做好建設(shè)項目檔案管理工作的策略分析

黃靄霖

（廣州新中軸建設(shè)有限公司，廣東 廣州 510000）

建設(shè)項目檔案管理是工程管理重要組成部分，也是項目監(jiān)督與驗收的重要資料，是項目建設(shè)檢查、改造與維護的參照依據(jù)。從多數(shù)建設(shè)項目以及項目檢查活動長期發(fā)展中能得出，檔案管理中存有較多問題，此類問題對項目建設(shè)質(zhì)量具有較大負面影響，也會對項目質(zhì)量監(jiān)管活動開展難度增大。所以，當前要注重對項目檔案實施規(guī)范化管理，對提升項目建設(shè)管理水平具有重要意義。

1 建設(shè)項目檔案管理工作中存有的問題概述

從當前諸多建設(shè)項目施工建設(shè)現(xiàn)狀中能得出，有部分建設(shè)單位關(guān)注項目工程建設(shè)，卻未能認識到檔案管理重要性。未結(jié)合施工現(xiàn)狀同步開展檔案管理工作，未及時對各類施工文件資料集中整合，將會導致諸多文件內(nèi)容殘缺、文件質(zhì)量不合格、文件蓋章簽字不完整等，對檔案管理工作整體效率具有較大影響。依照相關(guān)部門規(guī)定要求，在城市內(nèi)部強化工程項目建設(shè)，要注重向檔案管理部門移交各類資料。但是在項目建設(shè)實踐中，有諸多項目未能及時依照規(guī)定要求提交檔案資料，將導致檔案管理部門管理難度增大，難以實現(xiàn)多項工作穩(wěn)定開展。此外，在建設(shè)項目檔案管理中，諸多部門之間權(quán)責劃分不明確，分工不合理，缺乏完善的組織協(xié)調(diào)機制。在項目財政撥款、項目審批、工程推進、質(zhì)量監(jiān)管、檔案管理等方面尚未擬定可行性較高的配合機制，將難以促使相關(guān)建設(shè)部門對檔案實施同步監(jiān)管控制。目前諸多區(qū)域?qū)ㄔO(shè)項目檔案驗收以及材料移交提出了明確規(guī)定，但是在各項規(guī)定執(zhí)行中缺存有較多問題。有部分建設(shè)部門未能依照規(guī)定要求及時移交以及匯總相應(yīng)資料，未配合管理部門開展各項工作，將導致檔案驗收效率難以提升，檔案管理質(zhì)量較低[1]。

2 強化建設(shè)項目檔案管理工作成效的必要性

建設(shè)項目檔案資料是項目竣工驗收以及施工質(zhì)量評價的重要條件，也是對項目展開全面審核與評定的重要依據(jù)。規(guī)范、完整的檔案資料能一定程度上展示出施工過程的科學性與嚴謹性，能集中反饋建設(shè)單位整體施工管理水平，是項目部門進行項目等級評定和質(zhì)量檢測的基礎(chǔ)。強化檔案規(guī)范化管理能力全面提升安全隱患排查與預(yù)警效率，能為項目建設(shè)質(zhì)量提升提供參考依據(jù)。在規(guī)范有序的建設(shè)工程檔案管理中，能促使相關(guān)建設(shè)部門與個人規(guī)范化依照行業(yè)標準與各項規(guī)范要求完成相應(yīng)工作，這樣才能保障項目施工建設(shè)與多項管理活動穩(wěn)定落實。全面提升檔案管理規(guī)范化水平，能有效強化項目竣工驗收效率，保障項目建設(shè)質(zhì)量驗收與檔案驗收活動同步高效化完成?，F(xiàn)階段各類基礎(chǔ)項目建設(shè)周期較長、施工工況復雜程度較高，加上施工環(huán)境相對多變，導致各類建設(shè)檔案形成時間偏長，這樣將導致檔案管理與檔案質(zhì)量控制難度增加。全面收集以及整理各類建設(shè)檔案，對后續(xù)檔案利用與查詢活動開展具有較大影響。當前要注重集中控制檔案管理中檔案資料與項目不符合、資料殘缺等問題，提高項目建設(shè)成效。這樣能為項目建設(shè)多項活動開展提供基本參照依據(jù)，對提高項目建設(shè)效益、改進項目施工方式具有重要意義[2]。

