淺析企業(yè)文件歸檔存在的問題

陶 嵐

（中原油田分公司檔案管理中心，河南 濮陽 457001）

1 現(xiàn)代企業(yè)文件歸檔工作中所存在的問題

1.1 就企業(yè)文件的內在質量來說

1）文件材料或內容不完整?，F(xiàn)代企業(yè)在市場經濟下所從事的全部活動，貫穿于從經營決策、產品開發(fā)、研制生產到銷售服務、取得反饋信息的全過程，其中每一項活動都是要依據(jù)一定的客觀規(guī)律，是有計劃、按步驟地進行。在企業(yè)開展各項活動過程中，由職能部門依據(jù)工作客觀規(guī)律的需要，遵循嚴格一定的科學程序和工作規(guī)律而自然形成了大量的企業(yè)文件。通過調查我們發(fā)現(xiàn)，由于現(xiàn)代企業(yè)文件檔案歸檔意識不強，許多企業(yè)應歸檔的文件資料存在材料缺失或是內容填寫不完整等問題。如基建工程資料里面缺少開工報告或是竣工報告，施工合同或是監(jiān)理合同等。還有部分科研方面文件在歸檔后發(fā)生技術狀態(tài)、基建改造、設備維修等變化，更改后沒有及時編制相應文件更改的程序，不及時歸檔，大大降低了企業(yè)文件歸檔的質量，為以后的資料查閱、備用帶來不利影響。

2）文件材料或內容不準確和不規(guī)范。企業(yè)文件的真實性直接影響到企業(yè)各項管理工作的順利進行和對企業(yè)自身權益的合法保護。為此，企業(yè)文件中的數(shù)據(jù)信息是否真實有效，也直接影響著文件歸檔的質量。通過調查分析，企業(yè)文件形成的渠道大致分為兩種，一種是除生產、技術活動在企業(yè)內部完成之外，其他的活動如原材料、設備選購等；另一種是企業(yè)內部完成的活動，如專利技術、產品動態(tài)等。大多數(shù)企業(yè)文件都會存在如計算公式、數(shù)據(jù)和專業(yè)術語以及計量單位等在填寫和使用上不準確以及不規(guī)范，尤其是科學技術檔案存在圖紙內容不準確等問題，像類似這樣類別的差錯有時在查考利用時的危害遠遠高于資料不齊全造成的影響。因此，我們對于企業(yè)文件材料中出現(xiàn)的不規(guī)范和不準確的問題要進行及時的糾正和支指出，其企業(yè)文件的準確性對企業(yè)生產建設而言尤為重要。

1.2 就企業(yè)文件的外在質量來說

企業(yè)文件的形成，就外在表現(xiàn)包括記錄的載體（如紙張、磁盤、光盤）是否安全可靠，記錄的方式（如書寫、磁盤記錄、光盤刻錄等）是否合格、耐久等。因此，文件的形成質量是對文件工作的基本要求。就企業(yè)文件外在質量而言仍存在以下幾點問題：

1）材料內容不規(guī)范。文字材料打印件上的字號、字體沒有統(tǒng)一的標準，而且部分施工記錄文件中的表述也不規(guī)范等。

2）簽署日期不規(guī)范。有些企業(yè)對簽署日期不夠重視，日期簽署樣式五花八門，有的文件年月日之間用斜線、有的使用橫線，還有在日期表述上是斜線和橫線并用，如“6/16—89年”，像這樣的情況經常發(fā)生。

3）字跡和圖樣不清晰，圖標也不夠簡潔美觀，簽字確認手續(xù)不完整，不用簽字筆進行簽字反而是用印章或打印來替代，而且日期標注不全。

4）沒有將原件和復印件分開存放，有的應該歸還原件卻用復印件替代。

2 針對企業(yè)文件歸檔工作中存在的問題，提出幾點建議

2.1 重視并加強平時文件收集工作

相較于其他工作而言，文件收集是一項非常艱巨的工作，而且需要工作人員投入巨大的精力，需要極大的細心和耐心。想要把這項工作做好僅僅依靠一兩次的收集是不可能完成的，我們應該將收集工作更多的放在平時的工作上，從點滴做起，這才是做好收集工作的基礎。第一，各部門的檔案工作人員應該將辦理完成的文件及時進行收集和歸檔；第二，要對辦理完成的文件進行檢查：是否有文件存在殘缺或是資料不全或是 其他等問題，如有這種情況，應及時向相關人員和相關部門進行追回或使其補辦；第三，嚴格執(zhí)行文件登記制度，無論是文件的借出還是收進都需要登記在冊。上面所提到的三項內容對于提高檔案歸檔工作質量是非常重要的。

