淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作要點

劉鳳倩

（長治市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊，山西 長治 046000）

辦公室文書檔案的收集與歸檔是一項繁瑣易出錯的工作，隨著時間推移，檔案數(shù)量地增加，更容易導致工作失誤。在傳統(tǒng)的文書檔案收集與歸檔工作模式下，逐年增長的資料檔案會導致工作效率及效果的持續(xù)下降，同時也無法保證檔案資料的利用價值。因此，在信息時代中，辦公室文書檔案地收集歸檔工作需要做出優(yōu)化調(diào)整，必須結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等多種技術(shù)對工作模式進行創(chuàng)新，加大信息化建設(shè)力度，同時通過結(jié)合優(yōu)化工作標準等方式，有效改善傳統(tǒng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的多種問題。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔的工作要點

從辦公室文書檔案的收集歸檔開展流程來看，文書檔案主要源于機關(guān)單位、企事業(yè)單位等具有行政性質(zhì)的機構(gòu)單位中，文書檔案的主要類型為各機關(guān)單位在行政管理工作開展過程中產(chǎn)生的公文類檔案，具有一定的政治性特征。同時，這些文書檔案還包括機關(guān)建立、人事變動等重要機密檔案，又具備一定的機要性特點。因此，辦公室文書檔案地收集與歸檔工作要點之一在于做好保密性。

辦公室文書檔案主要包括機關(guān)事業(yè)單位等機構(gòu)的政策制度、情況反饋、公務信息、重要憑證等等具有一定價值的文件信息，對于后續(xù)很多工作的開展影響較大。因此，在對這些文書檔案進行收集歸檔的過程中，既需要做好對紙質(zhì)文件的收集整理與歸檔以及編目、立卷、備份等管理工作，還需要做好對紙質(zhì)文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，完成電子版的收集歸檔，以及編號、掃描、云存儲等多個環(huán)節(jié)[1]。因此，辦公室文書檔案的收集與歸檔工作需要保障程序流程的有序性以及整個環(huán)節(jié)的專業(yè)性。

辦公室文書檔案的收集歸檔一般為機關(guān)事業(yè)單位的工作文書檔案，這些文書檔案來自各個領(lǐng)域之中，是體現(xiàn)相關(guān)領(lǐng)域工作過程及成果的重要文件資料，具有較強的管理需求。因此辦公室文書檔案的收集與歸檔應具備較強的管理性。此外，辦公室文書檔案的收集與歸檔最終目的在于為后續(xù)行政管理等工作的開展提供具有參考價值的檔案資料，這也意味著辦公室文書檔案地收集與歸檔工作要注重服務性。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔中存在的問題

首先，收集與歸檔工作模式單一落后。在信息時代中，辦公室文書檔案相關(guān)工作的信息化建設(shè)已經(jīng)得到了一定程度地進行，但在實際的建設(shè)過程中，存在著建設(shè)力度不足、層次低、局限性較強等問題。并未實現(xiàn)全面的數(shù)字化建設(shè)，而是將計算機用作為一種記錄紙質(zhì)檔案信息的工具，并未發(fā)揮出處理、分析檔案信息的功能。這種落后單一的工作模式不僅無法提高管理效率，可能還會導致人力、物力等多方面資源地浪費。

其次，文書檔案地收集率有限。是否全面完整地收集到文書檔案資料，是影響辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展效果的重要因素。但從實際工作開展成果來看，實際工作中還存在著一定的檔案缺失、遺漏等問題。此外，在檔案的收集與歸檔中主要為檔案文件，但對很多重要批示文件并未做到及時、全面收集。這一問題在一定程度上加劇了文書檔案收集與歸檔工作開展的質(zhì)量問題[2]，導致文書檔案收集不全、利用價值得不到有效保障。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化措施