3 做好建設(shè)項目檔案管理工作的策略探究

3.1 健全規(guī)章制度，落實檔案管理責任制度

新時期做好建設(shè)項目檔案管理，相關(guān)管理人員要對項目建設(shè)質(zhì)量管理條例、檔案法等管理要求進行分析。對具體建設(shè)項目進行分析，健全優(yōu)化項目檔案管理制度，對項目建設(shè)中各類文件資料集中歸類總結(jié)。對各類施工文件內(nèi)容、文件涉及范圍、人員配置、技術(shù)標準等提出明確規(guī)定，將建設(shè)單位相關(guān)檔案管理人員全面錄入到項目管理體系中，擬定完善的考核以及審查機制。相關(guān)建設(shè)單位要注重對施工技術(shù)人員、施工人員以及檔案管理人員實施系統(tǒng)化業(yè)務(wù)培訓，全面提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，引導管理人員強化技術(shù)規(guī)范、行業(yè)標準以及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)學習，能全面強化責任意識以及安全管理意識。要將檔案管理作為重點項目，集中錄入到相關(guān)部門職責范圍中，判定項目建設(shè)主要承包人以及責任人。確保建設(shè)項目參建部門能全面依照規(guī)定合同要求、管理準則做好檔案資料收集、整理、審核、保存、歸檔等，全面提升各個工作環(huán)節(jié)有序性。再補充相應(yīng)的責任追究制度、問責制度等，對項目各個建設(shè)環(huán)節(jié)集中監(jiān)管[3]。

3.2 提升檔案可用價值，統(tǒng)籌檔案管理與工程建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

當前要注重對建設(shè)項目各類檔案資料價值深入挖掘，做好檔案資源集中開發(fā)與利用，能全面突出檔案資料利用中的價值與效益，能為建設(shè)單位檔案規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障，實現(xiàn)建設(shè)檔案規(guī)范化管理。項目建設(shè)部門要從思想意識層面上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理認識，集中調(diào)動建設(shè)部門參與檔案管理的積極性，提高檔案資料整體利用效率。要注重積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，能深入挖掘檔案利用價值。集中轉(zhuǎn)變檔案價值取向，從關(guān)注文書檔案管理轉(zhuǎn)向工程技術(shù)檔案管理。有效轉(zhuǎn)變個人價值取向，提高檔案管理人員綜合效益意識、 服務(wù)意識，促使檔案管理人員能深入到項目建設(shè)一線，能規(guī)范化運用科學化管理方式對工程項目檔案集中保存。多數(shù)建設(shè)工程施工建設(shè)周期較長且施工操作復雜程度較高，要求諸多建設(shè)部門做好各項資料信息集中統(tǒng)籌與管理，實現(xiàn)項目建設(shè)與檔案管理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展。在項目建設(shè)立項開始便集中整合項目檔案資料，設(shè)定專業(yè)化管理人員對檔案資料進行管理。相關(guān)質(zhì)量監(jiān)管部門在建設(shè)項目多項工作檢查中，要注重做好文檔歸檔與整理[4]。

3.3 提高檔案接收工作整體效率與質(zhì)量

建設(shè)工程檔案管理人員要注重深入到項目建設(shè)一線，全面提升項目監(jiān)管以及巡查力度。基于流動跟蹤業(yè)務(wù)指導參與到項目各環(huán)節(jié)建設(shè)管理中，集中收集各項建設(shè)資料。項目工程檔案管理人員要對項目建設(shè)竣工圖紙、驗收材料、工程技術(shù)材料進行有效管理，對各類材料質(zhì)量以及整理效率集中控制[5]。做好項目隱蔽工程與關(guān)鍵位置施工監(jiān)督，對徇私舞弊、弄虛作假情況集中控制，嚴格依照規(guī)定手續(xù)要求展開審批。在施工自檢、政府監(jiān)督、社會監(jiān)理中對各個環(huán)節(jié)集中監(jiān)管，相關(guān)建設(shè)部門要注重對項目建設(shè)基本需求集中整合，對原有的檔案管理模式集中調(diào)控，將項目建設(shè)與檔案管理有效結(jié)合，促使檔案管理能朝著科學化、法制化、規(guī)范化方向發(fā)展，推動新時期工程項目建設(shè)發(fā)展[6]。

4 結(jié)語

綜合上述，建設(shè)工程檔案管理和工程整體建設(shè)質(zhì)量、綜合效益之間聯(lián)系緊密，是全面反映項目建設(shè)質(zhì)量、建設(shè)管理成效的有效資料文件。工程檔案管理中要注重發(fā)揮出各類檔案資料應(yīng)用價值，對項目建設(shè)與管理部分工作集中協(xié)調(diào)，全面促進檔案管理制度化建設(shè)。促使項目檔案管理質(zhì)量與管理效率全面提升，能創(chuàng)造更高的社會發(fā)展效益。