做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的策略分析

黃靄霖

（廣州新中軸建設(shè)有限公司，廣東 廣州 510000）

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是工程管理重要組成部分，也是項(xiàng)目監(jiān)督與驗(yàn)收的重要資料，是項(xiàng)目建設(shè)檢查、改造與維護(hù)的參照依據(jù)。從多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目以及項(xiàng)目檢查活動(dòng)長(zhǎng)期發(fā)展中能得出，檔案管理中存有較多問題，此類問題對(duì)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量具有較大負(fù)面影響，也會(huì)對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)管活動(dòng)開展難度增大。所以，當(dāng)前要注重對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)施規(guī)范化管理，對(duì)提升項(xiàng)目建設(shè)管理水平具有重要意義。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存有的問題概述

從當(dāng)前諸多建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)現(xiàn)狀中能得出，有部分建設(shè)單位關(guān)注項(xiàng)目工程建設(shè)，卻未能認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性。未結(jié)合施工現(xiàn)狀同步開展檔案管理工作，未及時(shí)對(duì)各類施工文件資料集中整合，將會(huì)導(dǎo)致諸多文件內(nèi)容殘缺、文件質(zhì)量不合格、文件蓋章簽字不完整等，對(duì)檔案管理工作整體效率具有較大影響。依照相關(guān)部門規(guī)定要求，在城市內(nèi)部強(qiáng)化工程項(xiàng)目建設(shè)，要注重向檔案管理部門移交各類資料。但是在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐中，有諸多項(xiàng)目未能及時(shí)依照規(guī)定要求提交檔案資料，將導(dǎo)致檔案管理部門管理難度增大，難以實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)工作穩(wěn)定開展。此外，在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，諸多部門之間權(quán)責(zé)劃分不明確，分工不合理，缺乏完善的組織協(xié)調(diào)機(jī)制。在項(xiàng)目財(cái)政撥款、項(xiàng)目審批、工程推進(jìn)、質(zhì)量監(jiān)管、檔案管理等方面尚未擬定可行性較高的配合機(jī)制，將難以促使相關(guān)建設(shè)部門對(duì)檔案實(shí)施同步監(jiān)管控制。目前諸多區(qū)域?qū)ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以及材料移交提出了明確規(guī)定，但是在各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行中缺存有較多問題。有部分建設(shè)部門未能依照規(guī)定要求及時(shí)移交以及匯總相應(yīng)資料，未配合管理部門開展各項(xiàng)工作，將導(dǎo)致檔案驗(yàn)收效率難以提升，檔案管理質(zhì)量較低[1]。

2 強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作成效的必要性

建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及施工質(zhì)量評(píng)價(jià)的重要條件，也是對(duì)項(xiàng)目展開全面審核與評(píng)定的重要依據(jù)。規(guī)范、完整的檔案資料能一定程度上展示出施工過程的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，能集中反饋建設(shè)單位整體施工管理水平，是項(xiàng)目部門進(jìn)行項(xiàng)目等級(jí)評(píng)定和質(zhì)量檢測(cè)的基礎(chǔ)。強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理能力全面提升安全隱患排查與預(yù)警效率，能為項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量提升提供參考依據(jù)。在規(guī)范有序的建設(shè)工程檔案管理中，能促使相關(guān)建設(shè)部門與個(gè)人規(guī)范化依照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與各項(xiàng)規(guī)范要求完成相應(yīng)工作，這樣才能保障項(xiàng)目施工建設(shè)與多項(xiàng)管理活動(dòng)穩(wěn)定落實(shí)。全面提升檔案管理規(guī)范化水平，能有效強(qiáng)化項(xiàng)目竣工驗(yàn)收效率，保障項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收活動(dòng)同步高效化完成?，F(xiàn)階段各類基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)、施工工況復(fù)雜程度較高，加上施工環(huán)境相對(duì)多變，導(dǎo)致各類建設(shè)檔案形成時(shí)間偏長(zhǎng)，這樣將導(dǎo)致檔案管理與檔案質(zhì)量控制難度增加。全面收集以及整理各類建設(shè)檔案，對(duì)后續(xù)檔案利用與查詢活動(dòng)開展具有較大影響。當(dāng)前要注重集中控制檔案管理中檔案資料與項(xiàng)目不符合、資料殘缺等問題，提高項(xiàng)目建設(shè)成效。這樣能為項(xiàng)目建設(shè)多項(xiàng)活動(dòng)開展提供基本參照依據(jù)，對(duì)提高項(xiàng)目建設(shè)效益、改進(jìn)項(xiàng)目施工方式具有重要意義[2]。

