談普通高中檔案管理工作的新視角

李 琳

（淄博第十八中學(xué)，山東 淄博 255000）

客觀上檔案是記載了三年來(lái)的高中生成長(zhǎng)和發(fā)展記錄，包括學(xué)生個(gè)人的基本情況、學(xué)生的學(xué)業(yè)水平、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和思想道德素質(zhì)，教師的評(píng)價(jià)及其他相關(guān)材料，反映了三年的學(xué)習(xí)和生活。此外，學(xué)生檔案的管理狀況在一定程度上反映了學(xué)校工作的管理水平。學(xué)生檔案的質(zhì)量和高水平的檔案服務(wù)，使學(xué)校能夠參與各種評(píng)價(jià)并促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。可以說(shuō)，學(xué)生檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的發(fā)展都是非常重要的。在新的環(huán)境下，學(xué)生檔案面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 重要性

檔案文件是真實(shí)反映了高中學(xué)校教學(xué)和管理工作，涉及許多方面，包括黨務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)、政務(wù)等等。檔案管理在普通高中，服務(wù)工作是分析和分配資源，為教師的教學(xué)提供參考，為學(xué)校的管理和教育總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高學(xué)校的教育發(fā)展水平。檔案管理是高中學(xué)校整體管理的核心，不僅關(guān)系到學(xué)校管理的效率，而且關(guān)系到教育的質(zhì)量。因此，相關(guān)人員必須高度重視檔案管理，采取有效的管理策略，充分發(fā)揮檔案存在的有效性，為普通學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展開(kāi)辟道路。以下主要內(nèi)容是高中檔案的一般管理以及如何實(shí)施有效的管理方法。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 仍采用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)

現(xiàn)在，仍然有很多學(xué)校立足于以往保守的觀點(diǎn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)較慢，盡管許多高中的信息文本也有所提高，但它是浮于表面的，大數(shù)據(jù)檔案的深度并沒(méi)有使信息技術(shù)的使用更加合理，對(duì)高中學(xué)校數(shù)字檔案的處理和歸納分析還沒(méi)有達(dá)到良好的應(yīng)用。

2.2 檔案管理工作人員的信息化管理技能不到位

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高中檔案管理面臨著許多問(wèn)題，如缺乏專業(yè)管理人員，學(xué)?，F(xiàn)有員工信息管理技能不足等等。目前，一些高中對(duì)檔案管理的重視程度較低，對(duì)檔案管理的評(píng)價(jià)也不高，許多在學(xué)校檔案領(lǐng)域工作的教師通常是負(fù)責(zé)學(xué)校信息的兼職教師。缺乏科學(xué)的職業(yè)管理人，對(duì)分類和存檔文件中使用信息技術(shù)不熟悉，因此，在高速發(fā)展的檔案管理新時(shí)代，無(wú)法滿足新的數(shù)據(jù)需求。

2.3 檔案管理工作體系制度未完善

高中檔案管理系統(tǒng)的缺陷主要表現(xiàn)在以下方面:現(xiàn)代檔案信息管理經(jīng)費(fèi)不足，基礎(chǔ)設(shè)施不足。由于資金限制管理檔案中的一部分檔案的辦公條件相對(duì)惡劣，這嚴(yán)重阻礙了發(fā)展。檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)不足。許多現(xiàn)有的高中能夠利用現(xiàn)有的信息技術(shù)來(lái)保存和檢索檔案數(shù)據(jù)，但沒(méi)有建立相關(guān)的信息庫(kù)來(lái)充分利用檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。缺乏系統(tǒng)的人事檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致員工在學(xué)校檔案管理和信息管理方面的專業(yè)能力薄弱。