2.2 全面提高檔案人員的綜合素質

文件材料歸檔工作質量的優(yōu)劣，主要取決于檔案工作人員的工作態(tài)度和責任心，為此，加強檔案工作人員的檔案意識、學習檔案管理技能尤為重要。檔案人員在努力學習專業(yè)知識，提高自身技術水平，不斷熟悉生產過程并提高自身業(yè)務能力的同時，還要不斷學習行政管理、企業(yè)管理、社會心理學和相關法律以及知識產權等方面的知識，以此來不斷提高自身看待問題、分析問題、解決問題以及遇事不驚隨時應變的能力。由于檔案人員的工作要經常與他人打交道，所以就必須要取得相關部門和技術人員的配合與支持，這是做好檔案歸檔工作的前提條件。同時這也就需要檔案人員要處理好與技術人員、以及生產部門和人員之間的關系。如果將這兩個關系處理好，那么檔案人員的歸檔工作就會非常順利，可以大大的提高工作效率，產生事半功倍的效果；反之，如果這兩個關系沒有處理好，那么歸檔工作的開展就會有非常大的難度，產生事倍功半的效果。因此，檔案人員在工作中必須要講究方式方法，要站在技術人員的角度思考問題，摸清對方的內心想法，與技術人員進行溝通使感情更加融洽，逐漸讓技術人員認識到歸檔工作的重要性，雙方達成共識，使得技術人員能夠對檔案工作從內心認可、理解和重視，從而配合檔案部門的工作，將檔案工作做的更好。

2.3 加強檔案工作過程的管理

在現(xiàn)代企業(yè)各項活動進行過程中，要編制和形成與活動密切相關的企業(yè)文件，現(xiàn)行的文件使企業(yè)活動地真實記錄，又是組織管理、傳遞信息的有力工具。為防止企業(yè)文件在歸檔過程中問題的出現(xiàn)，就要加強完善歸檔工作的制度和要求，在工作中要嚴格落實立卷歸檔制度，確保文件歸檔工作的質量。針對企業(yè)歸檔文件材料缺份、文件缺頁、資料不完整成套等問題，要及時糾正解決，必須要采取恰當?shù)姆绞剑訌娺^程管理。我們這里所說的“過程管理”是指企業(yè)的項目設計、具體的實施和項目的竣工與驗收中的每個環(huán)節(jié)、階段和整個過程，都應該有檔案工作人員參與其中。可以采取將文件材料的形成、積累納入有關部門及有關人員崗位職責中，并與業(yè)務人員切身利益掛鉤，以此來協(xié)助和指導生產和技術人員等做好企業(yè)文件的形成、積累和歸檔工作。為此，文件形成過程管理是當前許多單位關注和重視的一個問題，并且有部分單位已經做出了嘗試，取得了階段性的成功。

2.4 注重檔案人才的創(chuàng)新

隨著檔案現(xiàn)代化信息技術的不斷創(chuàng)新，辦公自動化的發(fā)展，使許多如計算機等現(xiàn)代化設備被普遍應用到檔案工作中。對此，習慣用手工操作的檔案管理人員在熟練掌握本職工作的同時，還需要了解和掌握計算機操作、網(wǎng)絡、多媒體等多項知識和技能。這也就要求企業(yè)要建立“以人為本”的有助于人才發(fā)展和創(chuàng)新的激勵機制，通過舉辦專題講座、調研分析、專項培訓、實地考察學習以及繼續(xù)教育等多種方式加強黨按現(xiàn)代化人才和新型人才的培養(yǎng)，并不斷提高他們的專業(yè)技能，以此來滿足企業(yè)對人才的需求。