3 做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的策略探究

3.1 健全規(guī)章制度，落實(shí)檔案管理責(zé)任制度

新時(shí)期做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，相關(guān)管理人員要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量管理?xiàng)l例、檔案法等管理要求進(jìn)行分析。對(duì)具體建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分析，健全優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理制度，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中各類文件資料集中歸類總結(jié)。對(duì)各類施工文件內(nèi)容、文件涉及范圍、人員配置、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等提出明確規(guī)定，將建設(shè)單位相關(guān)檔案管理人員全面錄入到項(xiàng)目管理體系中，擬定完善的考核以及審查機(jī)制。相關(guān)建設(shè)單位要注重對(duì)施工技術(shù)人員、施工人員以及檔案管理人員實(shí)施系統(tǒng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，引導(dǎo)管理人員強(qiáng)化技術(shù)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，能全面強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)以及安全管理意識(shí)。要將檔案管理作為重點(diǎn)項(xiàng)目，集中錄入到相關(guān)部門職責(zé)范圍中，判定項(xiàng)目建設(shè)主要承包人以及責(zé)任人。確保建設(shè)項(xiàng)目參建部門能全面依照規(guī)定合同要求、管理準(zhǔn)則做好檔案資料收集、整理、審核、保存、歸檔等，全面提升各個(gè)工作環(huán)節(jié)有序性。再補(bǔ)充相應(yīng)的責(zé)任追究制度、問責(zé)制度等，對(duì)項(xiàng)目各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)集中監(jiān)管[3]。

3.2 提升檔案可用價(jià)值，統(tǒng)籌檔案管理與工程建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

當(dāng)前要注重對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各類檔案資料價(jià)值深入挖掘，做好檔案資源集中開發(fā)與利用，能全面突出檔案資料利用中的價(jià)值與效益，能為建設(shè)單位檔案規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障，實(shí)現(xiàn)建設(shè)檔案規(guī)范化管理。項(xiàng)目建設(shè)部門要從思想意識(shí)層面上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理認(rèn)識(shí)，集中調(diào)動(dòng)建設(shè)部門參與檔案管理的積極性，提高檔案資料整體利用效率。要注重積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，能深入挖掘檔案利用價(jià)值。集中轉(zhuǎn)變檔案價(jià)值取向，從關(guān)注文書檔案管理轉(zhuǎn)向工程技術(shù)檔案管理。有效轉(zhuǎn)變個(gè)人價(jià)值取向，提高檔案管理人員綜合效益意識(shí)、 服務(wù)意識(shí)，促使檔案管理人員能深入到項(xiàng)目建設(shè)一線，能規(guī)范化運(yùn)用科學(xué)化管理方式對(duì)工程項(xiàng)目檔案集中保存。多數(shù)建設(shè)工程施工建設(shè)周期較長(zhǎng)且施工操作復(fù)雜程度較高，要求諸多建設(shè)部門做好各項(xiàng)資料信息集中統(tǒng)籌與管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展。在項(xiàng)目建設(shè)立項(xiàng)開始便集中整合項(xiàng)目檔案資料，設(shè)定專業(yè)化管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。相關(guān)質(zhì)量監(jiān)管部門在建設(shè)項(xiàng)目多項(xiàng)工作檢查中，要注重做好文檔歸檔與整理[4]。

3.3 提高檔案接收工作整體效率與質(zhì)量

建設(shè)工程檔案管理人員要注重深入到項(xiàng)目建設(shè)一線，全面提升項(xiàng)目監(jiān)管以及巡查力度?；诹鲃?dòng)跟蹤業(yè)務(wù)指導(dǎo)參與到項(xiàng)目各環(huán)節(jié)建設(shè)管理中，集中收集各項(xiàng)建設(shè)資料。項(xiàng)目工程檔案管理人員要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)竣工圖紙、驗(yàn)收材料、工程技術(shù)材料進(jìn)行有效管理，對(duì)各類材料質(zhì)量以及整理效率集中控制[5]。做好項(xiàng)目隱蔽工程與關(guān)鍵位置施工監(jiān)督，對(duì)徇私舞弊、弄虛作假情況集中控制，嚴(yán)格依照規(guī)定手續(xù)要求展開審批。在施工自檢、政府監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)理中對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)集中監(jiān)管，相關(guān)建設(shè)部門要注重對(duì)項(xiàng)目建設(shè)基本需求集中整合，對(duì)原有的檔案管理模式集中調(diào)控，將項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理有效結(jié)合，促使檔案管理能朝著科學(xué)化、法制化、規(guī)范化方向發(fā)展，推動(dòng)新時(shí)期工程項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合上述，建設(shè)工程檔案管理和工程整體建設(shè)質(zhì)量、綜合效益之間聯(lián)系緊密，是全面反映項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量、建設(shè)管理成效的有效資料文件。工程檔案管理中要注重發(fā)揮出各類檔案資料應(yīng)用價(jià)值，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)與管理部分工作集中協(xié)調(diào)，全面促進(jìn)檔案管理制度化建設(shè)。促使項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量與管理效率全面提升，能創(chuàng)造更高的社會(huì)發(fā)展效益。