淺析如何加強高職院校檔案管理工作

劉 靜

（包頭機械工業(yè)職業(yè)學校，內(nèi)蒙古 包頭 014060）

檔案管理工作是高職院校發(fā)展的基礎，在高職院校的總體發(fā)展過程當中發(fā)揮著重要的作用。目前，各大高職院校正在對新一輪的檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革，這也為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了新的發(fā)展空間和機會。高職院校檔案管理工作部門要抓住機遇，對新的思想進行宣傳，對新的理念進行應用，實行有效的檔案管理措施和方法，提高檔案管理的水平和效率，為學校教學和科研工作的開展提供支撐。

1 高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

高職院校是由學校合并組建或者由中專升級形成的，內(nèi)部結構十分復雜，并且院校發(fā)展的時間比較短，在調(diào)查和研究過程當中發(fā)現(xiàn)存在以下幾個方面問題：

1.1 工作人員檔案意識不強

目前有部分高職院校對檔案管理工作的重要性意識程度不夠，檔案管理工作沒有為高職院校的發(fā)展提供支撐。比如有部分學校沒有設置專業(yè)的檔案管理庫房，檔案管理空間狹窄、潮濕，沒有擁有先進的技術設備，管理人員對檔案管理工作內(nèi)容進行科學合理分配，工作人員沒有在工作中認真負責，發(fā)揮檔案管理的意義。

1.2 檔案管理需要加強和完善

國家要求高職院校設立綜合檔案室為檔案管理工作提供支撐，學校辦公室領導對檔案室工作進行管理，檔案室配備專業(yè)的檔案工作人員。但是在實際的工作過程當中，由于辦公室的工作量大且復雜，對檔案管理工作難免會造成重要影響。檔案管理工作人員本身就是教學或行政工作人員，工作的類型比較多，沒有對檔案管理工作予以關注。檔案管理人員是行政人員分配過來的，沒有檔案管理經(jīng)驗和專業(yè)知識，使得檔案管理工作運行中慌亂無序，問題突出。

1.3 檔案保護方面缺乏保護意識，弱化檔案管理作用

檔案保護的要求是工作人員能夠定期對檔案數(shù)據(jù)進行核查核對，要求工作人員具有強烈的細心程度，按管理工作的開展現(xiàn)狀制定防護措施。但是，很多高職院校在發(fā)展中沒有意識到檔案工作的意義，只是安排其他工作人員對檔案信息進行整理歸納，沒有根據(jù)具體內(nèi)容合理規(guī)劃。除此之外，檔案管理現(xiàn)代化的快速發(fā)展，檔案資料頻繁增加，大多數(shù)應用電子技術設備對材料進行保管，這對保管條件提出了更高要求，要求院校對檔案管理工作的技術、設備進行創(chuàng)新和改革。院校為了滿足新時代的發(fā)展要求，高職院校需要對檔案管理內(nèi)容進行創(chuàng)新，對保護條件進行更新，提高工作人員的工作水平和專業(yè)化程度。

2 改進和提升高職院校檔案管理水平的對策與措施

2.1 加強對檔案工作的宣傳力度

加強檔案管理工作的宣傳力度能夠讓更多工作人員意識到自身工作的重要性，檔案管理工作人員也會積極認真負責工作。為此，高職院校需要應用講座和會議研討形式對國家相關的檔案管理工作法律法規(guī)和工作內(nèi)容進行宣傳，讓更多工作人員意識到檔案管理工作帶來的經(jīng)濟效益，增強人們的檔案意識，樹立合理的檔案觀念。

2.2 創(chuàng)建高素質的檔案管理隊伍

在人才管理方面，高職院校要引進專業(yè)知識和技術人才，提高檔案管理效率。院校需要加強檔案在編人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理工作人員的業(yè)務知識，合理利用現(xiàn)代信息技術。目前，很多高職院校意識到自身工作存在的問題，對自身的發(fā)展理念和發(fā)展模式進行創(chuàng)新和改革，對檔案管理工作的服務質量和內(nèi)容進行創(chuàng)新，專業(yè)的檔案管理技術人才對工作內(nèi)容進行科學合理規(guī)劃，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和知識水平。

2.3 嚴格執(zhí)行檔案管理制度

首先，高職院校要對各項規(guī)章制度進行完善和改革，將檔案管理工作制度作為檔案工作的基礎和前提，讓學校檔案管理工作合理有序運行。其次，高職院校的管理工作人員還需要對檔案工作的制度和考核模式進行創(chuàng)新和規(guī)劃。讓檔案管理工作人員按照規(guī)定內(nèi)容進行工作，對檔案管理工作人員的職責進行明確規(guī)劃，促進檔案管理工作規(guī)范有序運行。

2.4 大力開發(fā)信息資源，提高檔案開發(fā)利用率

對傳統(tǒng)的檔案信息管理模式進行創(chuàng)新和改革，不能夠只停留在收集和保管內(nèi)容當中，還需要為檔案信息的應用提供條件和基礎，對檔案信息進行開發(fā)，創(chuàng)新檔案管理途徑和模式，通過檔案信息的匯總分析，為社會提供更多的信息資源，促進先進管理手段和技術設備在檔案工作當中的應用。

3 結束語

綜上所述，可以看出，檔案管理工作是學院發(fā)展的基礎，沒有先進的管理模式和管理方法，是不能夠促進檔案管理工作有序運行的，所以高職院校需要對傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新和改革，引進專業(yè)的技術人才提高檔案管理水平和質量，促進檔案管理工作能夠成為學校全面進步和發(fā)展的基礎。