行政事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)

郭麗巍

（吉林省公主嶺市財(cái)政局，吉林 公主嶺 136100）

事業(yè)單位是我國(guó)的一類職能單位，具有社會(huì)服務(wù)性和公益性特點(diǎn)。作為重要的社會(huì)服務(wù)組織，事業(yè)單位承擔(dān)的工作項(xiàng)目很多，涵蓋教育、科技、文化等，也因此，單位的日常工作覆蓋范圍十分廣泛，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容十分豐富。而檔案資料是對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，是開(kāi)展工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，因此要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，給檔案管理工作帶來(lái)新的變化，檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。

1 行政事業(yè)單位電子信息化管理模式的概念

電子信息化管理模式是指在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中采用計(jì)算機(jī)磁盤、U盤、硬盤或其他化學(xué)磁性材料管理儲(chǔ)存的手段?？砂臋n案材料內(nèi)容有圖片、信件、圖紙和報(bào)表等,屬于操作簡(jiǎn)單、占用空間小、環(huán)境要求高的一種檔案管理方式。其主要特點(diǎn)在于此種手段不能脫離計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件的支持,全過(guò)程包含生成、歸檔、儲(chǔ)存、簽發(fā)和查閱等幾大模式。電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行改革、更新、完善與補(bǔ)充的具備共享性的、全新檔案管理體系,其目的在于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率,因此檔案管理工作者要改進(jìn)以往紙質(zhì)化管理中存在的管理封閉、不規(guī)范、銜接不嚴(yán)密等實(shí)際問(wèn)題。

2 行政事業(yè)單位建立電子化信息化檔案的必要性

1）更加便于管理和查閱。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在保管時(shí)有嚴(yán)格的要求，以便于查找。但是，一些公司的建立時(shí)間長(zhǎng)，文件存放太多，在保管過(guò)程中部分文件受損，或者部分文件沒(méi)有嚴(yán)格按照要求保管，在取用時(shí)會(huì)帶來(lái)很多不便。通過(guò)電子信息化進(jìn)行文件管理，可以通過(guò)相關(guān)索引及時(shí)找到所需文件，快速方便地找到。從管理上看，通過(guò)相應(yīng)的軟件等可以使錄制更加方便。

2）保存時(shí)間更久。如果傳統(tǒng)檔案比較陳舊，或者由于潮濕等因素，會(huì)出現(xiàn)損壞等問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)一些人為的改動(dòng)。通過(guò)選擇電子信息管理模式，可以更好地保存檔案，避免檔案因自然因素而損壞。但要明白，雖然目前利用電子信息管理檔案是大勢(shì)所趨，但紙質(zhì)檔案并不能完全取代。因此，電子文件和紙質(zhì)文件可以分開(kāi)管理，電子文件可以作為輔助手段，在材料補(bǔ)充或保留時(shí)可以起到很好的輔助作用，為文件提供雙重保證，保證文件更加真實(shí)準(zhǔn)確。

3 行政事業(yè)單位的信息化檔案管理水平

1）檔案數(shù)字化相對(duì)滯后檔案信息化建設(shè)工。作的實(shí)施中有檔案數(shù)字化這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案的數(shù)字化升級(jí)在事件過(guò)程中往往得不到很好落實(shí)，許多比較容易接受對(duì)新增檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是對(duì)于存量檔案的信息化升級(jí)工作往往缺少興趣，這就導(dǎo)致了其檔案資料管理水平相對(duì)落后，不僅對(duì)文件管理帶來(lái)很多不便，也難以實(shí)現(xiàn)文件共享的目標(biāo)。

2）檔案信息化管理制度缺失。目前，由于偉大的檔案管理環(huán)境的變化，必須以完善的管理體系為保證檔案信息化建設(shè)，并不斷提高和完善系統(tǒng)在實(shí)際工作中，尤其是制定標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法歸檔存儲(chǔ)，權(quán)限控制和實(shí)時(shí)歸檔。在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，學(xué)校對(duì)教學(xué)和科研工作給予了足夠的重視，而對(duì)檔案工作的重視則相對(duì)較少。

