醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及措施

劉俊磊

（大同市第五人民醫(yī)院，山西 大同 037009）

在醫(yī)院管理體系中，人事檔案管理是重點與難點，其既可以反映相關人員的整體能力與工作素養(yǎng)，而且還可以為醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置和人才選拔任用提供參考和借鑒。在醫(yī)院人事制度改革和醫(yī)療體制改革的背景下，通過開展人事檔案管理工作，能夠推動醫(yī)院管理事業(yè)的健康發(fā)展。下面將會對醫(yī)院人事檔案管理中常見的問題進行分析，并提出針對性、系統(tǒng)性的解決措施，以期更好的提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

1 醫(yī)院人事檔案管理常見問題

1）管理意識亟待提升。醫(yī)院屬于經(jīng)濟社會發(fā)展中比較特殊的一個單位，其每天都需要接待大量的病患，而且救死扶傷是其主要的日常工作。而在醫(yī)院人事檔案管理過程中，缺乏對檔案管理的重視，從而導致各項檔案信息無法得到有效利用，在一定程度上阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

2）管理方法單一落后。通常情況下，以往的人事檔案管理工作主要是以單一的人力處理為基礎，致使其管理水平比較低下，并且在日常管理過程中出現(xiàn)了信息質量與標準不匹配的問題。實際上，單一落后的人力資源管理方法無法更好的滿足現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展趨勢，為了改變此類現(xiàn)象就需要加大現(xiàn)代化信息管理投入力度，在確保信息安全的同時，改革和創(chuàng)新檔案管理方式，從而確保檔案管理工作的順利進行。

3）管理制度不夠完善。在制度建設方面部分醫(yī)院缺乏應有的重視程度，只是片面的將人事檔案管理看作是保管任務，從而導致人事檔案管理工作缺乏專業(yè)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化，長時間下去將會影響醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

4）信息化程度不高?；谛畔⒒瘯r代背景下，人事檔案管理缺乏對信息化技術的應用，大部分醫(yī)院還在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式，這樣不僅無法滿足時代發(fā)展需求，而且還會導致檔案管理工作無法取得應有的效果。

5）管理人員素質水平有待提升。通常情況下，人事檔案管理工作是一項繁瑣性較強、復雜程度較高的工作，需要管理人員具備一定的信心、耐心，并注重對專業(yè)知識和技能的學習，以便更好的勝任人事檔案管理工作。同時，醫(yī)院為了節(jié)省成本，缺乏對人事檔案管理人員的培訓和教育，大部分都是人員兼任的方式來從事人事檔案管理工作，在一定程度上降低了人事檔案管理工作效率。

2 提高醫(yī)院人事檔案管理的措施

1）培養(yǎng)人事檔案管理意識。為了確保醫(yī)院人事檔案管理工作的順利進行，則需要注重對檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)，主要從以下幾個方面進行：（1）作為醫(yī)院人事檔案管理部門要摒棄以往落后的管理思想，不斷培養(yǎng)和增強相關人員的管理意識，以確保檔案管理工作的有效落實。同時，醫(yī)院管理者還需要加大對人事檔案管理工作的投入力度，以此來確保人事檔案管理工作有條不紊的進行，進而提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率。（2）醫(yī)院領導還需要加強對人事檔案管理工作的重視力度，注重強化規(guī)范管理，以便更好的了解和掌握人事檔案管理中可能遇到的問題，并從資金、設備、設施、人力等方面給予足夠支持，以此來確保檔案管理工作的順利進行；（3）人事檔案管理與醫(yī)院工作人員間存在著緊密的聯(lián)系，此時就需要醫(yī)院人事檔案管理人員做好日常的宣傳和培訓工作，這樣不僅可以培養(yǎng)人事檔案管理意識，而且還可以使他們更好的配合人事檔案管理工作，并且在做好醫(yī)療服務的同時，充分發(fā)揮主人翁的角色，推動醫(yī)院各項事業(yè)的改革和創(chuàng)新，從而有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率。