3.1 重視對相關(guān)工作的宣傳引導，提高重視度

加強對文書檔案收集與歸檔工作的宣傳引導，也是優(yōu)化辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展效果的重要方式，是提高相關(guān)管理人員意識、規(guī)范工作態(tài)度、優(yōu)化工作行為的重要途徑。在實際宣傳引導過程中，需要從如下幾點入手：首先，單位應做好對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的工作簡報、檔案收集整理等內(nèi)容的制作，在此基礎(chǔ)上開展有效的宣傳工作，提高管理人員的管理意識，同時為管理人員規(guī)范和優(yōu)化相關(guān)工作流程提供參考，起到意識激發(fā)、行為引導的作用；其次，為提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作的普及率，還應結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺進行宣傳，通過拓展宣傳渠道、豐富宣傳方式提高宣傳效果，進一步提高管理人員的重視度；最后，最重要的是需要加強對辦公室文書檔案的價值及其管理工作的重要性進行宣傳普及，讓管理人員明白做好文書檔案收集與歸檔工作之于后續(xù)相關(guān)工作開展的作用[3]，激發(fā)管理人員的工作積極性，樹立正確工作態(tài)度。

3.2 在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中強化信息化建設(shè)

在信息網(wǎng)絡(luò)時代，辦公室文書檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化應通過結(jié)合技術(shù)手段強化信息化建設(shè)力度與水平實現(xiàn)。因此在實際文書檔案收集與歸檔過程中應深化信息化建設(shè)，加強對數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等有利于提高收集與歸檔效率質(zhì)量提升的技術(shù)地運用，建立一個結(jié)構(gòu)完善、流程清晰有序的信息數(shù)據(jù)庫，提高對多樣化文書檔案類型的收集與歸檔。就目前而言，文書檔案的管理信息化建設(shè)應加強對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以及對音視頻文件等其他文件形式的文書檔案的收集歸檔。一是需要完成對現(xiàn)有檔案目錄信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將紙質(zhì)檔案的目錄信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫中適用的數(shù)字化目錄，從而提高信息化建設(shè)的有序性，為優(yōu)化辦公室文書檔案信息化建設(shè)水平創(chuàng)造良好條件；二是，應重視對文書檔案信息的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)化，在建立數(shù)字化目錄的基礎(chǔ)上運用掃描技術(shù)等先進技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像之后進行數(shù)字化儲存，并重新編制索引，以特定文本格式存儲于數(shù)據(jù)庫中，提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展的效率。

3.3 提高管理人員專業(yè)能力

在互聯(lián)網(wǎng)時代中，辦公室文書檔案管理工作也逐漸朝著數(shù)字化管理方向發(fā)展，文書檔案的收集與歸檔工作開展模式必然發(fā)生改變，對管理人員的工作能力要求也會更高。因此，需要對相關(guān)管理人員的業(yè)務能力進行培訓，針對新技術(shù)、新系統(tǒng)的運用要求對管理人員的操作能力加以訓練，確保管理人員不僅具有過硬的文書檔案收集歸檔與管理方面的專業(yè)知識與能力，還具備操作新型系統(tǒng)及技術(shù)的能力，這樣既能夠提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，又能夠有效提高文書檔案收集與歸檔等相關(guān)工作的開展效果。

4 結(jié)束語

在社會發(fā)展的新時期中，機關(guān)事業(yè)單位的行政管理工作得到了進一步開展，同時相關(guān)文書檔案的數(shù)量、種類、形式也越來越多，收集與歸檔的難度也越來越大。為充分發(fā)揮出文書檔案的作用，需要結(jié)合信息時代的多項技術(shù)對文書檔案的收集歸檔工作進行優(yōu)化，在加大對數(shù)據(jù)庫等先進技術(shù)運用程度的基礎(chǔ)上，加強宣傳教育，同時加大對管理人員專業(yè)性的培訓，以此促進辦公室文書檔案收集與歸檔效率地綜合提升，同時也為促進后續(xù)行政管理工作的優(yōu)化開展提供檔案支持。