3）檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)不到位。信息環(huán)境下，信息容易丟失、被盜、篡改，成熟的信息技術(shù)、完善的軟硬件設(shè)施就成為保障檔案資料安全的重要屏障，在目前的檔案資料信息化管理過(guò)程中，大量使用便攜式存儲(chǔ)設(shè)備，打印機(jī)，掃描儀等，這些設(shè)備的管理一旦產(chǎn)生松懈，就容易成為信息安全漏洞。此外，對(duì)于電子文件而言，由于其存儲(chǔ)和使用都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此，數(shù)據(jù)容易成為某些不良居心者攻擊和破壞的目標(biāo)，造成數(shù)據(jù)的篡改和滅失，就為檔案資料的信息化管理埋下了潛在的安全隱患。

4 行政事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)

1）規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)和安全保障系統(tǒng)。規(guī)范化的管理體系是提高檔案管理工作實(shí)效性的關(guān)鍵,必須做好歸檔、接納、儲(chǔ)存與交換等多方面制度體系建設(shè),同時(shí)突出落實(shí)信息化的管理機(jī)制。從起點(diǎn)與終點(diǎn)兩方面著手,在標(biāo)準(zhǔn)化制定的同時(shí),一并做好相應(yīng)宣傳。最后,安全是信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點(diǎn),要從硬件設(shè)備、軟件設(shè)備兩方面做好檔案的安全性管理,強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性建設(shè)與管理,提高檔案信息的安全性,提升檔案實(shí)踐性應(yīng)用價(jià)值。

2）提升相關(guān)工作人員整體素質(zhì)加大資金投入。在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子信息化的道路上，需要使用許多先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，這些都需要相關(guān)人員來(lái)操作。如果沒(méi)有相應(yīng)的人員指導(dǎo)，就不可能提高檔案的電子信息化。各公司在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化信息化的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升相關(guān)員工的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其保密意識(shí)和相關(guān)責(zé)任感，為實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化信息化奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，專業(yè)人員也需要專業(yè)設(shè)備才能有用，所以公司在培養(yǎng)人才的同時(shí)，也需要加大資金支持，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。

3）建立完善的檔案管理制度。檔案管理涉及的工作內(nèi)容和相應(yīng)信息較多，相關(guān)部門有必要建立相應(yīng)的檔案管理制度，幫助其更安全合理地進(jìn)行信息化和電子化改革。首先，我們可以提高檔案管理的影響力，使其走出邊緣化，讓公眾認(rèn)識(shí)到這個(gè)部門的重要性，從而為檔案管理的電子信息化奠定基礎(chǔ)。其次，可以制定相應(yīng)的管理制度，幫助檔案管理和電子信息更好地整合，從而進(jìn)一步發(fā)展檔案管理的電子信息化。

4）整合信息化檔案資源。事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案信息的收集和整理，科學(xué)編目和分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和應(yīng)用。各單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，盡可能整合資源，為資源挖掘和分析提供先進(jìn)條件，充分發(fā)揮其潛在價(jià)值。同時(shí)，集中管理還可以避免文件管理中的錯(cuò)誤和漏洞，保證數(shù)據(jù)的全面性，提高文件管理的效率。由于單位提供的服務(wù)涉及的對(duì)象范圍很廣，來(lái)自我國(guó)北方和南方的各個(gè)地區(qū)，有的是由其他單位聯(lián)合服務(wù)的，所以有時(shí)需要調(diào)動(dòng)這些地區(qū)和其他單位的數(shù)據(jù)。因此，檔案資源的整合，一方面集中了分散在各個(gè)地區(qū)和其他單位的資源，改善了檔案部門實(shí)施基本職能的基礎(chǔ)條件，另一方面根據(jù)社會(huì)對(duì)服務(wù)的需求，優(yōu)化了檔案資源的配置和加工。只有通過(guò)檔案資源的整合，檔案工作才能真正被視為單位提供利用價(jià)值和信息服務(wù)的工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步發(fā)展和信息技術(shù)的迭代更新,推動(dòng)檔案管理工作日趨便利,因此,我們了解及運(yùn)用電子信息化進(jìn)行工作管理是必然趨勢(shì)。同時(shí),這一模式也是現(xiàn)代化檔案管理的特征。檔案管理工作者一方面要與時(shí)俱進(jìn),學(xué)習(xí)接受先進(jìn)管理技術(shù)與經(jīng)驗(yàn),另一方面也要不斷創(chuàng)新技能,于實(shí)際運(yùn)用中改進(jìn)電子信息化管理工作,提升企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效與價(jià)值。