3 如何才能應(yīng)用信息技術(shù)提升高中檔案管理質(zhì)量

3.1 必須要認(rèn)真做好基礎(chǔ)性工作

為了使信息技術(shù)在高中檔案管理中的應(yīng)用取得良好的效果，管理者必須做好高中檔案管理的基礎(chǔ)工作。只有在日常工作中，基礎(chǔ)工作才能順利完成，所有數(shù)據(jù)在正常情況下都能得到妥善記錄，檔案才能不斷完善，檔案才能真正發(fā)揮作用。管理人員必須改變過(guò)去的思維方式，以適應(yīng)檔案的現(xiàn)狀。這是提高檔案工作質(zhì)量的唯一途徑。

3.2 運(yùn)用先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)

不斷提高高中檔案工作的質(zhì)量，都需要管理者積極使用先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)在日常管理中，會(huì)根據(jù)當(dāng)前趨勢(shì)信息，并且改變現(xiàn)狀，曾經(jīng)靠人工管理的文件記錄，通過(guò)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行記錄管理。這不僅可以大大提高檔案工作的質(zhì)量，而且有助于更好地利用檔案，這對(duì)廣大教師和學(xué)生更好地利用檔案是很重要的。為了完成這項(xiàng)任務(wù)，檔案工作者必須仔細(xì)研究如何使用檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行檔案管理。通過(guò)這種方式，可以不斷提高高中檔案工作的質(zhì)量。

3.3 積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才

在高中傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分檔案管理是由教師兼職完成的。這不可避免地導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量低下。教師對(duì)檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)的了解。因此，在信息技術(shù)的應(yīng)用與管理檔案，務(wù)必積極加強(qiáng)專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，確保檔案專業(yè)技能穩(wěn)步改善。只有這樣，過(guò)去對(duì)檔案工作的看法才能改變。我們必須非常重視檔案的管理。只有這樣，才能不斷提高檔案管理的質(zhì)量。只有這樣，檔案管理的質(zhì)量才能不斷提高。把這些非常專業(yè)的任務(wù)交給兼職教師是不現(xiàn)實(shí)的。因此，學(xué)校必須高度重視檔案管理，積極聘請(qǐng)檔案管理專家，加強(qiáng)培訓(xùn)工作。只有妥善管理檔案，才能提高檔案管理的質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

提高知識(shí)修養(yǎng)，管理員的專業(yè)知識(shí)應(yīng)該是非?，F(xiàn)代化的，可以有意地豐富和擴(kuò)大知識(shí)范圍，及時(shí)地獲得新技能和新技術(shù)，擴(kuò)大視野，提高信息應(yīng)用的能力。改進(jìn)檔案管理員的培訓(xùn)，檔案管理員必須加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代技術(shù)和方法，以便掌握現(xiàn)代信息工具，并為更有效地開(kāi)發(fā)檔案資料奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，需要有收集和處理信息的能力，以便為文件應(yīng)用提供良好的服務(wù)。改善職業(yè)培訓(xùn)，普通高中教育的檔案管理員主要負(fù)責(zé)記錄的收集和編輯，他們必須具有高度的專業(yè)能力和責(zé)任感。提高檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)和復(fù)雜的工作，不應(yīng)忽視這項(xiàng)工作。為了確保檔案符合具體的檔案規(guī)格，包括詳細(xì)記錄寶貴的文本信息。為了確保有效管理檔案，檔案管理員必須熱愛(ài)他們的工作，并對(duì)他們負(fù)責(zé)。

4 小結(jié)

高中學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)、牽涉面較廣、不穩(wěn)定因素較多的基礎(chǔ)性工作，隨著檔案管理的重心逐漸從單一的管理模式和過(guò)去的固定模式向現(xiàn)代管理模式變革，新形勢(shì)、新條件下的數(shù)字檔案文件管理越來(lái)越多，學(xué)校得以精簡(jiǎn)文件管理工作內(nèi)容，提高效率，節(jié)約生產(chǎn)成本。與此同時(shí)，檔案管理方面的新思想在高中學(xué)校紛紛涌現(xiàn)，并實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。