)療設備醫(yī)療機構可以根據(jù)實際情況確定具體管理方式”。在具體執(zhí)行的過程中，1萬元及以上醫(yī)療設備都應當納入建檔的范圍，實行“一機一檔”。

2 醫(yī)院設備檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理人員專業(yè)素質不高，管理觀念陳舊。從目前了解到的情況來看，許多醫(yī)院的檔案管理人員并不是專業(yè)出身，專業(yè)不對口。不僅如此，檔案管理人員大多數(shù)都是年紀較大的人，思想稍顯陳舊，創(chuàng)新能力也不強，甚至對新事物有排斥和抗拒的心理，這就使得在具體的工作落實時不能達到良好的效果，管理水平和效率低下，久而久之會使整個管理工作變得混亂，影響后續(xù)一系列工作的進行。

2）醫(yī)院缺乏完善的管理機制和行之有效的規(guī)章制度。在醫(yī)院設備檔案的管理工作中，如果有完善的管理機制和行之有效的規(guī)章制度，就會使整個管理工作缺乏規(guī)范性和制度化。一般來說，醫(yī)院設備檔案管理包含的內容很多，但大多數(shù)醫(yī)院由于沒有完善的管理機制，使得相關檔案不能落實，再加上檔案管理人員缺乏積極性，工作態(tài)度懈怠，就導致許多設備的使用、維修等數(shù)據(jù)不能及時地記錄在檔，甚至會出現(xiàn)一定的錯誤，從而嚴重影響了檔案管理工作的進行，為醫(yī)院帶來不必要的損失。

3）管理形式過于固定化和單一化。隨著信息技術的普及，各行各業(yè)都與互聯(lián)網(wǎng)有了密不可分的聯(lián)系。但目前大多數(shù)醫(yī)院在對設備檔案進行管理時，還是停留在紙質化保存的階段，管理形式十分單一，分類也不夠明確，這樣很容易就會造成查詢信息時浪費大量的時間，且不一定能夠得到完整的信息。不僅如此，紙質化檔案很容易受到損壞，甚至會出現(xiàn)遺失，這就為以后的查詢工作帶來了一定的困難，致使管理水平低下，嚴重影響了工作效率。

3 提高現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理的有效途徑

1）建立完善規(guī)范的醫(yī)療設備管理方法。由于醫(yī)院中的醫(yī)療設備檔案收集、整理等工作都具有較強的規(guī)范性以及復雜性，因此，醫(yī)療設備管理部門要在日常工作中加強管理，不斷完善管理方法，提高工作效率。針對醫(yī)療設備的較長使用期，要嚴格設備資料的記錄和收集流程，無論是設備的采購資料還是設備使用中的日常性能資料、維修維護資料，以及設備轉讓或者報廢的資料，都要進行詳細嚴格的記錄，保證醫(yī)療設備檔案的完整性和準確性。

2）提高醫(yī)療設備檔案管理的信息化水平。由于信息化的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的醫(yī)院在進行醫(yī)療設備的管理中，需要充分利用這一先進技術的優(yōu)勢，使醫(yī)療設備檔案管理能夠提高效率和質量。由于社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的設備檔案管理形式必然會被高科技的信息化方法所取代，因此，醫(yī)院要重視醫(yī)療設備檔案的信息化管理工作，要積極在日常工作中貫徹落實信息化管理手段。對于不同類型的醫(yī)療設備，要將從采購到日常使用再到報廢等各個階段的資料轉化為信息化檔案數(shù)據(jù)進行保存。醫(yī)院要積極建立智能化的設備檔案管理平臺，使信息化管理不再流于表面。

3）加強各部門之間進行設備檔案管理配合的意識。醫(yī)院日常工作中，要不斷地宣傳設備檔案管理的重要性，并定期對醫(yī)療設備的使用進行部門培訓，提高設備使用部門的檔案管理意識，提高日常設備使用中對于不同信息資料的記錄以及反饋技能，并將使用部門的設備管理責任落實到人，從而增強不同部門之間的設備檔案管理合作效果和積極性。

4）加大宣傳力度，提升認識。由于醫(yī)療器械檔案具有覆蓋面廣、形成周期長等特點，在醫(yī)療器械檔案的收集中，如果不能擴大館藏和及時收集，極有可能導致文件資料的丟失和損壞。有鑒于此，現(xiàn)代醫(yī)院的領導必須認清這一點。此外，設備檔案管理人員還應加強與醫(yī)院各科室和人員的溝通，及時、有效地收集產生的文件資料。只有這樣，才能為每一臺醫(yī)療設備建立一個完善的檔案，為今后醫(yī)學科研發(fā)展提供有力支撐，推動現(xiàn)代醫(yī)院向更高水平發(fā)展。

5）主動收集，確保檔案完整齊全。因為醫(yī)療設備檔案存在著涉及面廣、形成周期長等特點，所以如果在設備檔案收集中不能做到拓展保管與及時收集，那便極有可能導致文件材料的丟失與破損。針對此，要求現(xiàn)代化醫(yī)院領導層清楚認識到這一點，鼓勵和要求醫(yī)療設備檔案工作人員積極主動地參與到醫(yī)療設備各個環(huán)節(jié)，如采購、安裝以及維護應用等。除此之外，設備檔案管理人員還應該加強和醫(yī)院各個科室與人員的溝通交流，將產生的文件材料及時有效地收集上來，只有這樣才能為每一臺醫(yī)療設備構建一個完善的檔案，為今后的醫(yī)療研究等工作的開展提供有力的支持，促使現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展更上一個臺階。

4 結語

醫(yī)院是帶有公益性質的事業(yè)單位，承擔著為人民身體健康服務的使命，因此醫(yī)院每一方面的工作都應該得到相應的重視。設備檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其中暴露出來的問題不應被忽視。本文即分析了目前醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理中存在的問題，并從提高專業(yè)人員的綜合素質和專業(yè)水平、健全相應的體系和建立行之有效的規(guī)章制度以及將醫(yī)院設備檔案管理與信息化相結合三方面提出了一些建議。各個醫(yī)院應該根據(jù)自身的實際情況對檔案管理工作中存在的不足進行改進，不斷提高管理水平和效率，以保證醫(yī)院各項工作的進行，更好地為人民群眾的身體健康保駕護航。