2）創(chuàng)新人事檔案管理方法。以往的人事檔案管理方法雖然也可以確保管理工作的順利進行，但是無法達到預期的管理效果，主要是由于檔案管理方法落后，并未注重對先進科技手段的應用，不符合現(xiàn)有檔案信息化建設需求，從而導致人事檔案管理效果不理想。通常情況下，人事檔案管理具有比很強的綜合性和復雜性，無形之中增加了人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，主要是由于其涉及的內容比較多，需要投入大量的資金、技術和人力，此時就需要醫(yī)院管理者注重對人事檔案管理方法的改革和創(chuàng)新，并給予更多的政策支持，加大對資金、技術和人力的投入力度，這樣不僅可以確保人事檔案管理工作的有效性，而且還可以更好的服務于醫(yī)院的未來發(fā)展。同時，醫(yī)院還可以用自動化操作來替代過去的手工操作，并將以往的封閉和半封閉管理方法轉變?yōu)橹悄芑芾?，從而使醫(yī)院人事檔案管理工作效率得到有效提升。

3）完善人事檔案管理制度。無論是從國家層面，還是從醫(yī)院層面進行分析，人事檔案管理工作都需要注重對現(xiàn)有檔案管理制度的補充和完善，以此來確保管理人員更好的從事人事檔案管理工作，提高檔案管理效率。完善人事檔案管理制度主要從以下幾個方面進行：（1）醫(yī)院相關部門要明確人事檔案管理工作的基本原則和流程，明確相關管理人員的基本職責和應該承擔的責任，構建完善的責任到人制度，以此來激發(fā)他們的工作人員和積極性；（2）細化和完善人事檔案借閱與查閱制度，尤其是對醫(yī)院的機密檔案，要制定一套完善的申請、登記、審核等流程，這樣不僅可以避免檔案有借無還和信息泄露等不良問題的發(fā)生，而且還可以提高檔案管理效率；（3）要結合醫(yī)院檔案管理的基本要求，并通過對國家相關法律法規(guī)的借鑒來制定一套系統(tǒng)、完善的人事檔案管理規(guī)章制度，以此來有效彌補現(xiàn)有人事檔案管理制度的缺陷和不足。實際上，為了更好地推動醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，還需要對基礎設施及配套服務給予相應的改進與完善，以期更好的服務于醫(yī)院人事檔案管理工作。

4）注重信息化管理。基于信息化時代背景下，人事檔案管理人員要注重對計算機技術的應用，并給予足夠的人力、物力和財力支持，以確保在短時間內完成材料的收集、更新、查閱、存儲、轉檔等，從而有效提高人事檔案管理效率。通常情況下，人事檔案信息化管理還能夠為領導層任命及職員晉升提供可以參考的資料，以便更好地了解和掌握職工的業(yè)務能力、德行表現(xiàn)等信息。同時，信息化管理還可以實現(xiàn)內部數(shù)據(jù)共享，各部門可以隨時抽調數(shù)據(jù)，不再受時間和地點的限制，從而使各部門的工作效率得到有效提升。

5）提高檔案管理人員綜合素質水平。隨著醫(yī)療體制的改革和就醫(yī)人數(shù)的增加，對現(xiàn)有人事檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，而高質量、高技術的人才必不可少，以確保人事檔案管理工作的順利進行。此時，作為醫(yī)院要重視人事檔案管理人員的培訓和教育，加強他們對專業(yè)知識和技能的了解，使他們更好的勝任于人事檔案管理工作。同時，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工還可以委派他們去其他醫(yī)院進行進修，以不斷提高他們的綜合素質水平，更好的激發(fā)他們的工作熱情和積極性，確保人事檔案管理工作的順利開展。

3 結束語

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院管理體系中不可或缺的組成部分，其將會直接決定醫(yī)院管理水平的高低。此時就需要對現(xiàn)有人事檔案管理工作中存在的問題進行全面、系統(tǒng)的分析，并通過培養(yǎng)人事檔案管理意識、創(chuàng)新人事檔案管理方法、完善人事檔案管理制度、注重信息化管理、提高檔案管理人員綜合素質水平等措施來確保醫(yī)院人事檔案管理工作的順利進行，有效提高醫(yī)院人事檔案管理效率，推動醫(yī)院的健康、可持續(xù)發(fā)展。