探討二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的應(yīng)用

張春艷

（中交天津港灣工程設(shè)計院有限公司，天津 300461）

二維碼技術(shù)，逐漸以新興產(chǎn)業(yè)形式，高效完成了信息處理工作，比如存儲、調(diào)取等。此技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，具體表現(xiàn)為：編碼密度較高，可存儲信息量較大；編碼范圍適用性廣；容錯能力表現(xiàn)較為優(yōu)異，針對問題具備糾錯能力；編碼翻譯穩(wěn)定性強(qiáng)；制作成本經(jīng)濟(jì)，使用便利等。

1 在科技檔案管理體系融合二維碼技術(shù)的設(shè)想

1.1 制作前期準(zhǔn)備工作

以現(xiàn)階段信息技術(shù)、檔案應(yīng)用需求等條件，作為二維碼技術(shù)制作的基礎(chǔ)方向。在工程設(shè)計單位運(yùn)作檔案管理工作時，檔案管理項目包括：檔案編目、檔案檢索、檔案借閱三個程序。在二維碼技術(shù)制作前期，應(yīng)系統(tǒng)性開展科技檔案管理工作，以科技檔案文件的各類存儲需求，科學(xué)完成組卷工作，系統(tǒng)性完成卷內(nèi)目錄編制設(shè)計。以工程設(shè)計單位為例，在開展科技檔案管理工作時，應(yīng)遵循要求內(nèi)容，完成檔案整理工作，科學(xué)完成組卷程序，系統(tǒng)性編制序號；在此基礎(chǔ)上，借助掃描儀，將檔案信息以圖片形式，編入系統(tǒng)對應(yīng)位置。

在科技檔案信息編目期間，二維碼制作應(yīng)與特定檔案信息相互對應(yīng)，保障二維碼內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少檔案內(nèi)容與二維碼發(fā)生匹配性問題，作為提升二維碼應(yīng)用性能的關(guān)鍵。比如二維碼名稱為科技檔案技術(shù)研發(fā)類內(nèi)容，實際掃碼打開后，顯示的是工程基礎(chǔ)類內(nèi)容，此種現(xiàn)象為二維碼內(nèi)容不匹配問題。在此基礎(chǔ)上，二維碼在制作期間，應(yīng)包含檔案編碼、檔案所在位置等信息[1]。

1.2 二維碼設(shè)計與制作

在二維碼制作期間，應(yīng)具備一定技術(shù)基礎(chǔ)，以系統(tǒng)工程為運(yùn)行背景，完成軟件研發(fā)工作，以期為檔案管理融合二維碼提供技術(shù)環(huán)境。在技術(shù)成熟的基礎(chǔ)上，針對檔案人員開展二維碼制作程序的學(xué)習(xí)。檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)二維碼制作程序，以期形成軟件熟練操作技能，使自身編碼、解碼綜合能力有所增強(qiáng)。在現(xiàn)有技術(shù)力量背景下，檔案工作范圍內(nèi)，尚未有效完成二維碼推廣工作。二維碼制作的有效方法為：

1）檔案人員可從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，完成二維碼制作程序的獲取，依據(jù)軟件制作程序指導(dǎo)，輸入檔案各類信息，即可獲取相對應(yīng)的二維碼。

2）在二維碼制作網(wǎng)頁予以登錄，在線完成二維碼制作。在免費(fèi)二維碼制作程序中，開展在線制作程序，將必要信息填入對應(yīng)文本框中，點(diǎn)擊生成鍵，即可獲取輸入內(nèi)容對應(yīng)的二維碼。

1.3 科技檔案中添加二維碼技術(shù)的具體應(yīng)用

1）檔案編目?？萍紮n案指的是完成各類科學(xué)活動檔案資料的存儲，比如科學(xué)研究、生產(chǎn)工藝等，檔案資料類型包括：圖紙、圖表、文本材料等具有技術(shù)性的檔案資源。以A工程設(shè)計單位為例，其在水運(yùn)工程項目中，完成了BIM技術(shù)設(shè)計與應(yīng)用的技術(shù)性研究，相關(guān)工程勘測數(shù)據(jù)、技術(shù)應(yīng)用對比研究活動，形成的圖文、計算機(jī)資料、影像、工程圖紙等，作為科技檔案資料的主要內(nèi)容。在針對此類檔案開展存儲工作時，應(yīng)確定其檔案性質(zhì)，結(jié)合工程檔案管理系統(tǒng)，選擇科技檔案大類，子項目為水運(yùn)工程/BIM技術(shù)，逐一完成檔案資料編目。

