淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及解決途徑

郭洪敏

（重慶紅宇精密工業(yè)集團有限公司，重慶 402760）

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中所形成的各種有保存價值的資料總和，作為一種信息資源，它是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)的運營管理、戰(zhàn)略決策等方面都發(fā)揮著積極的作用。隨著社會的進步和科學(xué)發(fā)展的新形勢，如何抓好檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與戰(zhàn)略發(fā)展，是當前企業(yè)檔案管理工作面臨的新課題之一。

1 企業(yè)檔案管理狀況

1.1 國外企業(yè)檔案管理狀況

20世紀70年代以來，世界各國企業(yè)檔案管理得到了很大發(fā)展。國外企業(yè)檔案管理體制與模式主要有集中管理形式，分散管理形式，整體分開、部分集中管理，專門的檔案管理機構(gòu)代管多家企業(yè)檔案的管理模式。

1.2 國內(nèi)企業(yè)檔案管理狀況

長期以來，在國家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，我國自上而下的組建了規(guī)模龐大的企業(yè)檔案室館（室），各企業(yè)采用了管理層級基本相同的模式進行檔案管理工作。隨著經(jīng)濟體制和企業(yè)改革的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化，使這種檔案管理模式呈現(xiàn)出了多樣性。如企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案分級管理，指在企業(yè)內(nèi)對檔案實行分層級管理。檔案分散管理，指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進行管理。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理機構(gòu)設(shè)置待完善

目前，很多企業(yè)未成立獨立或者統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，各門類檔案由形成部門負責，如人事檔案由人力資源部負責、技術(shù)檔案由技術(shù)部門負責，財務(wù)檔案由財務(wù)部門負責。檔案管理職能分散，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案工作的開展無專業(yè)機構(gòu)實施監(jiān)督、檢查，造成閉門造車，漏洞百出也無人知曉。同時，無專業(yè)機構(gòu)管理檔案，各門類檔案管理部門對檔案工作的重視度降低，檔案整理、建檔未開展情況較多。

2.2 檔案價值開發(fā)層次需提升

當前模式下的檔案管理工作中檔案資源的收集、整理、編目工作占據(jù)了企業(yè)檔案工作的重心位置，而大多數(shù)檔案部門往往忽視了對檔案載體所承載的信息資源甚至是知識資源的開發(fā)和利用。即使企業(yè)中的部分檔案工作人員開展了檔案資源的開發(fā)工作，但是對于知識時代企業(yè)工作人員對知識資源的大容量需求而言只是杯水車薪。

2.3 檔案信息化程度應(yīng)加強

隨著電子文件的產(chǎn)生及應(yīng)用越來越廣，許多企業(yè)陸陸續(xù)續(xù)進行著不同程度的檔案信息化建設(shè)工作。有的企業(yè)停留在目錄信息化、利用流程信息化；少許企業(yè)使用了檔案管理軟件，有些軟件缺少與OAPDM互通數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口，單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入時，技術(shù)上難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)集合，造成操作人員重復(fù)勞動，檔案信息化收集整理困難重重；極少數(shù)企業(yè)雖已使用了網(wǎng)絡(luò)版軟件，但其開發(fā)利用不夠，不能滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展的要求。

3 解決問題的途徑

要提升企業(yè)檔案管理水平，必須實現(xiàn)檔案管理從實體管理、信息管理直至知識管理演進的過程，從組織體系、制度體系、利用體系、資源體系建設(shè)加強企業(yè)檔案管理工作，使檔案管理真正融入企業(yè)業(yè)務(wù)工作，服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局，是當今時代給企業(yè)檔案工作者提出的新要求。

3.1 建立健全檔案組織機構(gòu)，構(gòu)建權(quán)威的檔案管理體系

建立完善檔案管理組織體系，明確檔案管理工作主管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置檔案管理專業(yè)部門，配備專職檔案管理人員，建立由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)主管，檔案部門為核心，以各業(yè)務(wù)部門為基礎(chǔ)的檔案管理體系。檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案管理工作，完善檔案制度體系，規(guī)范檔案管理流程，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展檔案工作，實施監(jiān)督檢查考核。

3.2 提高檔案編研水平

根據(jù)企業(yè)的實際需要，對利用頻率高、參考價值大的檔案信息，進行分析、提煉形成針對性強、實用價值大的新的檔案信息“集合”，供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和科技生產(chǎn)人員利用。其次要改變利用者上門要求提供服務(wù)的方式，檔案部門可以主動、積極地深入各業(yè)務(wù)部門，與各類人員加強聯(lián)系、溝通，了解相關(guān)需求，進而通過搜集到的需求信息仔細篩選、評估、評定，在偏重實用的基礎(chǔ)上確定編研課題。選題過程中，檔案部門或許會提前預(yù)判到編研課題在某一部分內(nèi)容有技術(shù)阻力而不能單獨承擔，這時可以采取和本單位其他業(yè)務(wù)部門進行交叉合作的形式，以解決對相關(guān)專業(yè)把握不夠的狀況，又能解決編研成果與各方面需求的矛盾，提高編研材料的層次和水平。

3.3 規(guī)范化、標準化、制度化開展檔案信息化工作

檔案信息化是檔案發(fā)展的必須趨勢，要解決目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題，應(yīng)堅持“統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、穩(wěn)步實施”原則。應(yīng)加強標準規(guī)范建設(shè)，注重管理規(guī)范，包括數(shù)字化檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面，都必須達到規(guī)范化標準；注重業(yè)務(wù)規(guī)范，包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述，數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；注重技術(shù)規(guī)范，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式等的制定和完善。加強應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，要依靠上級檔案行政管理部門及有關(guān)科研院所得技術(shù)力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。加強系統(tǒng)集成建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統(tǒng)存在；否則，文件、檔案就難以被主動捕獲，難以被前端控制、全過程管理與集成管理。

3.4 優(yōu)化檔案人才隊伍

高水平的檔案管理隊伍是企業(yè)檔案管理工作得以發(fā)展的重要保障，在人才隊伍的建設(shè)中，應(yīng)當注意以人為本、尊重人才。首先應(yīng)建立檔案人才職稱申報、職業(yè)晉升機制，激發(fā)工作活力和對檔案職業(yè)的認同感。其次應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，制定系統(tǒng)、合理的培訓(xùn)體系，促使檔案人員能夠掌握最新、最先進的檔案管理技術(shù)，在突出管理基礎(chǔ)性同時，提高管理的有效性。然后，檔案管理部門應(yīng)協(xié)作企業(yè)人力資源部門提出專業(yè)人才需求規(guī)劃，把好檔案人員入口關(guān)，招收具備檔案學(xué)專業(yè)知識、信息管理知識、IT知識、外語能力的人才進入檔案隊伍。最后，定期組織兼職檔案人員培訓(xùn)班，由于兼職人員流動性大的特點，會影響檔案管理的連續(xù)性，而采取這種方式，能夠消除兼職人員的空白帶，從根本上建立一支高素質(zhì)、高技能的管理隊伍。

4 結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作可謂任重道遠，要真正做到檔案的有效管理，有效利用，企業(yè)各個部門必須共同協(xié)調(diào)，規(guī)范化、科學(xué)化開展各項檔案工作，正確對待和解決檔案發(fā)展中存在的問題，始終堅持檔案工作與業(yè)務(wù)工作相融合的原則，才能為企業(yè)的發(fā)展作出更大的貢獻，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案的價值。