在檔案編目期間，保障檔案資源擺放順序的科學(xué)性，比如在工程中設(shè)計BIM技術(shù)時，以技術(shù)為重點(diǎn)，在檔案資料開始位置，建設(shè)工程信息檔案名目，相應(yīng)完成工程資料的掃描。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)掃描順序應(yīng)與檔案實際存儲順序相一致，系統(tǒng)掃描形成的檔案數(shù)據(jù)，作為檔案資源編碼的參考依據(jù)，保障檔案編目正確性。將檔案編目結(jié)果，作為二維碼制作的必要條件。在二維碼應(yīng)用期間，能夠高效完成檔案編目結(jié)果的搜索，為二維碼使用人員提供檔案資源信息。

2）高效檢索?？萍紮n案所對應(yīng)的二維碼制作完成時，對其采取電子圖片分享、紙質(zhì)打印等形式，放置在對應(yīng)位置上。比如，將BIM技術(shù)設(shè)計的科技檔案資源，以二維碼形式插入BIM開發(fā)項目相關(guān)宣傳冊中，便于提升工程設(shè)計單位宣傳冊的內(nèi)容充實性，使讀者/合作單位，借助二維碼掃描，即可高效獲取BIM技術(shù)科學(xué)應(yīng)用成果，提升相關(guān)單位與人員，對工程設(shè)計單位科研能力的認(rèn)知。

與此同時，二維碼對應(yīng)著檔案所在位置，依據(jù)二維碼顯示的檔案信息，能夠高效完成檔案位置的精準(zhǔn)獲取，減少檔案系統(tǒng)調(diào)取的繁瑣性。為此，在使用二維碼時，應(yīng)結(jié)合單位檔案資源的實際使用需求，以此提升檔案資源使用的便捷性[2]。

3）借閱歸檔。在科技檔案體系中，借助二維碼完成檔案資源的借閱管理工作。在日常借閱工作中，完成檔案編目號、文件名、檔案歸檔位置、借閱人員等信息的填寫，生成二維碼。檔案管理人員將生成獲取的二維碼，張貼在檔案存儲的相應(yīng)位置，提升檔案借閱管理效能，以此減少借閱登記管理繁瑣性，提升科技檔案借閱便利性。

2 科技檔案管理體系添加二維碼技術(shù)的積極效應(yīng)

2.1 提升科技檔案使用效率

檔案使用，作為彰顯檔案管理工作價值的具體形式。然而，在實際生產(chǎn)程序中，人們通常忽視了檔案管理工作的重要性，認(rèn)為其不具備創(chuàng)造收益的能力，由此降低了檔案管理工作效能。借助二維碼信息傳遞能力，完成檔案服務(wù)適用范圍，為人們工作提供了諸多便利?？萍紮n案中，含有研究過程、科技相關(guān)系統(tǒng)性內(nèi)容，難以通過簡短語言完成描述，其檔案資源較多，在二維碼的技術(shù)支持下，便于其資源分享，減少了資源編排、檔案調(diào)取等程序的繁瑣性。

2.2 增強(qiáng)了企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)性

針對科技檔案，應(yīng)積極發(fā)揮其工作價值，加強(qiáng)現(xiàn)有服務(wù)體系的優(yōu)化，以生產(chǎn)經(jīng)營各項工作為核心，以信息化工程為代表。如若檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)能力較低，宣傳工作未有效落實，將會造成檔案資源存在收集困難問題，降低檔案資源應(yīng)用效率。借助二維碼技術(shù)，有效提升檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)性，主動性表現(xiàn)檔案信息服務(wù)，彰顯檔案資源管理工作的重要性。

2.3 提升了科技檔案管理人員的整編能力

如若二維碼在企業(yè)科技檔案管理體系中獲得正式投入使用，將會在信息操作程序上，提升檔案管理員的信息化應(yīng)用能力，使其具備二維碼技術(shù)制作能力。在檔案管理人員開展二維碼學(xué)習(xí)期間，將會學(xué)習(xí)信息技術(shù)操作的各項知識，能夠切實增強(qiáng)信息管理的有效性，加強(qiáng)信息系統(tǒng)運(yùn)行的便捷性，為企業(yè)日常生產(chǎn)減少時間成本，發(fā)揮檔案管理人員的工作價值。

3 結(jié)論

綜上所述，在科學(xué)檔案管理體系中，添加二維碼技術(shù)，能夠提升科技檔案管理效能，保障檔案人員工作有效性，高效運(yùn)行檔案系統(tǒng)，為企業(yè)檔案管理工作增添助力。二維碼技術(shù)在實際使用期間，能夠提升企業(yè)內(nèi)部科技檔案資源的共享效能，減少檔案資源上傳、下載等時間消耗問題，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息交流能力。